Turnos de trabajo: todo lo que debes saber

¿Qué son los turnos de trabajo?

Son los períodos de tiempo en los que los empleados realizan su actividad laboral, dentro de la jornada diaria, semanal, mensual o anual. Estos pueden ser horarios de trabajo diurno, nocturno y mixto. 

¿Cómo calcular los turnos de trabajo?

Calcular los turnos implica tener en cuenta varios factores, como el número de recursos humanos disponibles, las horas de operación de la empresa y las necesidades de cobertura de cada turno. Aquí te explico cómo realizar este cálculo:

Determina las horas de operación: Por ejemplo, si la empresa opera de 8:00 a.m. a 10:00 p.m., debes considerar este rango de tiempo al calcular los turnos.

Establece la duración de los turnos: Esto puede variar según las necesidades de la empresa y las leyes laborales vigentes. Por ejemplo, los turnos pueden ser de 8 horas, 12 horas o cualquier otra duración establecida.

Determina la necesidad de personal en cada turno: Evalúa cuántos trabajadores se necesitan en cada turno para cubrir las tareas y atender la demanda de trabajo.

Considera la carga de trabajo, la capacidad de atención al cliente y otros factores relevantes para determinar los recursos humanos necesarios.

Divide las horas de operación en turnos: Asegúrate de tener la cantidad correcta de empleados asignados a cada turno para cubrir las necesidades de personal.

Considera los descansos y días libres: Programa descansos adecuados para los empleados dentro de cada turno y considera los días libres para garantizar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Según la legislación laboral española, los empleados tienen derecho a descansos durante la jornada laboral. Por ejemplo, para jornadas de más de 6 horas, se debe permitir un descanso mínimo de 15 minutos.

Ajusta según las regulaciones laborales:En España, la legislación establece que la jornada laboral máxima es de 40 horas semanales de trabajo efectivo, excluyendo los descansos. Además, se deben respetar los descansos diarios de al menos 12 horas entre jornadas.

Las horas extras deben ser voluntarias y se deben compensar adecuadamente. La legislación establece que las horas extras no deben superar las 80 horas anuales por empleado, salvo excepciones específicas.

Turnos rotativos y nocturnidad: Si la empresa requiere turnos rotativos o trabajo nocturno, se deben tener en cuenta las regulaciones específicas sobre descansos y compensaciones adicionales para garantizar el bienestar de los empleados.

¿Cuáles son los tipos de turnos?

Los turnos se clasifican en cuatro tipos principales, según el horario, la duración, la frecuencia y la rotación de los mismos. A continuación, te explicamos los turnos de trabajo más comunes y sus características:

Turnos de trabajo fijos

Los empleados realizan siempre el mismo horario, sin variar ni rotar. Es el caso de un empleado que trabaja siempre de 8:00 a 16:00 horas, o de 16:00 a 24:00 horas, o de 24:00 a 8:00 horas.

Turnos de trabajo rotativos

Los empleados cambian periódicamente de horario, siguiendo un orden establecido. Un ejemplo claro es un empleado que trabaja una semana de 8:00 a 16:00 horas, otra semana de 16:00 a 24:00 horas, y otra semana de 24:00 a 8:00 horas.

Turnos de trabajo partidos

Son los mismos que conocemos como turno de trabajo no sucesivo y aplica cuando los empleados realizan dos períodos de trabajo al día, separados por un intervalo de tiempo superior al descanso entre jornadas. Un empleado que trabaja de 9:00 a 13:00 horas y de 17:00 a 21:00 horas, sería un buen ejemplo de este tipo de turno.

Turnos de trabajo flexibles

Los trabajadores pueden elegir o modificar su horario laboral, dentro de los límites establecidos por las empresas.

Doble turno de trabajo: qué es y cómo se aplica

Consiste en que el trabajador realiza dos jornadas al día, con un descanso entre ambas. En consecuencia, podría trabajar de 8 a 14 horas y de 16 a 22 horas, completando así una jornada de 12 horas.

El doble turno se suele utilizar en sectores que requieren una actividad continua o intensiva, mañana, tarde y noche, como en la industria, la producción, la hostelería, la salud o la seguridad.

Patrones de turnos de trabajo

Los patrones de turnos de trabajo son las formas de organizar y distribuir los turnos entre los empleados, según el número de días trabajados y el número de días de descanso. A continuación, te explicamos los más habituales y en qué consisten:

4 x 1: Este patrón se rige dentro de cuatro días seguidos y descansar un día.

4 x 2: Implica una jornada de trabajo de cuatro días seguidos y descansar dos días.

4 x 3: Se trabaja cuatro días seguidos y descansa tres días.

5 x 2: En el patrón de turnos de trabajo 5 x 2 se trabaja cinco días seguidos y descansa dos días.

6 x 2: En el turno de trabajo 6 x 2 el empleado labora seis días seguidos y descansa dos días.

¿Los cuadrantes de trabajo son iguales o diferentes a los turnos de trabajo?

Los cuadrantes de trabajo y los turnos de trabajo son conceptos relacionados pero distintos. El cuadrante muestra la planificación general de los turnos de trabajo, mientras que los turnos son los períodos específicos en los que los empleados deben trabajar. El cuadrante es la herramienta que se utiliza para organizar y visualizar los turnos de manera eficiente.

Errores más comunes al organizar los turnos de trabajo

La planificación del horario a turnos es una tarea compleja y delicada, que requiere de una buena estrategia, un análisis detallado y una comunicación fluida. 

Los fallos en el sistema de turnos pueden afectar negativamente el funcionamiento de las empresas de servicios, así como a la satisfacción de los trabajadores.

Tres errores en la gestión de turnos de trabajo

A continuación, te explicamos los errores más frecuentes al planificar los turnos y cómo evitarlos:

Desconocer o incumplir la legislación vigente

Esto puede acarrear sanciones, multas, reclamaciones o demandas, que pueden dañar la imagen, la reputación y la economía de la empresa.

No respetar los tiempos de descanso y recuperación

Esto puede derivar en un menor rendimiento y una mayor incidencia de bajas laborales por enfermedades.

No tener en cuenta las contingencias y las preferencias del personal

Esto puede ocasionar conflictos, quejas o reclamaciones, por lo que es recomendable contar con un sistema de gestión de los turnos de trabajo que permita anticipar, detectar y resolver las contingencias de forma rápida y eficaz, así como recoger, analizar y atender las preferencias de los trabajadores de manera equitativa y transparente.

La complejidad de la gestión de los turnos de trabajo

Organizar los turnos es extremadamente importante, ya que de ese modo siempre habrá trabajadores calificado en cada puesto. Es preciso entender en qué están interesados los empleados y cuál es su horario preferido.

La mala gestión de estos cambios puede afectar la productividad de las empresas y crear lugares de trabajo deficientes. Otro problema potencial es que podría conducir a un aumento de la rotación de los empleados.

Consejos a la hora de gestionar turnos rotativos

Una forma efectiva de llevar el control de las horas de trabajo es utilizando una hoja de cálculo en Excel.

En primer lugar, es importante establecer un sistema claro para asignar los turnos. Esto implica tener en cuenta la disponibilidad y preferencias de los empleados, así como la necesidad de cubrir todas las horas requeridas.

Una vez que se haya establecido este sistema, puedes utilizar Excel para crear un calendario que muestre los diferentes turnos asignados a cada empleado.

Usa fórmulas y funciones en Excel para calcular automáticamente los horarios y asegurarte de que no haya conflictos o superposiciones.

Además, puedes utilizar colores o formatos condicionales en Excel para resaltar visualmente los diferentes turnos y hacerlos más fáciles de identificar.

Recuerda también mantener una comunicación abierta con tus empleados durante este proceso. Asegúrate de explicarles claramente cómo se organizarán los turnos rotativos y escucha sus comentarios o preocupaciones.

¿Por qué Excel y las plantillas no son suficientes para organizar los turnos de trabajo?

Muchas empresas usan una plantilla para organizar los turnos de trabajo, creyendo que es una forma sencilla, rápida y económica de hacerlo. 

Sin embargo, las plantillas para trabajos rotativos presentan varias limitaciones, como la actualización manual y constante.

Tampoco permiten una comunicación y coordinación entre departamentos y trabajadores ya que no disponen de alertas y notificaciones.

Cómo optimizar el sistema de turnos de trabajo

La solución más fácil es el software de gestión de turnos. ¿Cuáles son sus ventajas? Facilitar la comunicación de los cambios en las horas de trabajo o en los turnos, respetar las normas legales y mantener un sistema eficiente de gestión de turnos.

Una herramienta de software bien diseñada nos permite agregar nuestras propias reglas al crear el sistema de turnos.

Cada vez que configuras tu calendario tienes la capacidad de cambiar toda la información. También hay posibilidades de añadir o eliminar reglas.

El software también se actualiza cada vez que se introducen nuevas normas legales que deben respetarse. Esto no sólo ahorrará tiempo cada mes, sino que mejorará la satisfacción del trabajador.

Caso práctico de un patrón de turno rotativo 6X2 optimizado con la ayuda del software de control horario

Este plan incluye seis días laborables y dos días de descanso. En orden de rotación, a menudo es posible que aparezcan modelos de modelo "MM TT NN LL". Por lo tanto, los primeros trabajadores empezarían la semana a las 2 horas de la mañana, 2 horas de la noche y 3 horas de la noche. Un segundo trabajador seguirá este plan, sólo que una semana comenzará con 2 horas libres, lo que resulta en un patrón de L-MM TTNN. El tercer trabajador comenzará al día siguiente de las dos.

Imaginemos a Marta, una empleada dedicada y apasionada que trabaja en el sector de la hostelería en un turno rotativo 6x2.

Marta utiliza un software de control horario para mantener un registro preciso de sus horarios y optimizar su tiempo de trabajo.

Cada día, al llegar al hotel, inicia sesión en el software para marcar su hora de entrada. Durante su turno, el programa le permite realizar un seguimiento de las actividades que realiza, como atender a los clientes, tomar pedidos, servir alimentos y bebidas, al igual que mantener el área limpia y ordenada.

Por otra parte, esta herramienta tiene una función de pausas y descansos que Marta utiliza para asegurarse de tomar sus merecidos descansos durante su jornada laboral.

Con solo unos clics, puede registrar el inicio y fin de sus pausas para asegurarse de que se toma el tiempo adecuado para recargar energías.

Al final de su turno, Marta marca su hora de salida en el software, lo que permite que se registre de manera precisa y se calcule su tiempo total de trabajo.

Con esta información, el sistema genera informes detallados que Marta puede utilizar para analizar su productividad y eficiencia en el trabajo, así como planificar sus días libres con anticipación.

El sistema le muestra claramente en su calendario los días en los que debe trabajar y los días de descanso, lo que le permite organizar su vida personal y disfrutar de su tiempo libre al máximo.

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