Entretien annuel individuel

L’entretien annuel individuel est le rendez-vous où un responsable et un salarié font le bilan de l’année écoulée et fixent les objectifs de la suivante. On parle aussi d’entretien annuel d’évaluation, d’entretien individuel annuel ou d’entretien d’appréciation. Le Code du travail ne l’impose pas : l’employeur décide de l’organiser, sauf si la convention collective de l’entreprise le rend obligatoire.

Pour un restaurant ou un magasin, il sert surtout à dire les choses une fois par an, par écrit, avant qu’un malentendu ne s’installe : ce qui a marché, ce qui doit changer, et ce que chacun attend de l’année qui vient.

L’entretien annuel est-il obligatoire ?

L’entretien annuel n’est pas une obligation du Code du travail. Service-public.fr le résume ainsi : dans le cadre de son pouvoir de direction, l’employeur peut mettre en place des entretiens d’évaluation, mais ce n’est pas une obligation. Deux situations changent la donne :

• la convention collective applicable prévoit des entretiens d’évaluation : l’employeur respecte alors ce qu’elle fixe, qu’il s’agisse de la périodicité, du contenu ou de l’information des salariés ;

• l’employeur a mis les entretiens en place : tous les salariés doivent en bénéficier, et un salarié ne peut pas refuser le sien, son refus pouvant être sanctionné.

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le CSE est informé et consulté avant la mise en œuvre de ces entretiens (service-public.fr). Chaque salarié est informé à l’avance des méthodes d’évaluation utilisées à son égard (article L. 1222-3 du Code du travail). Ces règles sur la manière d’évaluer, les critères admis et la contestation sont détaillées dans notre article sur l’entretien d’évaluation.

Entretien annuel et entretien professionnel : deux rendez-vous différents

Le seul entretien imposé par la loi à toutes les entreprises est l’entretien professionnel, devenu entretien de parcours professionnel : un premier au cours de la première année qui suit l’embauche, puis tous les quatre ans (article L. 6315-1). Il porte sur les compétences, la formation et les souhaits d’évolution, et la loi précise qu’il ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié. L’entretien annuel regarde au contraire le travail de l’année et ses résultats.

Beaucoup d’entreprises tiennent les deux le même jour, ce qui est pratique pour une brasserie qui réserve une après-midi aux entretiens. Gardez alors deux temps et deux comptes rendus : la note et les objectifs de l’entretien annuel n’ont pas leur place dans le document de l’entretien de parcours.

La trame d’un entretien annuel en six étapes

Hors convention collective qui en impose une, la trame de l’entretien annuel est libre. Celle-ci tient en trois quarts d’heure à une heure et convient à une équipe de salle comme à une équipe de magasin :

1. Ouvrir : rappeler le but de l’entretien, sa durée et la façon dont le compte rendu sera rédigé.

2. Faire le bilan de l’année : les missions, ce qui a bien marché, les difficultés, avec des faits datés plutôt que des impressions.

3. Reprendre les objectifs de l’an dernier un par un : atteint, partiellement atteint ou non atteint, et pourquoi.

4. Laisser la parole au salarié : sa charge de travail, ses horaires, ce qui l’aiderait à mieux travailler.

5. Fixer les objectifs de l’année et les moyens de les atteindre, formation comprise.

6. Conclure : relire ensemble ce qui sera écrit, noter les observations du salarié et convenir d’un point d’étape.

L’étape 4 est celle que l’on écourte le plus souvent. C’est pourtant le moment où un salarié qui s’en tient désormais au strict minimum de son contrat, ce que l’on appelle le quiet quitting, peut encore expliquer pourquoi.

Objectifs d’entretien annuel : exemples en restauration et en commerce

Un bon objectif d’entretien annuel se vérifie en fin d’année sans discussion : il dit quoi, combien et pour quand. Il porte aussi sur ce que le salarié maîtrise. Demander à une serveuse d’augmenter le chiffre d’affaires du restaurant de 10 % lui fixe un résultat qui dépend de la météo et de la carte, pas de son travail.

Trois ou quatre objectifs suffisent pour un poste en salle ou en magasin, chacun avec son moyen : une formation, un binôme, du temps prévu dans le planning. Un objectif sans moyen revient à demander au salarié de se débrouiller.

Comment préparer son entretien annuel

Côté responsable

Préparer un entretien annuel prend souvent plus de temps que le mener. Pour chaque salarié, le responsable rassemble le compte rendu de l’an dernier, les objectifs fixés, les faits marquants de l’année et ce qui a changé dans le poste : nouveaux horaires, nouvelles tâches, formations suivies. Il convoque le salarié assez tôt pour que celui-ci puisse se préparer aussi ; service-public.fr précise qu’une convocation orale est possible, mais qu’un écrit est préférable.

Côté salarié

Pour le salarié, préparer son entretien annuel commence par une auto-évaluation honnête : deux ou trois réussites avec des exemples concrets, ce qui a coincé et ce qu’il en a tiré, puis ce qu’il souhaite pour l’année. Arriver avec des propositions précises, une formation, un changement de poste, un ajustement d’horaires, rend l’échange utile pour les deux côtés. Beaucoup d’entreprises remettent une fiche de préparation qui reprend la trame ; à défaut, les six étapes ci-dessus en tiennent lieu.

Exemple : la campagne d’entretiens annuels d’une brasserie

Une brasserie de 22 salariés organise ses entretiens annuels en janvier, quand l’activité retombe après les fêtes. Le gérant reçoit l’équipe de salle, la cheffe de cuisine reçoit la brigade.

Karim, chef de partie depuis trois ans, avait pour objectif de former deux commis au poste froid. Un seul est autonome, le second n’est arrivé qu’en octobre. L’objectif est noté comme partiellement atteint, avec cette raison, et reconduit jusqu’à la saison de terrasse. Karim demande une remise à niveau en hygiène alimentaire : la cheffe de cuisine l’inscrit au compte rendu, et la demande sera reprise lors de son prochain entretien de parcours professionnel, consacré justement à la formation.

Après l’entretien : le compte rendu

Le compte rendu garde la trace de ce qui a été dit : le bilan, les objectifs atteints ou non, ceux de l’année, les moyens accordés et les observations du salarié. Le salarié peut y accéder et demander la copie intégrale de ses résultats. Il peut refuser de le signer, sans que la validité du compte rendu soit remise en cause (service-public.fr).

La CNIL rappelle que ces résultats sont confidentiels, que seules les personnes habilitées y accèdent, et qu’ils ne sont en principe pas conservés au-delà de la présence du salarié dans l’entreprise, sauf archivage pour se prémunir d’un litige. Un point d’étape à six mois évite par ailleurs la surprise de fin d’année : en restauration, une saison suffit à rendre un objectif irréaliste.

Préparer ses entretiens annuels avec Shiftbase

Le plus long, dans une campagne d’entretiens annuels, est de retrouver ce qui s’est passé en mars. Dans Shiftbase, les notes personnelles de la fiche salarié, que seuls les responsables voient, gardent les faits marquants au fil des mois. Le compte rendu signé se range dans la même fiche, en choisissant s’il est visible par le salarié, et une date d’expiration supprime le fichier au moment que vous avez fixé. Shiftbase ne mène pas l’entretien et ne note personne : la trame et l’évaluation restent les vôtres. C’est le principe d’une gestion des ressources humaines rangée au même endroit que le planning, où vous placez aussi les créneaux d’entretien sur les heures de travail de chacun.