Offboarding

Offboarding ist der geordnete Ablauf, wenn Mitarbeitende den Betrieb verlassen: von der Kündigung über die letzten Schichten, Resturlaub und Stundenkonto bis zu Arbeitspapieren, Abmeldung und gesperrten Zugängen.

Geschrieben von: Beke SchoustraAktualisiert am: 10. November 2026

Was ist Offboarding?

Offboarding ist alles, was zwischen der Kündigung und dem Ende eines Arbeitsverhältnisses erledigt werden muss, damit der Betrieb weiterläuft und die letzte Abrechnung stimmt. Es ist das Gegenstück zum Onboarding: Dort kommt jemand dazu, hier geht jemand. Im Deutschen heißt der Ablauf auch Austrittsprozess oder Exit-Management.

Ausgelöst wird das Offboarding durch eine Kündigung von einer der beiden Seiten, einen Aufhebungsvertrag, das Ende einer Befristung oder den Übergang in die Rente. Für die Aufgaben macht der Grund wenig Unterschied, für die Zeit dagegen viel. Nach einer ordentlichen Kündigung bleiben einige Wochen, nach einer fristlosen oft nur ein Tag.

Im Schichtbetrieb hat das Offboarding eine Seite, die in vielen Ratgebern fehlt: den Dienstplan. Wer geht, hinterlässt Schichten, die bis zum letzten Tag besetzt sein müssen, ein Stundenkonto, das am Ende möglichst auf null steht, und Urlaub, der noch genommen oder ausgezahlt wird.

Offboarding-Checkliste: der Ablauf im Schichtbetrieb

Der Offboarding-Prozess in der Reihenfolge, in der die Aufgaben anfallen:

Wann	Was	Grundlage
Sobald die Kündigung zugegangen ist	Vertragsende festhalten, Team und Schichtleitung informieren, Nachfolge oder Vertretung klären	Arbeits- oder Tarifvertrag
In der ersten Woche danach	Resturlaub und Stundenkonto ausrechnen, Urlaub und Freizeitausgleich in den Dienstplan legen	§ 5 und § 7 BUrlG
Bis zur letzten Woche	Übergabe planen: Aufgaben, offene Bestellungen, Lieferanten, Einarbeitung der Nachfolge
Letzter Arbeitstag	Schlüssel, Dienstkleidung und Arbeitsmittel zurück, Zugänge sperren
Mit der letzten Abrechnung	Stunden, Zuschläge und eine Urlaubsabgeltung abrechnen, Lohnkonto abschließen, bei der Krankenkasse abmelden	§ 7 Abs. 4 BUrlG, § 41b EStG, § 8 DEÜV
Zum Ende des Arbeitsverhältnisses	Arbeitszeugnis, Urlaubsbescheinigung, auf Verlangen Arbeitsbescheinigung	§ 109 GewO, § 6 BUrlG, § 312 SGB III
Danach	Personalakte bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen führen, den Rest löschen	§ 28f SGB IV

Die Reihenfolge ist im Schichtbetrieb wichtiger als im Büro. Urlaub und Plusstunden lassen sich nur abbauen, solange noch Schichten im Plan stehen. Wer erst in der letzten Woche nachrechnet, zahlt beides meist aus.

Letzte Schichten und Übergabe planen

Der Dienstplan für die letzten Wochen entscheidet, ob am Ende Urlaub ausgezahlt werden muss und ob die Nachfolge eingearbeitet ist. Sobald das Enddatum feststeht, gehören drei Dinge hinein: der Resturlaub als Urlaub, Plusstunden als freie Tage oder kürzere Schichten, soweit das vereinbart ist, und Übergabeschichten zusammen mit der Person, die übernimmt.

Der Tag, an dem jemand zum letzten Mal tatsächlich arbeitet, liegt deshalb oft vor dem Vertragsende. Was an diesem letzten Arbeitstag selbst ansteht, vom Zeugnis bis zur Rückgabe der Schlüssel, und wie du ihn bei einer Kündigung zum 15. oder zum Monatsende bestimmst, ist ein eigenes Thema.

Willst du jemanden in der Kündigungsfrist nicht mehr einsetzen, kannst du ihn freistellen. Der Lohn läuft dann bis zum Vertragsende weiter. Für den Dienstplan heißt das: Die Schichten dieser Person verteilst du sofort neu und nicht erst in der letzten Woche.

Resturlaub und Stundenkonto vor dem Austritt abrechnen

Bevor die letzte Abrechnung gemacht werden kann, müssen zwei Salden feststehen: der Urlaub und die Stunden. Ein Fall aus der Gastronomie zeigt, wie das zusammenhängt.

Lena arbeitet seit drei Jahren im Service eines Restaurants, fünf Tage die Woche, mit 30 Urlaubstagen im Vertrag. Sie kündigt zum 31. Mai 2026. Weil sie in der ersten Jahreshälfte ausscheidet, steht ihr für 2026 ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat zu (§ 5 Abs. 1 Buchstabe c BUrlG): 30 / 12 × 5 = 12,5 Tage. Ein halber Tag wird auf einen ganzen aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG), also 13 Tage. Genommen hat sie in diesem Jahr 8 Tage, es bleiben 5 Tage Resturlaub.

Ihr Arbeitszeitkonto zeigt außerdem 14 Plusstunden. Die Restaurantleitung legt die 5 Urlaubstage in die letzte Maiwoche und kürzt in den zwei Wochen davor sieben Schichten um je zwei Stunden. Am 31. Mai stehen beide Salden auf null, und die letzte Abrechnung enthält nur den normalen Lohn mit den Zuschlägen des Monats.

Geht das nicht, weil die Zeit fehlt oder die Schichten gebraucht werden, wird der Urlaub ausgezahlt: Kann er wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Die Formel und was davon versteuert wird, steht bei der Urlaubsabgeltung.

Für Plusstunden kennt das Bundesurlaubsgesetz keine solche Regel. Ob sie am Ende ausgezahlt oder abgebaut werden und ob Minusstunden mit dem letzten Lohn verrechnet werden dürfen, regeln meist Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Wo nichts geregelt ist, baust du Plusstunden am besten in der Kündigungsfrist ab, wie im Beispiel.

Arbeitspapiere und Meldungen beim Austritt

Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses hat der Betrieb Pflichten, die nicht von allein erledigt sind:

Unterlage oder Meldung	Was gilt	Grundlage
Arbeitszeugnis	Anspruch bei Beendigung, schriftlich; mindestens Art und Dauer der Tätigkeit, auf Verlangen auch Leistung und Verhalten; elektronisch nur mit Einwilligung	§ 109 GewO
Urlaubsbescheinigung	Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub, bei Beendigung auszuhändigen	§ 6 Abs. 2 BUrlG
Lohnsteuerbescheinigung	Lohnkonto bei Beendigung abschließen und die Daten elektronisch an das Finanzamt übermitteln	§ 41b Abs. 1 EStG
Abmeldung bei der Krankenkasse	mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende der Beschäftigung	§ 28a SGB IV, § 8 Abs. 1 DEÜV
Arbeitsbescheinigung	auf Verlangen der Person oder der Agentur für Arbeit: Art der Tätigkeit, Beginn, Ende und Grund der Beendigung, Arbeitsentgelt	§ 312 SGB III

Die Urlaubsbescheinigung braucht vor allem der nächste Arbeitgeber: Urlaub, den ein früherer Arbeitgeber im selben Jahr schon gewährt hat, muss er nicht noch einmal geben (§ 6 Abs. 1 BUrlG). Wann die Lohnsteuerbescheinigung bei einem Austritt im laufenden Jahr übermittelt wird und was die Person davon bekommt, erklärt der Eintrag zur Jahreslohnsteuerbescheinigung.

Zugänge sperren und die Personalakte danach

Im Schichtbetrieb hängt an einer Person mehr als ein Laptop: Schlüssel für Laden oder Küche, ein Kassencode, Dienstkleidung, ein Spind, Zugänge zu Kasse, Warenwirtschaft, Dienstplan-App und Gruppenchats. Eine Liste dieser Dinge pro Stelle, beim Eintritt angelegt, macht die Rückgabe am Ende zu einer Sache von Minuten. Was zurückkommt, lässt du dir mit Datum und Unterschrift beider Seiten bestätigen.

Zugänge sperrst du zum Ende des letzten Arbeitstags, Kassencodes und Alarmcodes am selben Abend. Die Personalakte bleibt danach bestehen, solange Aufbewahrungsfristen laufen. Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung bewahrst du zum Beispiel bis zum Ablauf des Kalenderjahres auf, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Was keine Frist mehr trägt, löschst du.

Das Austrittsgespräch

Ein Austrittsgespräch, auch Exit-Interview oder Offboarding-Gespräch, ist freiwillig. Für Schichtbetriebe ist es eine der wenigen ehrlichen Quellen dafür, warum Leute gehen. Wer schon unterschrieben hat, sagt eher, dass es an den Wochenenden lag, an kurzfristigen Änderungen im Dienstplan oder an einer bestimmten Schichtleitung.

Ergiebig sind konkrete Fragen: Wann wusstest du in der Regel, wie deine nächste Woche aussieht? Wie oft wurdest du kurzfristig eingeteilt? Was hätte dich gehalten? Schreib die Antworten mit und vergleiche sie über die Monate. Wiederholen sich die Gründe in einer Abteilung, weißt du, wo du ansetzen kannst.

Offboarding in Shiftbase

In der Personalverwaltung von Shiftbase trägst du das Vertragsende bei der Person ein und legst die Kündigung in ihrer digitalen Personalakte ab. Zum Vertragsende lässt sich das Konto automatisch deaktivieren: Die Person kann sich dann nicht mehr anmelden, ihre Stunden, ihr Urlaub und ihre Dienstpläne bleiben aber gespeichert.

Urlaubssaldo und Plus- und Minusstunden siehst du bei der Person, sodass Resturlaub und Freizeitausgleich gleich in die letzten Wochen des Dienstplans gehen. Die Stunden des letzten Monats gibst du wie jeden Monat als DATEV-kompatiblen Export an dein Lohnbüro oder deine Steuerberatung, die die letzte Lohnabrechnung erstellt. Zeugnis, Bescheinigungen und Meldungen kommen nicht aus Shiftbase.

Häufig gestellte Fragen

Offboarding ist der geordnete Ablauf, wenn Mitarbeitende einen Betrieb verlassen. Dazu gehören die letzten Schichten und die Übergabe, Resturlaub und Stundenkonto, die letzte Abrechnung, Arbeitspapiere wie Zeugnis und Urlaubsbescheinigung, die Abmeldung bei der Krankenkasse und das Sperren der Zugänge.

Beim Austritt von Mitarbeitenden gewährst du als Arbeitgeber den Resturlaub oder zahlst ihn aus (§ 7 Abs. 4 BUrlG), stellst ein Arbeitszeugnis (§ 109 GewO) und eine Urlaubsbescheinigung (§ 6 Abs. 2 BUrlG) aus, schließt das Lohnkonto ab und meldest die Person bei der Krankenkasse ab. Im Schichtbetrieb kommt der Dienstplan für die letzten Wochen dazu.

Das Gegenteil von Onboarding ist Offboarding. Onboarding begleitet neue Mitarbeitende in den Betrieb hinein, Offboarding regelt den Ablauf, wenn jemand den Betrieb verlässt, von der Übergabe bis zu den Arbeitspapieren.

Für das Offboarding ist der Arbeitgeber zuständig. In kleinen Betrieben übernimmt es meist die Inhaberin oder die Betriebsleitung, in größeren die Personalabteilung zusammen mit der direkten Führungskraft, die Dienstplan und Übergabe kennt. Die letzte Lohnabrechnung macht oft das Lohnbüro oder die Steuerberatung.

Ausscheidende Mitarbeitende meldest du mit der nächsten Entgeltabrechnung bei der Krankenkasse ab, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende der Beschäftigung (§ 8 Abs. 1 DEÜV). Die Pflicht zur Meldung selbst steht in § 28a SGB IV.

Den Resturlaub nimmt die Person beim Offboarding am besten noch in der Kündigungsfrist. Kann er wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden, muss der Arbeitgeber ihn abgelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Wer in der ersten Jahreshälfte ausscheidet, hat für das Jahr ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Monat (§ 5 Abs. 1 BUrlG).

Beim Austritt haben Beschäftigte Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis (§ 109 Abs. 1 GewO). Es nennt mindestens Art und Dauer der Tätigkeit, auf Verlangen auch Leistung und Verhalten. In elektronischer Form geht es nur mit Einwilligung der Person (§ 109 Abs. 3 GewO).