Case Study: 3 Gastro-Betriebe halbieren Planungszeit mit Shiftbase

Sonntagabend, und der Dienstplan steht immer noch nicht. 

Sonntagabend. Der Dienstplan für nächste Woche steht halb fertig in Excel, im WhatsApp-Chat stapeln sich die Tauschanfragen, und eine Aushilfe hat gerade abgesagt. Du tippst die Änderung ab, schickst den Plan nochmal rum, und am Montag steht trotzdem jemand vor verschlossener Tür. Das ist keine einzelne stressige Woche. Das ist jede Woche. Der Überblick fehlt, und die Zeit für den Dienstplan geht von der Zeit für deine Gäste und dein Team ab. Den Zeitverlust merkt meist keiner, bis der manuelle Weg einmal richtig schiefgeht: eine Schicht, die nicht besetzt ist, ein Mitarbeiter, der umsonst kommt. Genau dann fangen die meisten an, nach etwas Besserem zu suchen. 

Nur noch halb so viel Zeit für den Dienstplan

Betriebe, die von Excel und WhatsApp auf Shiftbase umsteigen, brauchen für den Dienstplan nur noch halb so lange. Über 8.000 Unternehmen arbeiten schon mit Shiftbase. Die drei Betriebe unten sitzen alle an einem Standort, und jeder Betrieb ist anders vorgegangen. Das Ergebnis ist jedes Mal dasselbe: weniger Zeit für den Dienstplan, mehr Überblick. 

De Heidbäcker: Schluss mit Excel-Plänen

Bei De Heidbäcker (50-100 Mitarbeiter) hat Yvonne B. die Dienstpläne vorher in Excel geschrieben. Mit den Schichtvorlagen in Shiftbase erstellt sie den Plan jetzt in einem Bruchteil der Zeit: 70% Zeitersparnis bei der Dienstplanerstellung, 20% höhere Genauigkeit, 30% mehr Mitarbeiterzufriedenheit. „Ich habe vorher mit Excel Pläne geschrieben", sagt Yvonne B. 

Nationalmuseum der Weltkulturen: Planung und Freigabe an einem Ort.

 Beim Nationalmuseum der Weltkulturen (Freizeit, 100-500 Mitarbeiter) teilten sich mehrere Teamleiter die Planung, und die Freigabe der Stunden zog sich. Weil sie den Dienst planen und die Stunden an einer Stelle freigeben, sparen sie 20% Planungszeit, und fünf Teamleiter kommen zusammen auf zwei Stunden weniger pro Monat. 

Escape: Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeit selbst ein

Escape (Nachtclub, 150 Mitarbeiter, ein Standort) arbeitet mit einer großen, flexiblen Truppe. Die Verfügbarkeit von 150 Leuten zusammenzutragen war eine Aufgabe für sich. Jetzt tragen die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit selbst in der App ein, und das Team erstellt den Dienstplan darauf aufbauend. Damit sparen sie 30% Zeit bei der Verfügbarkeitsprüfung, und die Dienstplanung ist auf 12 bis 14 Stunden pro Woche gesunken.

Drei Wege, ein Ergebnis 

Drei Betriebe, drei Wege. Der eine arbeitet mit Schichtvorlagen statt mit Excel, der andere plant und gibt Stunden an einem Ort frei, der dritte lässt die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit selbst eintragen. Es gibt keine Schablone, die auf jeden Betrieb passt. Du wählst den Weg, der zu deinem Betrieb passt. Eins haben alle drei gemeinsam: weniger Zeit für den Dienstplan und mehr Überblick über die Woche.

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