Pago delegado: Qué es y cómo funciona en España

¿Qué es el pago delegado?

El pago delegado es un sistema mediante el cual una empresa adelanta al trabajador el subsidio por incapacidad temporal (IT) que, en realidad, corresponde pagar a la Seguridad Social. Es decir, la empresa actúa como intermediaria entre el trabajador y la Seguridad Social, abonando la cuantía del subsidio en la nómina del empleado.

Este mecanismo es común cuando un trabajador está de baja médica por enfermedad común o accidente no laboral.

👉 Luego, la empresa recupera ese dinero a través de la cotización mensual a la Seguridad Social, descontándolo de los seguros sociales.

¿Quién lo gestiona?

• En España, lo regula el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o la mutua colaboradora.

• Es obligatorio para empresas con más de 10 trabajadores o que hayan optado por su aplicación.

¿Cómo funciona el pago delegado?

El proceso del pago delegado sigue una lógica sencilla, pero con fechas y obligaciones que deben respetarse.

1. El trabajador se da de baja

Ya sea por enfermedad común, accidente no laboral, etc. La baja debe estar justificada por un parte médico oficial.

2. La empresa paga en la nómina

A partir del día 4 de la baja laboral, la empresa incluye en la nómina del trabajador la parte correspondiente al subsidio de incapacidad temporal.

• Días 1 al 3: normalmente no se paga (salvo convenios).

• Día 4 al 15: paga la empresa.

• Día 16 en adelante: paga la Seguridad Social, pero a través de la empresa (pago delegado).

• Si la IT supera los 365 días y pasa a prórroga, se gestiona directamente con el INSS → pago directo.

3. La empresa recupera el dinero

Compensa esas cantidades en los Seguros Sociales (Sistema RED).

⚠️ Importante en 2025:

• Con la jornada laboral reducida a 37,5 horas semanales, los cálculos del subsidio deben ajustarse al nuevo modelo.

• La Ley Orgánica 1/2025 establece sanciones más duras para empresas que no abonen correctamente este pago.

Diferencias entre pago delegado y pago directo

Consejo para empresas:

• Asegúrate de tener un sistema de control de bajas bien documentado.

• Consulta si tu empresa está obligada o puede acogerse a este modelo.

Marco legal del pago delegado

El pago delegado está regulado por diversas normas dentro del sistema de la Seguridad Social española. Aunque su funcionamiento no ha cambiado radicalmente, en 2025 se han introducido matices importantes que conviene conocer.

Legislación vigente aplicable

Estos son los textos legales clave que sustentan el pago delegado:

• Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015)

  • Artículo 102: regula el subsidio por incapacidad temporal.

  • Artículo 82: establece la colaboración obligatoria de las empresas en el pago delegado.

• Real Decreto 625/2014, de gestión y control de procesos por IT.

• Ley Orgánica 1/2025 (novedad):

  • Refuerza los derechos del trabajador ante impagos reiterados, incluso en casos de pago delegado.

  • Modifica el artículo 50.1.b del Estatuto de los Trabajadores, permitiendo extinguir el contrato por impagos del salario que incluyen el subsidio delegado.

¿Qué cambió en 2025?

Si una empresa no abona el subsidio delegado correctamente y de forma reiterada, el trabajador puede solicitar la extinción de su contrato con derecho a indemnización, como si fuera un despido improcedente.

Esto convierte el cumplimiento del pago delegado en un tema de alta sensibilidad legal para las empresas.

¿Quién debe aplicarlo?

• Empresas con más de 10 empleados: aplicación obligatoria del pago delegado.

• Empresas con ≤ 10 empleados: pueden quedar exentas, aunque muchas lo aplican voluntariamente.

• Autónomos y empleados en baja superior a 12 meses: no se aplica el pago delegado → se gestiona mediante pago directo.

💡Consejo para RR. HH.: revisa tu sistema de nóminas y coordinación con la asesoría para asegurar el cumplimiento de este proceso sin errores.

Ventajas del pago delegado para las empresas

Ahora que ya tienes una idea básica del funcionamiento del pago delegado, hablemos de sus beneficios. Por supuesto, como empleador, siempre buscas la manera más eficiente de manejar tus recursos.

• Reducción de la carga administrativa: Al delegar el pago, tus tareas administrativas se reducen significativamente. No tendrás que estar pendiente de cada detalle.
• Mayor control financiero: Este sistema permite gestionar mejor tus flujos de caja, ya que puedes anticipar y planificar los gastos relacionados con las prestaciones.
• Transparencia: Las relaciones entre la empresa, los empleados y el INSS se vuelven más claras y fáciles de manejar.

Estas ventajas son cruciales para mantener una gestión empresarial saludable y eficiente.

Además, el pago delegado fomenta una mayor satisfacción entre los empleados, ya que garantiza que sus prestaciones se gestionen de manera oportuna y precisa. Esto no solo mejora la moral del equipo, sino que también puede traducirse en una mayor productividad y lealtad hacia la empresa. Al saber que sus derechos están protegidos y que la empresa se preocupa por su bienestar, los empleados tienden a comprometerse más con sus responsabilidades laborales.

Por otro lado, las empresas que implementan el pago delegado también pueden beneficiarse de una mejor imagen corporativa. En un entorno empresarial cada vez más competitivo, demostrar que se tiene un enfoque responsable hacia la gestión de los recursos humanos puede ser un factor diferenciador clave. Esto puede atraer a talento de alta calidad y mejorar las relaciones con otras entidades, como proveedores y clientes, que valoran la ética y la transparencia en las operaciones comerciales.

Cómo simplificar el pago delegado con ayuda de Shiftbase

Gestionar correctamente el pago delegado implica tener control total sobre las ausencias, las horas trabajadas y la documentación asociada. Aquí es donde una herramienta como Shiftbase puede marcar la diferencia.

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¿Lo mejor? Todos estos datos pueden exportarse fácilmente a Excel u otras plataformas para adaptarse a cualquier flujo de trabajo existente.

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