Personeelsplanning

Personeelsplanning heeft als doel om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen, waarbij de vraag staat voor de behoefte aan personeel en het aanbod de beschikbaarheid van het personeel betreft. Een goede personeelsplanning zorgt voor meer rendement binnen de organisatie, verhoogt de tevredenheid van het personeel en draagt bij aan de klanttevredenheid.

Het doel van een personeelsplanning is om ervoor te zorgen dat er altijd voldoende medewerkers met de juiste kwalificaties beschikbaar zijn. Het plannen van personeel moet efficiënt gebeuren, waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbare financiële middelen, om het concurrentievermogen van een bedrijf te waarborgen. De personeelsbehoefte wordt bepaald op basis van het huidige personeelsbestand, de instroom en de uitstroom.

Personeelsplanning is belangrijk omdat het helpt ervoor te zorgen dat een organisatie het juiste aantal en type mensen, met de nodige vaardigheden, beschikbaar heeft wanneer dat nodig is. Door een plan op te stellen om de huidige en nieuwe medewerkers te volgen, toekomstige behoeften te voorspellen en hiaten in de personeelsbezetting of -capaciteiten te identificeren, kunnen bedrijven beter uitgerust zijn om hun organisatiedoelstellingen te halen. Daarnaast verhoogd het de medewerkerstevredenheid, door in te spelen op de personeelsbehoefte.

Er zijn drie niveaus van personeelsplanning waar organisaties rekening mee moeten houden: strategische, tactische en operationele personeelsplanning. Elk niveau heeft een ander doel en vereist verschillende methoden en tools voor effectieve uitvoering.

• Strategische personeelsplanning: Dit niveau richt zich op de lange termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het vinden van de juiste balans tussen beschikbaarheid van medewerkers en personeelsbehoefte op de lange termijn. Dit omvat het identificeren van toekomstige ontwikkelingen in de markt en binnen de organisatie en het anticiperen op de behoefte aan bepaalde vaardigheden en kwalificaties.

• Tactische personeelsplanning: Dit niveau richt zich op de middellange termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het vertalen van de strategische personeelsplanning naar concrete acties en doelen. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals beschikbaarheid van medewerkers, verlofaanvragen en diensten ruilen.

• Operationele personeelsplanning: Dit niveau richt zich op de korte termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het dagelijks inplannen en beheren van het personeelsbestand. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals beschikbaarheid van medewerkers, gewerkte uren en werkroosters.

Het is belangrijk voor organisaties om op alle drie de niveaus een effectieve personeelsplanning uit te voeren om ervoor te zorgen dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn met de juiste vaardigheden en kwalificaties om de doelstellingen van de organisatie te behalen. Door het gebruik van beschikbare software en tools kan het proces van personeelsplanning op alle drie niveaus efficiënter worden uitgevoerd.

Personeelsplanning software is een essentiële tool voor werkgevers die hun werkroosters op orde willen hebben. Hier zijn enkele kenmerken van rooster software:

Gebruiksvriendelijke interface

Personeelsplanning software moet eenvoudig te gebruiken zijn. Hierdoor kunnen medewerkers zelf beschikbaarheid doorgeven en verlof aanvragen. Managers kunnen eenvoudig diensten inplannen en rooster wijzigingen doorvoeren.

Flexibiliteit

De software moet in staat zijn om aangepast te worden aan de specifieke behoeften en processen van de organisatie, zoals het aanpassen van werktijden, het uitzetten van open diensten, het beheren van verlofaanvragen en het ruilen van diensten. Zo zorg je voor een juiste balans tussen personeelsbehoefte en strategische keuzes.

Real-time inzicht

Personeelsplanning software moet altijd up-to-date zijn en real-time informatie bieden over de huidige personeelsplanning, beschikbaarheid van medewerkers en eventuele veranderingen in het rooster.

Integratie met andere systemen

De software moet kunnen integreren met andere systemen binnen de organisatie, zoals urenregistratie, salarisadministratie en communicatieplatforms.

Rapportages en analyse

Personeelsplanning software moet in staat zijn om rapportages en analyses te genereren om inzicht te krijgen in de efficiëntie van de personeelsplanning en waar mogelijk verbeteringen aan te brengen.

• Automatisering: De software moet in staat zijn om bepaalde processen te automatiseren, zoals het genereren van roosters op basis van beschikbaarheid van medewerkers, competenties en organisatiebehoeften.

• Mobiele toegang: Een personeelsplanning app of mobiele toegang tot de software zorgt ervoor dat medewerkers en managers altijd en overal de personeelsplanning kunnen raadplegen en bijwerken.

Het kiezen van de juiste personeelsplanning software is cruciaal voor het optimaliseren van de personeelsplanning en het verhogen van de efficiëntie en medewerkerstevredenheid binnen de organisatie.

Software voor personeelsplanning helpt een organisatie zijn huidige en toekomstige personeelsbestand beter te beheren. Door veel van de handmatige gegevensanalyse te automatiseren, vereenvoudigt het het opstellen van plannen en het bewaken van de voortgang.

Vermindering van personeelsverloop

Door nauwkeurig de personeelsbehoeften te voorspellen en deze af te stemmen op de beschikbare vaardigheden in de organisatie, kan tactische personeelsplanning software het personeelsverloop helpen verminderen. Het vermindert ook planningsconflicten door het automatisch bijhouden van vakantiedagen, feestdagen en andere afwezigheden, waardoor alle diensten voldoende gedekt zijn.

Eenvoudige urenregistratie en salarisadministratie

Door je urenregistratie te koppelen aan jouw salarissysteem, kun je de uren van jouw werknemers automatisch bijhouden. Dit maakt het gemakkelijker om de arbeidskosten real-time te controleren en ervoor te zorgen dat werknemers nauwkeurig worden betaald voor hun gewerkte tijden.

Automatische notificaties

Met behulp van personeelsplanning software, kan je jouw medewerkers real-time op de hoogte brengen van wijzingen in de planning. Het is essentieel om goed te communiceren met medewerkers over de roosters.

Altijd en overal toegang

De tooling moet compatibel zijn met alle computers en smartphones. Met verschillende rechten kan je bepalen wie wat kan inzien. Zo zorg je dat juiste medewerkers, op het juiste tijdstip en juiste moment aanwezig zijn.

Is er een Shiftbase mobiele app voor iOS en Android?

Ja! Een mobiele app is beschikbaar van Shiftbase, waarin medewerkers hun roosters kunnen bekijken, diensten kunnen ruilen en verlof kunnen aanvragen.

Hoeveel medewerkers kan je plannen met Shiftbase?

Shiftbase heeft een gratis versie waarmee je maximaal 75 medewerkers kunt inplannen. Vanaf het starter pakket kun je een onbeperkt aantal medewerkers inplannen. Het platform is geschikt voor alle soorten bedrijven - kleine en middelgrote bedrijven of Enterprise.

Hoe communiceer je met medewerkers via Shiftbase?

Met het Shiftbase platform kunnen managers tijdig mededelingen sturen naar specifieke teams, locaties en medewerkers, zodat tijdgevoelige informatie de beoogde ontvangers bereikt. In de mobiele app, worden aankondigingen gepushed als meldingen wanneer ze worden uitgezonden naar medewerkers.

Integreert Shiftbase met mijn salarisadministratie en kassasysteem?

Ja, Shiftbase biedt een open API waardoor andere software pakketten eenvoudig kunnen integreren. Je kunt Shiftbase bijvoorbeeld koppelen aan je kassasysteem om de omzet aan je personeelskosten te koppelen. Of met je loonadministratie, om gewerkte uren van je medewerkers rechtstreeks naar de loonadministratie te sturen.

Beschikt Shiftbase ook over een tijdregistratie?

 Ja, het is een van de belangrijkste onderdelen van de planning tool. Shiftbase biedt personeelsplanning, tijdregistratie en verlofregistratie in één tool. Het systeem verzamelt gegevens van tijdregistraties, zodat managers kunnen bijhouden of de geplande vs. werkelijke uren kloppen en indien nodig diensten kunnen opvullen. Bovendien zijn urenregistraties nauwkeuriger en gedetailleerder.