Offboarding: Ein umfassender Leitfaden für den reibungslosen Ausstieg von Mitarbeitern

Was ist Offboarding?

Der Offboarding-Prozess findet statt, wenn ein Mitarbeiter kündigt oder aus dem Unternehmen ausscheidet bzw. in den Ruhestand geht. Das Ausscheiden eines Mitarbeiters umfasst alle Entscheidungen und Prozesse, die dabei ablaufen. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Die Arbeitsverantwortung des Mitarbeiters wird übertragen
• Sperrung von Zugangsrechten und Passwörtern
• Rückgabe von Arbeitsmaterialien
• Diskussionen, um Feedback zu den letzten Entwürfen zu erhalten

Beim Offboarding geht es darum, sicherzustellen, dass es keine losen Enden gibt, wenn jemand das Unternehmen verlässt, z. B. wenn man einen ehemaligen Mitarbeiter zwei Wochen später nach seinem Ausweis fragen muss. Sie können es auch nutzen, um die Arbeit Ihrer derzeitigen und künftigen Mitarbeiter zu verbessern.

Offboarding besteht aus 2 Prozessen

Es ist ideal, wenn der professionell organisierte Ausstieg aus einem Unternehmen in zwei Hauptphasen erfolgt:

Offboarding als technischer Prozess

Die Schlüssel, Ausweise und digitalen Zugänge der Mitarbeiter müssen beim Ausscheiden zurückgegeben oder gesperrt werden. Am letzten Arbeitstag müssen IT und HR zusammenarbeiten, um die Zugangsdaten zu deaktivieren. Damit soll ein möglicher Datendiebstahl oder -missbrauch verhindert werden.

Offboarding als emotionaler Prozess

Eine Kündigung ist nie angenehm, ganz gleich, wer sie veranlasst. Eine Trennungskultur muss den Respekt für ausscheidende und verbleibende Mitarbeiter widerspiegeln und jegliche soziale Härte oder emotionale Belastung ausgleichen. Dies gilt vor allem dann, wenn eine Kündigung aus betrieblichen Gründen ausgesprochen wird.

Menschen hinterlassen eine Lücke, wenn ihr Arbeitsverhältnis endet. Außerdem kann dem Unternehmen das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter und Kollegen fehlen. Deshalb ist es notwendig, beim professionellen Offboarding so viel wie möglich von diesem Wissen zu bewahren und Lücken zu schließen, die durch Reorganisation entstehen.

Warum ist der Offboarding-Prozess so wichtig?

Der Mitarbeiter, der Ihr Unternehmen verlässt, wird entweder zum Fürsprecher Ihres Unternehmens oder zu dessen Gegner. Es ist möglich, dass Ihre Förderer in den höchsten Tönen von Ihnen sprechen und Sie an potenzielle neue Arbeitgeber weiterempfehlen. Es kann Ihrem Unternehmen auf lange Sicht schaden, wenn die Gegner es nicht weiterempfehlen. Unterstützen Sie jeden Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, bei seinem Übergang.

Wenn der Entlassungsprozess effektiv durchgeführt wird, verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen, die nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch bestehen. Die Mühe, die Sie sich machen, um die Erfahrungen eines Mitarbeiters kennenzulernen, kann Ihnen helfen, sich von ihm zu distanzieren und die Vernetzung, Entwicklung und das Wachstum zu erleichtern.

Offboarding Vorteile für Arbeitgeber

Wissenstransfer

Der ausscheidende Mitarbeiter ist eher bereit, sein Wissen an den Nachfolger weiterzugeben (Übergabeprotokolle!), wenn er sich wertgeschätzt fühlt. Dies verringert den Arbeitsaufwand und die Kosten für das Unternehmen, da eine weitere Übergabe vermieden wird.

Rückmeldung

Ein guter Entlassungsprozess beinhaltet immer ein Feedback oder ein Gespräch über den Ausstieg. Auf diese Weise können sie sowohl Verbesserungsvorschläge aufgreifen als auch ihren Ausstiegsprozess optimieren.

Kostenreduzierung

Durch eine gründliche Organisation des Trennungsprozesses lassen sich kostspielige Fehler wie Lohnfortzahlungen und fehlende Dokumente vermeiden. Das kostet Zeit und kann zu Rechtsstreitigkeiten führen, die neuen Ärger verursachen und die Kosten erhöhen.

Arbeitsmoral

Ein transparentes Austrittsmanagement ist nicht nur für eine saubere Trennung geeignet. Es ist gut für die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Dies kann indirekt die Arbeitszufriedenheit erhöhen.

Image des Arbeitgebers

Ehemalige Mitarbeiter sind immer auch Botschafter des Unternehmens. Viele beschweren sich dann auf Arbeitgeberbewertungsseiten wie Glassdoor oder Kununu oder auf Social-Media-Plattformen wie Linkedin oder Xing über ihren Job. Dies kann dem Image eines Unternehmens entweder zugute kommen oder schaden, was die künftige Rekrutierung erschwert.

Auch für die Kunden kann Offboarding wertvoll sein, da sie während des Prozesses nicht unterbrochen werden, sondern die neue Kontaktperson sofort kennen.

Wie lässt sich ein Offboarding-Prozess in einem Unternehmen umsetzen?

Wenn Sie sich entschließen, Ihre Mitarbeiter zu entlassen, sollten Sie dafür sorgen, dass sie eine ähnliche Erfahrung machen wie andere, die Ihr Unternehmen bereits verlassen haben. Ihr Unternehmen kann verschiedene Prozesse zur Bewertung der Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeitern einrichten. So sollte eine Person, die das Unternehmen verlässt, um beruflich voranzukommen, anders behandelt werden als jemand, dessen Arbeitsverhältnis gekündigt wurde oder dessen Stelle gestrichen wurde.

Mit der Offboarding-Software werden Sie aufgefordert, bestimmte Schritte zu befolgen, und Sie werden an weitere Faktoren erinnert, die Sie während des Prozesses berücksichtigen müssen. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie das Offboarding auch ohne HR-Software erfolgreich durchführen.

Vorbereitung

Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter kündigt, muss der Vorgesetzte die zuständigen Stellen benachrichtigen und die Kündigung formell annehmen. Die Arbeitsliste des Mitarbeiters sollte anhand von Offboarding-Checklisten überprüft werden, um festzustellen, was vor dem Ausscheiden erledigt werden kann und was abgeschaltet werden muss. Darüber hinaus müssen das Austrittsdatum und der noch nicht genommene Urlaub festgelegt und die letzte Gehaltsabrechnung geplant werden, wobei etwaige Restleistungen oder Urlaubstage des ausscheidenden Mitarbeiters zu berücksichtigen sind.

Ausscheiden

Ein Ausscheiden erfolgt, wenn der Mitarbeiter bereit ist zu gehen, aber die Rolle der Personalabteilung gerade erst beginnt. In dieser Phase wird das Offboarding-Gespräch geführt und alle Ausrüstungsgegenstände, Ausweise, Uniformen und Fahrzeuge werden abgeholt. Es empfiehlt sich, die Mitarbeiter für die Nutzung von Firmenkreditkarten und E-Mails zu sperren und sie aus dem Organigramm und anderen Dokumentationswebsites zu entfernen.

Nach der Pensionierung

Das Unternehmen kann mit dem ehemaligen Mitarbeiter über ein Alumni-Programm, Mitteilungen zur Pensionierung und sogar Informationen für die Aktionäre in Kontakt bleiben, nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Es ist eine gute Idee, ein Empfehlungsschreiben zu verfassen und um Empfehlungen zu bitten, wenn Sie mit der Person in Kontakt bleiben möchten.

Bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten, die jedoch auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein müssen. Dabei sollten Sie auch die Situation des Mitarbeiters und seine Beziehung zum Unternehmen berücksichtigen. Wenn Ihr Unternehmen eine hohe Fluktuationsrate hat, sollten Sie außerdem eine Prämie bei Vertragsende in Betracht ziehen.

Checkliste für das Offboarding: Leitfaden für den Prozess

Die folgende Checkliste hilft Ihnen, Ihr Exit-Management besser zu strukturieren und zu verhindern, dass wichtige Punkte beim Offboarding vergessen werden. Ergänzen Sie die Checkliste mit unternehmensspezifischen Hinweisen oder wenden Sie sich bei Bedarf an einen auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt.

Personalabteilung einschalten

Sobald das Ausscheiden offiziell ist, sollte die Personalabteilung benachrichtigt werden. Die Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, wie viel Urlaub sie noch haben, welche finanziellen Ansprüche bestehen und wann ihr letzter Arbeitstag ist. Das Unternehmen sollte sicherstellen, dass das Offboarding so reibungslos wie möglich verläuft. Manchmal ist es möglich, dem Arbeitnehmer einen früheren Aufhebungsvertrag anzubieten, wenn er bereits eine neue Stelle angetreten hat.

Dokumente vervollständigen

Sie müssen nun wichtige Dokumente vorbereiten, z. B. die letzte Lohnabrechnung, den Sozialversicherungsbescheid, die Steuerkarte und das Arbeitszeugnis. Wenn ein Arbeitszeugnis keine Geheimcodes enthält, fördert es die Aufnahme einer neuen Tätigkeit an einem anderen Ort und erhöht Ihre Chancen, als Arbeitgeber bewertet zu werden.

Offboarding im Todesfall

Wenn ein geliebter Mensch stirbt, ist das Offboarding zwar unangenehmer, aber ebenso wichtig. Es ist besonders wichtig, die Hinterbliebenen nicht nur fachlich, sondern auch einfühlsam zu behandeln:

• Senden Sie der Familie ein Kondolenzschreiben, um Ihr Mitgefühl auszudrücken.
• Formalitäten wie die Überweisung ausstehender Gehälter und Urlaubsgelder sowie die Übergabe der persönlichen Gegenstände des Verstorbenen sollten erledigt werden.
• Informieren Sie Ihre Kollegen persönlich über den Todesfall und geben Sie ihnen Gelegenheit, zu trauern.
• Um einen Verstorbenen abzumelden, wenden Sie sich an dessen Renten- und Krankenversicherungsträger.

In diesen Grenz- und Problemfällen zeigen sich Niveau und guter Stil.

Transparenz schaffen

Wenn ein Mitarbeiter entlassen wird, sollten Führungskräfte mit ihrer Abteilung offen darüber kommunizieren, warum der Mitarbeiter geht. So gibt es keine Gerüchte oder Unruhe. Außerdem ist es wichtig, sich mit den Kunden des Mitarbeiters auszutauschen: Wer wird ihre Aufgaben übernehmen, und wer ist der neue Ansprechpartner? Es ist auch gut, offen zu kommunizieren, wenn es keinen Nachfolger gibt.

Führen Sie ein Feedback-Gespräch

Ein professionelles Trennungsgespräch ist immer eine gute Idee! Beschreiben Sie dem scheidenden Mitarbeiter den Offboarding-Prozess und bitten Sie ihn um Feedback. Es ist besonders aufschlussreich, wenn der Mitarbeiter nach kurzer Zeit geht. Es ist keine gute Idee, den Grund für die Kündigung zu erörtern.

Sichere Übergabe

Machen Sie dem Mitarbeiter klar, welche Aufgaben noch offen sind und welche an andere delegiert werden sollten. Darüber hinaus ist es wichtig, die einzelnen Prozesse zu identifizieren und entsprechend zu dokumentieren: Der Nachfolger hat ein Briefing zur Hand, das ihm hilft, sich in die neuen Aufgaben einzuarbeiten und die Abläufe kennenzulernen.

Planen Sie eine Nachfolge

Arbeitsabläufe sollten so schnell wie möglich geklärt werden, um Verzögerungen zu vermeiden. Ein effektiver Rekrutierungsprozess ist erforderlich, entweder intern oder extern. Es ist wichtig, die Aufgaben unter den verbleibenden Kollegen gerecht zu verteilen, wenn ein Nachfolger noch nicht gefunden wurde.

Sicherheit einführen

Die Berechtigungsnachweise für die Benutzerkonten werden entzogen, und Schlüssel, Karten und Ausweise müssen zurückgegeben werden. Dies geschieht in der Regel am letzten Arbeitstag der Woche. Bei einer fristlosen Kündigung aus Datenschutzgründen kann es jedoch notwendig sein, dies im Vorfeld vorzubereiten. Auch Smartphones, Laptops und Firmenwagen können ordnungsgemäß zurückgegeben werden. Jetzt müssen Sie nur noch die Liste aller Vermögenswerte abarbeiten und abhaken, die Sie beim Onboarding erstellt haben.

Verabschiedung

Zum Offboarding kann auch eine respektvolle Verabschiedung und Kündigung gehören, je nach Art des Ausstiegs. Die anerkennenden Worte des Chefs sind wertvoller als eine goldene Uhr als Geschenk. Außerdem zeigt dies, welchen Stellenwert die Mitarbeiter ihrer Arbeit im Allgemeinen beimessen. Idealerweise treffen sich Vorgesetzte am Ende des Projekts, um sich persönlich zu verabschieden.

Bleiben Sie in Kontakt

Man trifft sich unweigerlich zweimal im Leben! Deshalb ist es wichtig, dass man sich in gutem Einvernehmen trennt, ohne Brücken abzubrechen. Einige Talente werden wahrscheinlich zu ihren früheren Arbeitgebern zurückkehren, aber nur, wenn sie sich gerne an sie erinnern und ihr letzten Eindruck professionell und kollegial war. Das gilt auch für Mitarbeiter, die in den Ruhestand gehen. Auch der Austausch beruflicher Ideen kommt beiden Seiten zugute: Es ist immer eine gute Idee, in Kontakt zu bleiben!

Unterstützung bieten

Ein faires und transparentes Auswahlverfahren kann auch in sozialen Härtefällen und bei umfangreichem Personalabbau hilfreich sein, wenn der Arbeitgeber seine ehemaligen Mitarbeiter bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz unterstützen kann. Ansonsten ist das Konfliktpotenzial hoch. In solchen Fällen kann ein professionelles Offboarding durch einen neuen Vermittlungscoach oder Outplacement-Berater mögliche rechtliche Probleme entschärfen oder ausschließen.

Typische Fehler beim Offboarding

Mitarbeiter können leicht Fehler machen, wenn es keine Routine gibt, wenn sie das Unternehmen verlassen. Es wäre hilfreich, wenn Sie Folgendes vermeiden würden:

Vernachlässigung des Datenschutzes

Bei einem unkoordinierten Offboarding-Prozess könnten sensible Daten und Geschäftsgeheimnisse an Dritte weitergegeben werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Trennung nicht einvernehmlich erfolgte und der ehemalige Mitarbeiter noch nicht für den Zugriff auf das System gesperrt war. Die alten Benutzerkonten der ehemaligen Mitarbeiter können dem Unternehmen aus Rache Schaden zufügen.

Wertschätzung vergessen

Die meisten Mitarbeiter investieren viele Stunden und Weiterbildungen in den Erfolg des Unternehmens. Nicht wenige identifizieren sich in irgendeiner Weise mit ihrem Unternehmen und ihrem Arbeitsplatz. Eine vermeintlich saubere und stille Trennung nützt nicht viel, wenn es dann zu einer (unfreiwilligen) Kündigung kommt.

Langjährige Leistungsträger können gar nicht genug gewürdigt werden, und man kann auch nicht sein Bedauern ausdrücken, wenn sie zu kurz gekommen sind. Außerdem ist dieses Signal für die übrige Belegschaft noch wichtiger. Sie fragt sich: "Werde ich jemals so behandelt werden wie mein Ex-Kollege?"

Bürokratie fördern

Mitarbeiter, die aus Altersgründen ausscheiden, werden schon früh im Prozess sichtbar. Todesfälle oder Unfälle, die Arbeitnehmer über Nacht an der Arbeit hindern, sollten zumindest mental vorbereitet werden. Deshalb ist es wichtig, alle mit dem geregelten Offboarding-Prozess vertraut zu machen und ihn intern schnell in Gang zu setzen.

Um übermäßige Bürokratie zu minimieren, ist es notwendig, die Menge an Papierkram zu reduzieren: Eine komplizierte Übergabe verursacht unnötigen Stress und schlechte Laune für beide Parteien. Reduzieren Sie die Komplexität so weit wie möglich und vereinfachen Sie die Prozesse so weit wie möglich.