Offboarding

L'offboarding, c'est l'organisation du départ d'un salarié, de l'annonce jusqu'au lendemain de son dernier jour. Une partie est imposée par le Code du travail : trois documents de fin de contrat et un solde de tout compte exact. Le reste dépend de vous, comme la passation, la restitution du matériel ou l'entretien de sortie. C'est le pendant de l'onboarding, et il se prépare avec le même soin : un départ bien réglé ne laisse ni litige ni mauvais souvenir.

Les documents de fin de contrat

À la fin du contrat, quel qu'en soit le motif, l'employeur remet trois documents au salarié. Ils sont dus pour un CDI comme pour un CDD, après une démission comme après un licenciement.

Le certificat de travail est quérable : vous le tenez à disposition du salarié à la fin du contrat, sans obligation de l'envoyer. Ne pas le remettre expose à une amende de 750 €. L'attestation France Travail, elle, est remise au salarié et transmise sans délai à France Travail, qui a remplacé Pôle emploi en janvier 2024.

Ce que contient le solde de tout compte

Le solde de tout compte reprend tout ce que vous devez au salarié à sa date de sortie. Selon la situation, on y trouve :

• le salaire jusqu'au dernier jour, heures supplémentaires et majorations comprises ;

• l'indemnité compensatrice de congés payés pour les jours acquis et non pris (article L. 3141-28), due quel que soit le motif du départ ;

• l'indemnité compensatrice de préavis si vous avez dispensé le salarié de l'effectuer ;

• l'indemnité de licenciement ou l'indemnité spécifique de rupture conventionnelle ;

• les primes prévues par le contrat ou la convention collective.

Le salarié signe le reçu, mais sa signature ne règle pas tout. Il peut le dénoncer par lettre recommandée dans les six mois qui suivent. Passé ce délai, le reçu libère l'employeur pour les sommes qui y figurent, et pour elles seulement : une somme oubliée peut toujours être réclamée. Le calcul des jours de congés est détaillé dans l'article sur l'indemnité de congés payés.

Démission, rupture conventionnelle ou licenciement

Le motif du départ change le préavis, les indemnités et le sort de la mutuelle.

Le préavis de démission n'est pas fixé par la loi. Il vient de la convention collective, du contrat ou des usages de la profession, et c'est là qu'il faut le chercher (voir préavis de démission). Pour un licenciement, la loi fixe un minimum : un mois entre six mois et deux ans d'ancienneté, deux mois au-delà (article L. 1234-1), sauf convention plus favorable. La rupture conventionnelle n'a pas de préavis. La date de fin est celle que vous fixez ensemble dans la convention, après l'homologation (voir les délais de la rupture conventionnelle).

Pour la mutuelle et la prévoyance, la règle est celle de la portabilité (article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale). Le salarié garde gratuitement ses garanties jusqu'à douze mois après son départ, à condition que la rupture lui ouvre droit au chômage et ne résulte pas d'une faute lourde. Après une rupture conventionnelle, un licenciement ou la fin d'un CDD, c'est en général le cas. Après une démission, en règle générale non, sauf si la démission est considérée comme légitime. Le certificat de travail doit mentionner ce maintien des garanties.

Un départ dans une équipe en horaires décalés

Prenons Camille, cheffe de rang dans une brasserie depuis trois ans, qui annonce sa démission début juin. Son préavis tombe en pleine saison, et son responsable a tout de suite plusieurs choses à régler.

Le planning d'abord. Les semaines de préavis sont des semaines de travail normales : Camille reste au planning jusqu'à son dernier jour, et c'est maintenant qu'il faut savoir qui reprendra ses services du week-end. En publiant ces créneaux comme postes ouverts dès l'annonce, vous laissez à l'équipe le temps de se positionner avant l'été.

Ensuite les congés. Il lui reste douze jours acquis, qui lui seront payés sous forme d'indemnité compensatrice s'ils ne sont pas pris avant son départ. Dans une équipe où chacun a ses propres horaires, ce solde se calcule rarement de tête, et une erreur se retrouve tôt ou tard dans le solde de tout compte.

Enfin les heures. Les heures pointées des dernières semaines doivent être validées avant la clôture de la paie, avec les heures supplémentaires et les majorations prévues par la convention collective. Une heure oubliée sur le dernier bulletin finit souvent en réclamation.

Accès, matériel et données personnelles

Le dernier jour, récupérez ce qui appartient à l'entreprise : clés, badge, tenue, téléphone ou ordinateur portable. Une liste signée par les deux parties évite les discussions après coup. Côté informatique, coupez les accès le jour même, qu'il s'agisse de la messagerie, de la caisse ou de l'outil de planning. Plutôt que de laisser la boîte mail ouverte, activez un message d'absence qui renvoie vers un collègue.

Les données du salarié ne disparaissent pas pour autant. Vous conservez les mentions du registre unique du personnel pendant cinq ans après son départ (article R. 1221-26) et le double des bulletins de paie pendant cinq ans (article L. 3243-4). Le reste du dossier ne se garde que tant qu'il sert une obligation légale ou un éventuel litige, comme le veut le RGPD.

L'entretien de sortie

Aucun texte ne l'impose, et c'est pourtant le moment où l'on apprend le plus. Un salarié qui part n'a plus grand-chose à perdre : il dira plus volontiers pourquoi il s'en va et ce qui l'aurait fait rester. Confiez l'entretien à quelqu'un d'autre que son responsable direct si vous voulez des réponses franches, et posez des questions précises, par exemple à quel moment il a commencé à chercher ailleurs.

Notez les réponses et relisez-les tous les six mois. Si plusieurs départs citent un planning publié trop tard, vous tenez une information qu'aucun questionnaire interne ne vous donnera. Un départ bien traité compte aussi pour votre marque employeur : les anciens salariés parlent de l'entreprise, sur les sites d'avis comme autour d'eux, et certains finissent par revenir.

La passation

Ce que le salarié est seul à savoir part avec lui si rien n'est prévu. Dans une équipe de terrain, ce sont rarement des procédures écrites. C'est le fournisseur qu'on appelle quand une livraison manque, ou la façon d'ouvrir la caisse un jour férié. Demandez au salarié de le mettre par écrit pendant son préavis et, si possible, planifiez quelques services en binôme avec la personne qui le remplace.

Checklist du dernier jour

• certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation France Travail prêts ;

• dernières heures validées et transmises à la paie ;

• solde de congés vérifié ;

• matériel restitué et liste signée ;

• accès coupés et message d'absence activé ;

• planning à jour à partir du lendemain ;

• entretien de sortie fait ou programmé.

Préparer un départ avec Shiftbase

Dans Shiftbase, le dossier du salarié, ses heures pointées et son solde de congés se trouvent au même endroit. Le jour du départ, vous partez donc d'heures validées et d'un solde calculé sur ses horaires réels, que vous transmettez à votre logiciel de paie ou à votre expert-comptable. Les contrats et les documents du salarié restent dans son dossier, de l'embauche au départ. La page gestion des ressources humaines montre comment Shiftbase tient le dossier salarié.