Anticipo de nómina

Qué es un anticipo de nómina

Un anticipo de nómina, también llamado adelanto de nómina, es el pago a cuenta de la parte del salario que el trabajador ya ha ganado en el mes, antes del día en que cobra la nómina. Es salario devengado que se paga antes de tiempo y que luego se resta en la nómina de ese mes, así que no genera deuda ni intereses.

La base legal está en el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores: «El trabajador y, con su autorización, sus representantes legales, tendrán derecho a percibir, sin que llegue el día señalado para el pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado». De esa frase salen las tres reglas que cuentan en el día a día. Es un derecho del trabajador, cubre solo el trabajo ya hecho y la ley no pide ningún motivo para solicitarlo.

Anticipo de la empresa o adelanto de nómina del banco

Quien busca «anticipo de nómina» encuentra dos cosas con el mismo nombre. Una es el derecho del artículo 29.1, que se pide a la empresa. La otra es un producto bancario: un préstamo a corto plazo que el banco concede a quien tiene la nómina domiciliada y que se devuelve en cuotas. Comparten nombre y poco más.

Aquí hablamos del anticipo que se pide a la empresa, el que tú gestionas como empleador. Si alguien de tu equipo pide un anticipo a su banco, la empresa no interviene: es un contrato entre esa persona y su entidad.

¿Puede la empresa negarse a dar un anticipo de nómina?

La empresa no puede negarse si lo que se pide no supera el salario de los días ya trabajados. El artículo 29.1 lo formula como derecho y no pone condiciones de antigüedad, de tipo de contrato ni de motivo. Quien deniega un anticipo sobre trabajo ya hecho está reteniendo salario que el trabajador puede reclamar.

Todo lo que va más allá sí se puede negar: adelantar días que aún no se han trabajado, la paga extra entera o un importe que se devolverá en varios meses. Eso ya es un préstamo, y un préstamo es voluntario. Muchas empresas lo conceden en casos concretos, pero ninguna está obligada.

El convenio colectivo o un acuerdo de empresa pueden ordenar cómo se pide: por escrito, con unos días de margen o en unas fechas fijas del mes. El derecho del artículo 29.1 sigue ahí. Lee el convenio de tu sector antes de escribir una política propia.

Cuánto se puede pedir de anticipo de nómina, con un ejemplo

El máximo es lo que el trabajador ha ganado hasta el día en que lo pide. La ley no fija un porcentaje. Muchas empresas lo calculan sobre el neto, porque a final de mes todavía tienen que descontar la retención del IRPF y la cotización del trabajador sobre el salario completo, y si adelantan el bruto puede que no quede bastante para cubrirlas. El 90 % del neto devengado que citan algunas guías es una costumbre de empresa o de convenio, no una regla legal.

Con salario fijo

Lucía es camarera a jornada completa. Cobra 1.500 € brutos al mes y su nómina neta ronda los 1.250 €. El día 12 de un mes de 30 días pide un anticipo. Lo devengado en bruto son 1.500 € / 30 × 12 = 600 €, y en neto unos 1.250 € / 30 × 12 = 500 €. Si tu empresa adelanta sobre el neto, le transfieres 500 €.

A final de mes la nómina de Lucía se calcula como siempre sobre los 1.500 €. Del líquido de 1.250 € se restan los 500 € que ya cobró, y recibe 750 €. Su cotización y su IRPF no cambian por haber pedido el anticipo.

Con horas variables

Con un contrato a tiempo parcial, o con horas que cambian cada semana, lo devengado no sale de dividir el mes entre 30: sale de las horas. Marco es ayudante de cocina a tiempo parcial y cobra 11 € brutos la hora. A día 15 tiene 46 horas trabajadas y aprobadas y un plus de nocturnidad de 12 €. Lo devengado son 46 × 11 + 12 = 518 € brutos.

En este caso el anticipo depende de que las horas estén bien registradas. Calcúlalo sobre los fichajes ya aprobados y no sobre las horas del cuadrante: si un turno se acortó o alguien cambió una guardia, el cuadrante dice una cosa y la nómina otra.

Cuántas veces se puede pedir y cuánto tarda

El Estatuto de los Trabajadores no limita el número de anticipos. Lo que los limita es la cuenta: dos anticipos en el mismo mes no pueden sumar más que lo trabajado hasta el segundo. Algunas páginas afirman que la ley permite tres al mes, pero el Estatuto no dice nada parecido. Tu política interna sí puede ordenar las solicitudes, por ejemplo con una ventana fija a mitad de mes, siempre que el trabajador pueda cobrar lo que ya ha ganado.

Tampoco hay un plazo legal para pagarlo. La ley solo dice que el anticipo se cobra «sin que llegue el día señalado para el pago». Una transferencia en uno o dos días laborables es lo razonable; un anticipo que llega junto con la nómina ya no sirve de nada.

Cómo aparece el anticipo en la nómina

El anticipo no cambia lo que el trabajador gana en el mes ni lo que cotiza. En el recibo de salarios el salario completo va en los devengos, y el anticipo se resta abajo, entre las deducciones, junto a la cotización del trabajador y la retención del IRPF. El artículo 29.1 exige que el recibo muestre «con la debida claridad y separación» las percepciones y las deducciones, así que el anticipo lleva su propia línea.

Lo normal es descontarlo en la nómina del mismo mes, porque cubre días de ese mes. Si lo repartes entre varias nóminas futuras, lo que has dado se parece más a un préstamo que a un anticipo.

Anticipo, préstamo e IRPF

Para Hacienda la diferencia importa. Un anticipo sobre lo ya trabajado es salario pagado antes de tiempo y tributa en la nómina del mes con el resto. Un préstamo de la empresa sin intereses, o con un interés inferior al legal del dinero, es una retribución en especie: el artículo 43 de la Ley del IRPF valora esa ventaja como la diferencia entre el interés pagado y el interés legal del dinero. Si concedes préstamos al personal, acuerda con tu gestoría cómo llevarlos a la nómina.

En la contabilidad: la cuenta 460

El Plan General de Contabilidad tiene una cuenta propia para esto, la 460 Anticipos de remuneraciones, que define como «entregas a cuenta de remuneraciones al personal de la empresa». Al pagar el anticipo cargas la 460 con abono a bancos. Al contabilizar la nómina del mes, la 460 se abona por lo adelantado frente a la 640 Sueldos y salarios. Los anticipos que en realidad son préstamos al personal van a la 544 o a la 254, según el plazo de devolución.

Con el ejemplo de Lucía, sin la cuota empresarial de la Seguridad Social, que va aparte:

Anticipo de la paga extra

Por ley hay dos pagas extraordinarias al año (artículo 31 del Estatuto), una por Navidad y otra en el mes que fije el convenio, que también fija su cuantía. La paga extra se va ganando con el trabajo, así que el trabajador puede pedir a cuenta la parte ya generada. La paga entera, antes de haberla ganado, vuelve a ser un préstamo voluntario. Si en tu convenio las pagas extra están prorrateadas en las doce nóminas, ya se cobran cada mes y no queda nada aparte que adelantar.

Si el trabajador se va con un anticipo pendiente

Con un anticipo bien calculado no queda nada pendiente: cubre días trabajados y se resta en la nómina de ese mes. Si la persona se va a mitad de mes, lo cobrado se descuenta en la liquidación final, el finiquito, junto con el resto de cantidades que se le deben. El problema aparece con un préstamo o con un anticipo mayor que lo trabajado. En esos casos, deja por escrito al concederlo cómo se devuelve el saldo si el contrato termina antes.

Una política de anticipos para un equipo con turnos

En hostelería y comercio las solicitudes suelen llegar a mitad de mes y de personas con sueldos ajustados. Cinco acuerdos por escrito te ahorran discutir cada caso:

1. Cómo se pide: por escrito o por correo, con el importe. No hace falta dar un motivo.

2. Quién lo aprueba y en cuánto tiempo: una persona concreta y un plazo corto.

3. Cómo se calcula: sobre el neto de los días trabajados, o sobre las horas aprobadas si la jornada varía.

4. Hasta qué día se puede pedir: una fecha de corte unos días antes del cierre de nómina, para que el anticipo se descuente en el mes correcto.

5. Qué se guarda: la solicitud y el justificante de la transferencia, por si hay una reclamación o una inspección.

El error más caro está en el último tramo: un anticipo pagado que nadie comunica a quien lleva la gestión de nóminas y que acaba pagándose dos veces.

Anticipos y horas trabajadas en Shiftbase

Shiftbase no paga anticipos ni calcula la nómina. Lo que sí resuelve es saber cuánto lleva ganado a mitad de mes alguien que trabaja por horas. Los fichajes se aprueban en el control horario, y las horas trabajadas, los pluses y las horas extra se van sumando mientras corre el periodo, así que a día 15 tienes el dato de Marco sin rehacer una hoja de cálculo.

Al cerrar el periodo exportas las horas aprobadas en Excel o CSV, o las envías a tu software de nóminas, y quien hace la nómina resta el anticipo. Es la parte de la preparación de nóminas que Shiftbase deja lista para tu gestoría.