Planning salarié : comment faire un planning

Ce qu’est un planning salarié

Le planning salarié indique qui travaille, quand et à quel poste, en général semaine par semaine. Il se construit à partir de deux éléments : les besoins de l’activité, créneau par créneau, et ce que chaque contrat permet. Un bon planning couvre les heures d’affluence sans dépasser les heures prévues aux contrats ni les durées maximales du travail.

1. Mesurer les besoins par créneau

Commencez par l’activité, pas par les salariés. Pour chaque jour, découpez la journée en créneaux et notez combien de personnes il faut, et pour quelle fonction. Un restaurant ouvert midi et soir a souvent besoin de deux personnes en salle de 11 h 30 à 14 h 30, d’une seule l’après-midi pour la mise en place, puis de trois le soir du jeudi au samedi.

Ces chiffres s’appuient sur des données que vous avez déjà : le chiffre d’affaires par heure, le nombre de couverts, les semaines précédentes. Partir des besoins réels évite à la fois les heures creuses avec trop de monde et les coups de feu en sous-effectif.

2. Rassembler les contrats, les absences et les disponibilités

Pour chaque salarié, réunissez la durée du contrat, les congés posés, les absences connues et, pour un salarié à temps partiel, la répartition des heures prévue dans son contrat écrit (article L. 3123-6). Ajoutez les disponibilités que l’équipe a communiquées : un étudiant qui ne peut pas venir le mardi, une salariée qui a un second emploi.

La durée du contrat se convertit facilement en heures par mois : 35 heures par semaine font 151,67 heures, comme l’explique notre page sur les heures de travail par mois.

3. Poser les règles du Code du travail

Avant de répartir les postes, fixez les limites que le planning ne peut pas franchir :

• 10 heures de travail effectif par jour au maximum, sauf dérogation (article L. 3121-18)

• 11 heures consécutives de repos entre deux journées (article L. 3131-1)

• une pause d’au moins 20 minutes consécutives dès 6 heures de travail (article L. 3121-16)

• 48 heures au maximum sur une semaine et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives (articles L. 3121-20 et L. 3121-22)

• pas plus de six jours de travail par semaine, avec un repos hebdomadaire d’au moins 24 heures consécutives, auxquelles s’ajoutent les 11 heures de repos quotidien (articles L. 3132-1 et L. 3132-2)

Votre convention collective peut ajouter ses propres règles, par exemple sur les coupures ou les majorations. Au-delà de 35 heures dans la semaine, les heures sont des heures supplémentaires ; pour un salarié à temps partiel, les heures au-delà du contrat sont des heures complémentaires.

4. Répartir les postes, en commençant par les créneaux difficiles

Placez d’abord les créneaux les plus difficiles à couvrir : les fermetures, les week-ends, les soirées. Répartissez-les équitablement sur l’équipe et sur plusieurs semaines, pour que ce ne soient pas toujours les mêmes qui les prennent. Remplissez ensuite les créneaux plus simples, en vérifiant à chaque fois le total d’heures de chaque salarié par rapport à son contrat.

Gardez quelques postes types, toujours aux mêmes horaires : « de 11 h 30 à 15 h », « de 18 h à la fermeture ». Un planning construit avec des postes types est plus lisible pour l’équipe, et plus facile à recopier d’une semaine sur l’autre.

5. Diffuser le planning à temps

Le planning n’est utile que si l’équipe le connaît. Quand tous les salariés d’un service suivent le même horaire collectif, l’employeur affiche les heures de début et de fin du travail ainsi que les heures et la durée des repos (article L. 3171-1). Cet horaire est daté, signé et affiché de façon apparente sur chaque lieu de travail (article D. 3171-2).

Le délai pour communiquer un changement dépend de la situation. Pour un salarié à temps partiel, une modification de la répartition des horaires est notifiée au moins sept jours ouvrés à l’avance, sauf accord collectif prévoyant un autre délai (article L. 3123-31). Dans une organisation du temps de travail sur plusieurs semaines, les changements d’horaire sont affichés sept jours à l’avance ou dans le délai prévu par l’accord (article D. 3171-5). Notre page sur le délai de prévenance détaille les autres cas.

6. Comparer le planning aux heures réellement effectuées

Un planning prévoit, il ne prouve pas les heures. Quand les salariés ne suivent pas tous le même horaire, l’employeur enregistre chaque jour les heures de début et de fin de chacun, ou le nombre d’heures accomplies, et les récapitule chaque semaine (articles L. 3171-2 et D. 3171-8). C’est ce relevé, et non le planning prévu, qui sert à compter les heures supplémentaires et à préparer la paie.

Exemple : le planning d’un restaurant de quatre salariés

Un restaurant ouvert du mardi au samedi, midi et soir, emploie deux serveurs à 35 heures, une serveuse à 24 heures et un cuisinier à 39 heures. Son planning de la semaine s’organise ainsi :

• le midi, un serveur et la serveuse à temps partiel tiennent la salle

• le soir, un seul serveur suffit le mardi et le mercredi ; du jeudi au samedi, les deux serveurs travaillent

• les jours où un serveur ne fait qu’un service, il assure aussi la mise en place de l’après-midi

• le cuisinier fait 39 heures sur cinq jours, dont 4 heures supplémentaires chaque semaine, majorées au taux prévu par la convention collective

• chacun a deux jours de repos consécutifs, dont le dimanche, jour de fermeture

Avant de diffuser ce planning, il reste à vérifier le repos entre deux services. Un serveur qui finit à 23 h 30 le vendredi ne peut pas reprendre avant 10 h 30 le samedi, puisqu’il lui faut 11 heures de repos consécutives.

Les erreurs fréquentes dans un planning salarié

• enchaîner une fermeture et une ouverture : c’est l’erreur la plus courante, et elle ne laisse souvent pas les 11 heures de repos

• planifier un salarié à temps partiel au-delà de son contrat sans le prévoir : chaque heure en plus est une heure complémentaire, dans les limites fixées par la loi et la convention

• oublier les congés posés ou une absence connue, et découvrir le trou le jour même

• donner toujours les mêmes soirées et les mêmes week-ends aux mêmes personnes, ce qui use l’équipe plus vite que la charge de travail elle-même

• modifier le planning au dernier moment, par message, sans trace de la version que l’équipe a reçue

La plupart de ces erreurs se voient avant la diffusion, à condition de relire le planning salarié par salarié et pas seulement jour par jour : total d’heures, repos entre deux journées, jours de repos de la semaine.

Excel ou logiciel de planning ?

Pour une petite équipe sur un seul site, un tableau suffit souvent : notre modèle de planning de travail Excel gratuit permet de planifier jusqu’à quinze salariés sur une semaine, avec des postes en listes déroulantes. Le tableur atteint ses limites quand plusieurs personnes le modifient, quand les disponibilités changent chaque semaine ou quand il faut comparer le planning aux heures pointées.

Avec la gestion de planning de Shiftbase, le planning se monte à partir des heures contractuelles et des disponibilités de chacun, les absences validées apparaissent dans la même vue, et chaque salarié consulte son planning sur son téléphone. Vous pouvez le faire vous-même ou partir d’une proposition automatique que vous ajustez.