El registro horario es la obligación legal de anotar cada día la hora de entrada, salida y pausas de cada persona trabajadora y desde 2019, ninguna empresa en España está exenta.
¿Qué es el registro horario?
El registro horario es el sistema mediante el cual una empresa documenta, de forma diaria y verificable, la jornada laboral de cada empleado: hora de inicio, hora de fin y pausas realizadas. Su objetivo es garantizar que no se supere la jornada máxima legal y que los trabajadores cobren correctamente las horas trabajadas.
Esta obligación está vigente en España desde mayo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el Estatuto de los Trabajadores para exigir a todas las empresas (sin excepción por sector, tamaño o tipo de contrato) llevar un control diario de la jornada.
¿Por qué es obligatorio el registro horario en España?
La obligación nace de la reforma del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, introducida por el Real Decreto-ley 8/2019. El objetivo declarado fue doble: acabar con las horas extra no pagadas y dar a la Inspección de Trabajo una herramienta de control real.
Antes de esta reforma, solo los trabajadores a tiempo parcial tenían obligación de registrar su jornada. Desde mayo de 2019, la obligación es universal: afecta a todos los empleados, independientemente de si trabajan a jornada completa, a tiempo parcial, en teletrabajo o con contrato temporal.
La obligación aplica a:
- Empresas de cualquier tamaño, incluidas las de un solo empleado
- Todos los tipos de contrato (indefinido, temporal, fijo-discontinuo)
- Trabajadores en remoto o teletrabajo
- Empleados con jornadas irregulares o por turnos
No están obligados: los trabajadores autónomos sin empleados a su cargo, ni los altos directivos bajo relación especial regulada por el Real Decreto 1382/1985.
¿Qué debe contener el registro horario?
La ley no detalla un formato concreto, pero sí establece el contenido mínimo que debe quedar reflejado en cada registro diario:
| Campo obligatorio | Detalle |
|---|---|
| Hora de inicio de jornada | La hora exacta en que el trabajador comienza a trabajar |
| Hora de fin de jornada | La hora exacta en que termina |
| Pausas y descansos | Duración de las interrupciones durante la jornada |
| Identificación del trabajador | Nombre y apellidos o número de empleado |
| Fecha | Día al que corresponde el registro |
| Centro de trabajo o ubicación | Especialmente relevante en empresas con varios centros o teletrabajo |
El registro debe ser individual (uno por trabajador y día), fiable (no editable sin trazabilidad) y accesible para la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
Los convenios colectivos pueden establecer requisitos adicionales o especificar el formato. Si tu sector tiene convenio propio, conviene revisarlo.
Métodos válidos para el registro horario en 2026
No todos los métodos son válidos. La Inspección de Trabajo exige que el sistema sea fiable, trazable y no manipulable. Esto descarta de facto el papel y el Excel.
| Método | ¿Válido en 2026? | Indicado para... |
|---|---|---|
| App móvil con geolocalización | ✅ Sí | Equipos en remoto, teletrabajo, movilidad |
| Terminal con QR o PIN digital | ✅ Sí | Oficinas, comercios, fábricas |
| Lector RFID (tarjeta de proximidad) | ✅ Sí | Entornos con acceso físico controlado |
| Fichaje desde navegador web | ✅ Sí | Teletrabajo y oficinas con ordenador |
| Reconocimiento facial o huella digital | ⚠️ Restringido | Solo con base legal justificada (RGPD) |
| Excel o registro en papel | ❌ No válido | — |
Sobre la biometría: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) considera que el uso de datos biométricos para el control horario requiere una justificación legal sólida y el consentimiento expreso del trabajador. No es una opción por defecto.
Registro horario digital: qué exige la normativa
Desde 2025, el registro horario debe ser digital. El sistema utilizado tiene que cumplir estos requisitos mínimos:
- Automatizado y no manipulable: no se aceptan anotaciones manuales ni hojas de cálculo que puedan editarse sin dejar rastro.
- Con trazabilidad completa: debe quedar constancia de quién registró, cuándo y desde dónde.
- Accesible para la Inspección: los registros deben poder consultarse de forma inmediata cuando lo solicite la Inspección de Trabajo.
- Conforme al RGPD: el sistema debe proteger los datos personales. Se desaconsejan los sistemas biométricos salvo casos justificados.
- Visible para el trabajador: los empleados tienen derecho a consultar su registro y, si el convenio lo establece, a recibir un resumen mensual.
La fecha límite para que los convenios colectivos adapten sus disposiciones sobre registro horario era el 31 de diciembre de 2025. Si tu empresa está sujeta a un convenio, verifica que el sistema que usas se ajusta a lo pactado.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?
La ley establece un período mínimo de conservación de cuatro años. Durante ese tiempo, los registros deben estar disponibles para:
- La Inspección de Trabajo, que puede solicitarlos sin previo aviso
- Los representantes legales de los trabajadores (comité de empresa, delegados sindicales)
- El propio trabajador, especialmente si reclama horas extra no compensadas
No conservar los registros (o no poder demostrar que el sistema es fiable) es en sí mismo una infracción sancionable, con independencia de si ha habido irregularidades en la jornada.
Sanciones por incumplimiento del registro horario
El incumplimiento del registro horario se tipifica como infracción en materia de relaciones laborales, con arreglo a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones se estructuran en tres niveles:
| Tipo de infracción | Sanción |
|---|---|
| Leve | De 60 € a 625 € |
| Grave | De 626 € a 6.250 € |
| Muy grave | De 6.251 € a 187.515 € |
En la práctica, la ausencia total de registro horario o el uso de sistemas no verificables (papel, Excel) suele calificarse como infracción grave, con sanciones que pueden superar los 10.000 € por centro de trabajo inspeccionado.
Además de la multa, la empresa puede enfrentarse a:
- Reclamaciones por horas extra no registradas ni compensadas
- Conflictos laborales o demandas ante la jurisdicción social
- Reputación dañada ante una inspección con acta de infracción pública
La Inspección de Trabajo ha intensificado las actuaciones en sectores como hostelería, comercio minorista y logística, precisamente los sectores con más trabajo por turnos y mayor riesgo de jornadas no registradas.
El registro horario en el teletrabajo
El teletrabajo no exime de la obligación. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no distingue entre trabajo presencial y remoto: la obligación de registrar la jornada aplica de igual forma.
Las soluciones más habituales para equipos en remoto:
- App móvil con geolocalización: el empleado ficha desde su ubicación. Algunos sistemas permiten verificar que se encuentra en una dirección concreta.
- Fichaje desde navegador: acceso a través de cualquier dispositivo con conexión, con registro automático de IP y hora.
- Login automático: integración con el sistema de inicio de sesión del ordenador corporativo.
El sistema debe permitir diferenciar claramente el inicio de jornada, las pausas y el fin de jornada, incluso cuando el empleado trabaja desde casa. También debe respetar el derecho a la desconexión digital, reconocido en la Ley Orgánica 3/2018.
Cómo implementar el registro horario paso a paso
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Elige un sistema digital que cumpla la normativa Verifica que el software registra hora de entrada y salida, calcula pausas automáticamente, genera informes exportables y mantiene trazabilidad. Debe cumplir el RGPD y conservar los datos durante cuatro años.
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Configúralo según tu empresa Define los horarios por centro o puesto, las reglas de pausas y descansos, y el método de fichaje (app, terminal, navegador). Si tienes varias ubicaciones o empleados en remoto, configura las opciones de geolocalización.
-
Informa a tu equipo Estás legalmente obligado a comunicar a los trabajadores el sistema que vas a implantar, qué datos se registrarán y cómo pueden consultar su información. Si hay representación sindical, negocia previamente. Documenta esta comunicación.
-
Revisa y conserva Establece una revisión periódica (semanal o mensual) de los registros. Asegúrate de que el sistema guarda los datos durante al menos cuatro años y de que puedes exportarlos en cualquier momento ante una inspección.
Cumple con el registro horario sin complicaciones
Gestionar la jornada laboral de tu equipo de forma manual (con Excel, papel o WhatsApp) ya no es válido ni seguro. La normativa exige un sistema digital, fiable y trazable, y las sanciones por incumplimiento son reales.
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