Functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is een open gesprek over hoe het werk gaat, met afspraken voor beide kanten. Het verschil met beoordelen, de regels en een voorbeeld.

Bijgewerkt op: 23 oktober 2026

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker over hoe het werk gaat, waarin beide kanten feedback geven en samen afspraken maken. Het gesprek kijkt vooruit: wat heeft de medewerker nodig om het werk goed te doen, en wat kan de leidinggevende daaraan bijdragen? Er hangt geen oordeel met gevolgen voor salaris of contract aan, en daarin verschilt het van een beoordelingsgesprek.

In Engelstalige bedrijven heet het meestal een performance review. Dat woord gebruiken ze ook voor de beoordeling, dus vraag even door als een collega het over een review heeft.

Het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek

De twee gesprekken worden vaak door elkaar gehaald, ook omdat sommige organisaties ze in één afspraak combineren. Naast elkaar gezet:

Kenmerk	Functioneringsgesprek	Beoordelingsgesprek
Wie praat	allebei, op gelijke voet	vooral de leidinggevende
Kijkt naar	het werk nu en wat er nodig is	de prestaties over een afgesloten periode
Uitkomst	afspraken voor beide kanten	een oordeel, vaak met een score
Gevolgen	geen directe	een periodiek, een andere schaal, een bonus of een verbetertraject
Moment in het jaar	aan het begin of halverwege	aan het eind van de periode

Veel organisaties voeren beide: eerst een functioneringsgesprek, later in het jaar een beoordelingsgesprek dat terugkijkt op de afspraken. Een kleiner bedrijf heeft vaak één jaargesprek waarin terugkijken en vooruitkijken samenkomen.

Hoe vaak voer je een functioneringsgesprek?

Meestal één of twee keer per jaar; een vaste regel bestaat niet. Bij nieuwe medewerkers is een eerste gesprek na een paar maanden gebruikelijk, ruim voordat een eerste contract afloopt.

In een team met wisselende diensten en veel parttimers is zelfs één gesprek per jaar een flinke planning. Dertig medewerkers zijn dertig gesprekken van drie kwartier, die je het liefst in werktijd en buiten de drukke diensten plant. Spreid ze over het jaar, bijvoorbeeld rond de datum van indiensttreding, dan vallen ze niet allemaal in december.

Wettelijke regels rond het functioneringsgesprek

Geen wet regelt het functioneringsgesprek zelf. Een paar regels raken er wel aan:

Vraag	Wat geldt	Bron
Is het verplicht?	Nee, tenzij je cao of personeelsregeling het voorschrijft.	geen wettelijke plicht
Mag een werknemer weigeren?	Een uitnodiging voor een gesprek in werktijd is een voorschrift over het werk. Zo'n voorschrift moet de werknemer in de regel opvolgen.	art. 7:660 BW
Mag de werknemer iemand meenemen?	De wet regelt het niet. Het hangt af van wat er bij de werkgever is afgesproken.	geen wettelijke regel
Mag de werknemer het gesprek opnemen?	Strafbaar is het opnemen van een gesprek waaraan je zelf niet deelneemt. Wie aan tafel zit, valt daar niet onder.	art. 139a Wetboek van Strafrecht
Heeft de ondernemingsraad iets te zeggen?	Ja, instemmingsrecht op een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling.	art. 27 lid 1 onder g WOR
Telt het verslag mee bij ontslag?	Bij ontslag wegens ongeschiktheid moet de werkgever laten zien dat de werknemer tijdig is gewezen op wat er misging en voldoende gelegenheid kreeg om te verbeteren.	art. 7:669 lid 3 onder d BW
Mag de werknemer het verslag inzien?	Ja, het recht op inzage in persoonsgegevens geldt ook voor het personeelsdossier.	art. 15 AVG

Vooral de laatste twee regels maken het verslag belangrijk, ook als het gesprek goed ging. Hoe je een dossier opbouwt dat later standhoudt, lees je bij dossieropbouw.

Een functioneringsgesprek voorbereiden

Als leidinggevende begin je twee weken van tevoren. Plan het gesprek, stuur de medewerker de onderwerpen en vraag om zelf ook punten aan te dragen. Lees de afspraken van het vorige gesprek terug en verzamel voorbeelden: een avond waarop het misging, een compliment van een gast. Vraag een shiftleider of een collega die vaak met de medewerker werkt om feedback, met één ding dat goed gaat en één ding dat beter kan.

Als medewerker schrijf je op wat goed ging en wat lastig was, met een voorbeeld bij elk punt. Denk na over wat je nodig hebt: een andere verdeling van diensten, een opleiding, duidelijkere afspraken over pauzes. Neem bij elk knelpunt een voorstel mee, dan gaat het gesprek over oplossingen.

Voorbeeld van een functioneringsgesprek

Sanne werkt twee jaar in de bediening van een restaurant, 24 uur per week, vooral op avonden. Haar leidinggevende Mark plant een functioneringsgesprek van drie kwartier op een dinsdagmiddag, als het rustig is.

Mark opent met de vraag hoe het werk bevalt. Sanne vindt de drukke vrijdagen leuk, maar na drie avonden achter elkaar slaapt ze slecht. Mark noemt twee dingen die hem opvielen: gasten noemen haar in reviews bij naam, en bij het afsluiten van de kassa telt ze de fooien soms niet mee. Daarna vraagt hij wat zij van hem nodig heeft. Sanne wil leren om een avond als shiftleider te draaien.

Het verslag past op een halve pagina:

Datum en aanwezigen: 14 oktober, Sanne en Mark
Gaat goed: contact met gasten, inzet op drukke avonden
Aandachtspunt: kassa en fooien tellen bij het afsluiten
Afspraak 1: vanaf november niet meer dan twee avonddiensten achter elkaar in het rooster (Mark)
Afspraak 2: in december loopt Sanne drie avonden mee met de shiftleider (Mark plant, Sanne bereidt voor)
Afspraak 3: kassa afsluiten met een checklist, samen nakijken in januari (Sanne)
Reactie Sanne: eens met het verslag

Elke afspraak heeft een naam en een moment. Bij het volgende gesprek beginnen Sanne en Mark bij die drie regels.

Vragen voor een functioneringsgesprek

Vragen die een leidinggevende kan stellen:

Wat ging de afgelopen maanden beter dan je had verwacht?
Bij welke taak heb je het gevoel dat je tijd verliest?
Wat heb je van mij nodig dat je nu niet krijgt?
Welke dienst zou je het liefst vaker of minder vaak draaien?
Waar wil je over een halfjaar staan?

En vragen die een medewerker zelf kan stellen:

Wat zie jij als mijn sterkste punt?
Wat moet ik laten zien om een andere rol te krijgen?
Hoe kijk je naar mijn uren en mijn rooster voor volgend jaar?

Salaris bespreken in een functioneringsgesprek

Salaris hoort meestal bij het beoordelingsgesprek, omdat daar het oordeel valt waar een periodiek of verhoging aan hangt. Een medewerker mag het in een functioneringsgesprek wel ter sprake brengen. Spreek dan af wanneer het besluit valt en zet die datum in het verslag.

Niet eens met het verslag

De leidinggevende schrijft het verslag en de medewerker tekent het voor gezien. Is de medewerker het ergens niet mee eens, dan schrijft die een eigen reactie die bij het verslag in het dossier komt. Het verslag zelf pas je alleen aan als er feitelijk iets niet klopt, zoals een verkeerde datum of een afspraak die anders was.

Het functioneringsgesprek nieuwe stijl

In de nieuwe stijl verdwijnt het lange formulier. Leidinggevende en medewerker spreken elkaar vaker en korter, bijvoorbeeld in een maandelijks BILA-gesprek, en het functioneringsgesprek bundelt wat daar is afgesproken. In een team met diensten kan zo'n kort gesprek een kwartier aan het begin van een rustige dienst zijn.

Functioneringsgesprekken vastleggen in Shiftbase

In Shiftbase staan contract, documenten en notities bij de medewerker zelf, met de notities van het laatste gesprek in hetzelfde personeelsdossier. Bij het volgende functioneringsgesprek zie je dus meteen wat er vorige keer is afgesproken. Omdat het rooster ernaast staat, kun je ook nagaan of een afspraak over diensten, zoals niet meer dan twee avonden achter elkaar, in de praktijk is nagekomen. Probeer Shiftbase 14 dagen gratis.

Veelgestelde vragen

Een functioneringsgesprek is een open gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker over hoe het werk gaat. Beide kanten geven feedback en maken afspraken, zonder oordeel met gevolgen voor salaris of contract.

Een functioneringsgesprek is niet wettelijk verplicht. De plicht kan wel in een cao of personeelsregeling staan, en een ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op een regeling voor personeelsbeoordeling.

Een functioneringsgesprek is een gesprek op gelijke voet over het werk en wat er nodig is. In een beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende een oordeel over een afgesloten periode, en dat oordeel kan gevolgen hebben voor salaris of contract.

Een functioneringsgesprek voer je meestal één of twee keer per jaar. Een wettelijke regel voor hoe vaak bestaat niet; vaak staat het in een personeelsregeling of cao.

Een werknemer kan een functioneringsgesprek in werktijd in de regel niet weigeren. De werknemer moet zich houden aan voorschriften van de werkgever over het werk (artikel 7:660 BW), en een uitnodiging voor zo'n gesprek hoort daarbij.

Of je iemand mag meenemen naar een functioneringsgesprek, regelt de wet niet. Het hangt af van de afspraken bij de werkgever; vraag het vooraf aan je leidinggevende.

Een functioneringsgesprek opnemen waaraan je zelf deelneemt, is niet strafbaar: artikel 139a Wetboek van Strafrecht gaat over het opnemen van gesprekken waaraan je niet deelneemt. Zeg het wel vooraf tegen de ander.

Een functioneringsgesprek plan je meestal één tot twee weken van tevoren, zodat beide kanten zich kunnen voorbereiden. Een wettelijke termijn bestaat niet.