Personeelsplanning maken die klopt, elke week opnieuw.

Personeelsplanning software is een tool waarmee je het rooster van je team op één plek maakt, deelt en bijwerkt, in plaats van in een spreadsheet of een groepsapp. Je komt hem ook tegen als planningsprogramma, planningstool of roosterprogramma. Shiftbase heeft de beschikbaarheid, het verlof en de contracturen van je team al staan terwijl je plant, dus conflicten zie je vóór je publiceert in plaats van erna. Je richt Shiftbase meestal in een avond in en publiceert je eerste echte rooster binnen een dag.

Je kiest een week, sleept de diensten op je medewerkers en publiceert. Beschikbaarheid, verlof en contracturen staan al in het rooster, dus je ziet al tijdens het plannen wat niet klopt en niet pas als je team er al naar kijkt. Draai je vaste patronen, dan zet je die één keer als dienst-template klaar en kopieer je ze daarna per week. Je eerste week kan vanavond live staan.

Ja, Shiftbase maakt met automatisch roosteren een eerste versie van de personeelsplanning voor de hele week. De diensten gaan naar medewerkers die beschikbaar zijn en de juiste contracturen hebben. Jij loopt die versie na, past aan wat niet klopt en publiceert hem zelf: Shiftbase publiceert nooit zonder jou.

Ja, in Shiftbase plan je meerdere locaties en afdelingen naast elkaar. Elke afdeling en locatie heeft een eigen rooster en je ziet ze samen in één overzicht. Medewerkers kunnen over locaties heen werken en met Flexpool schuif je ze door naar de plek waar een gat valt.

Je medewerkers zien het rooster in de Shiftbase-app, op hun eigen telefoon. Je stuurt het rooster met één klik rond: iedereen krijgt een mail en wie de app heeft, krijgt ook een pushmelding. Je kunt het rooster ook eerst ongezien maken en het pas openzetten als je tevreden bent. Diensten synchroniseren ook met hun eigen agenda.

Meldt iemand zich ziek, dan leg je het verzuim vast in Shiftbase en bepaal je wat er met de dienst gebeurt: laten staan, weghalen of als open dienst openzetten. Zet je de dienst open, dan pakt je team hem zelf op in de Shiftbase-app en hoef jij niet rond te bellen voor vervanging.

Ja, Shiftbase toetst elke dienst aan de Arbeidstijdenwet terwijl je het rooster maakt. Rusttijden, het maximum aantal uren per dag en pauzes zie je vóór je publiceert, net als een dienst die overlapt met verlof of met een andere dienst, of iemand die boven de contracturen uitkomt. Shiftbase signaleert, het blokkeert niet: jij beslist wat je met de melding doet.

Hoe lang van tevoren het werkrooster bekend moet zijn, staat meestal in je cao. Voor oproepkrachten schrijft artikel 7:628a BW minimaal vier dagen voor, schriftelijk of elektronisch, en een cao mag die termijn verkorten tot niet minder dan 24 uur. Veel teams met wisselende diensten plannen twee tot vier weken vooruit. In Shiftbase publiceer je de hele week in één keer en gaat elke latere wijziging als melding naar de betrokken medewerkers.

In Shiftbase is het rooster de basis, en de uren die je team echt werkt lopen door naar de salarisadministratie. Gewerkte uren, toeslagen en verlof tellen mee terwijl de week draait, dus de salarisvoorbereiding begint met kloppende cijfers in plaats van een sheet die je elke keer opnieuw moet maken.

Je zet je personeelsplanning uit Excel over naar Shiftbase door je team uit het bestand te importeren en de week die je nu draait één keer vast te leggen als dienst-template. Daarna kopieer je die week telkens vooruit. Wat de spreadsheet niet doet: laten zien wie er vrij is, je team waarschuwen als je een dienst verschuift en melden dat een dienst over iemands contracturen heen gaat. Wil je voorlopig in Excel verder? Gebruik dan ons gratis template voor personeelsplanning in Excel.