Personeelsplanning

Snel en makkelijk je personeelsplanning maken.

Maak een planning in enkele minuten voor je medewerkers met onze personeelsplanning software

Operationele personeelsplanning

Diensten inplannen

Maak een personeelsplanning en deel deze met je medewerkers

Maak werkroosters zoals je gewend bent maar dan overzichtelijker en op één centrale plek.

Maak eenvoudig een werkrooster doormiddel van dienst templates en herhalende diensten

Maak en wijzig roosters door middel van drag-n-drop

Gebruik flex-teams voor het uitwisselen van medewekers.

Houd rekening met de beschikbaarheid en afwezigheid van medewerkers

Beschikbaarheid doorgeven

Personeelskosten beheren

Houd grip op je personeelskosten en blijf binnen je budget.

Houd tijdens het plannen rekening met de personeelskosten en verwachte omzet.

Krijg inzicht in de loonkosten en toeslagen tijdens het plannen

Inzicht in percentage personeelskosten ten opzicht van de verwachte omzet.

Maak roosters op basis van gebudgetteerde loonkosten of uren.

Standaard en uitgebreide rapportages

Budget

Stel maximaal in te roosteren budgetten in. Dit kan in de vorm van tijd of salaris. Zodra het ingestelde budget wordt overschreden, verschijnt er een melding om de planner te informeren.

Plannen met budget
Ingeroosterde diensten ruilen

Diensten ruilen

Ingeroosterde medewerkers kunnen onderling diensten ruilen met goedkeuring van de planner. Wanneer een medewerker op een eigen dienst klikt, dan kan een ruilverzoek verstuurd worden naar geselecteerde medewerkers. Zodra één van de geselecteerde medewerkers aangeeft de dienst te willen overnemen, dan wordt de planner hiervan op de hoogte gebracht. Zodra de ruilaanvraag akkoord is, wordt de dienst automatisch gewijzigd.

Laat medewerkers zelf voor vervanging zorgen

Met goedkeuring van de planner

Open diensten

Open diensten

Zelfroosteren kan met behulp van open diensten. Met open diensten kunnen medewerkers uitgenodigd worden om een dienst te draaien. De geselecteerde medewerkers ontvangen een uitnodiging, en kunnen deze direct accepteren of afwijzen. Deze manier van plannen bevordert de medewerkerstevredenheid. Open diensten kunnen ook gebruikt worden om diensten te parkeren, en deze op een later moment in te roosteren.

Medewerkers uitnodigen voor een dienst

Medewerkers zelf diensten laten inroosteren

Bezetting instellen

Optimale bezetting

Een goede personeelsplanning voorziet in de behoefte van de organisatie, de klanten én medewerkers. Met de bezettingsfunctie, kun je de optimale bezetting opgeven. Zo kan je een minimale, maximale of exacte hoeveelheid diensten worden ingesteld. Hierdoor is direct zichtbaar of het werkrooster voldoet aan de opgegeven bezetting.

Altijd een kloppend werkrooster

Duidelijk overzicht van de in te plannen diensten

Open diensten

Nodig medewerkers per email en pushbericht uit voor het draaien van een dienst.

Bezetting

Geef per dag de diensten op waaraan het rooster moet voldoen. Zo heb je altijd een kloppend rooster.

Beschikbaarheid

Laat medewerkers zelf hun voorkeur opgeven. Zo kan de planner de juiste medewerkers op het juiste moment inplannen.

Diensten ruilen

Laat medewerkers onderling diensten ruilen. Dit kan met of zonder goedkeuring van de planner.

Vaardigheden

Registreer de belangrijkste competenties en vaardigheden van je medewerkers.

Weer

Bekijk de weersvoorspelling boven de roosters, zodat je hier eenvoudig de bezetting op kunt afstemmen.

Diensten slepen

In het werkrooster kun je wijzigingen aanbrengen door het verslepen van diensten.

Publiceren

Publiceer eenvoudig werkroosters, en deel deze per email of pushbericht met de medewerkers.

Verlofregistratie

Bekijk alle verlofregistraties overzichtelijk in het werkrooster, en houd hier rekening mee tijdens het plannen.

Koppel aan agenda

Koppel het rooster via iCal met jouw persoonlijke agenda van Outlook, Google of Apple.

ATW-controlle

Realtime controle van het rooster op de Arbeidstijdenwet. Voorkom fouten tijdens het roosteren.

Budget en kosten

Je hebt direct inzicht in loonkosten en budgetten tijdens het opstellen van een rooster.

werkrooster app

Personeelsplanning app

Met de mobiele app voor managers en medewerkers, heb je inzicht in de planning per locatie, en zijn diensten in het rooster aan te passen. Ook is te zien hoeveel diensten er nog openstaan en kunnen ruilaanvragen worden goed- of afgekeurd. De mobiele app is daarom voor zowel leidinggevende als medewerkers te gebruiken.

Medewerkers kunnen de planning inzien

Beschikbaarheid opgeven

Koppeling via iCal mogelijk

Diensten inroosteren

Ruilverzoeken accepteren

Open diensten bekijken

Verlof aanvragen

Maak vandaag nog jouw personeelsplanning met Shiftbase!

Probeer 14 dagen, geen contract, annuleer op ieder moment

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen
  • Wat is personeelsplanning?

    Personeelsplanning heeft als doel om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen, waarbij de vraag staat voor de behoefte aan personeel en het aanbod de beschikbaarheid van het personeel betreft. Een goede personeelsplanning zorgt voor meer rendement binnen de organisatie, verhoogt de tevredenheid van het personeel en draagt bij aan de klanttevredenheid.

  • Wat is het doel van personeelsplanning?

    Het doel van een personeelsplanning is om ervoor te zorgen dat er altijd voldoende medewerkers met de juiste kwalificaties beschikbaar zijn. Het plannen van personeel moet efficiënt gebeuren, waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbare financiële middelen, om het concurrentievermogen van een bedrijf te waarborgen. De personeelsbehoefte wordt bepaald op basis van het huidige personeelsbestand, de instroom en de uitstroom.

  • Waarom is personeelsplanning belangrijk?

    Personeelsplanning is belangrijk omdat het helpt ervoor te zorgen dat een organisatie het juiste aantal en type mensen, met de nodige vaardigheden, beschikbaar heeft wanneer dat nodig is. Door een plan op te stellen om de huidige en nieuwe medewerkers te volgen, toekomstige behoeften te voorspellen en hiaten in de personeelsbezetting of -capaciteiten te identificeren, kunnen bedrijven beter uitgerust zijn om hun organisatiedoelstellingen te halen. Daarnaast verhoogd het de medewerkerstevredenheid, door in te spelen op de personeelsbehoefte.

  • Wat zijn de drie niveaus van personeelsplanning?

    Er zijn drie niveaus van personeelsplanning waar organisaties rekening mee moeten houden: strategische, tactische en operationele personeelsplanning. Elk niveau heeft een ander doel en vereist verschillende methoden en tools voor effectieve uitvoering.

    • Strategische personeelsplanning: Dit niveau richt zich op de lange termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het vinden van de juiste balans tussen beschikbaarheid van medewerkers en personeelsbehoefte op de lange termijn. Dit omvat het identificeren van toekomstige ontwikkelingen in de markt en binnen de organisatie en het anticiperen op de behoefte aan bepaalde vaardigheden en kwalificaties.

    • Tactische personeelsplanning: Dit niveau richt zich op de middellange termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het vertalen van de strategische personeelsplanning naar concrete acties en doelen. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals beschikbaarheid van medewerkers, verlofaanvragen en diensten ruilen.

    • Operationele personeelsplanning: Dit niveau richt zich op de korte termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het dagelijks inplannen en beheren van het personeelsbestand. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals beschikbaarheid van medewerkers, gewerkte uren en werkroosters.

    Het is belangrijk voor organisaties om op alle drie de niveaus een effectieve personeelsplanning uit te voeren om ervoor te zorgen dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn met de juiste vaardigheden en kwalificaties om de doelstellingen van de organisatie te behalen. Door het gebruik van beschikbare software en tools kan het proces van personeelsplanning op alle drie niveaus efficiënter worden uitgevoerd.

  • Wat zijn de kenmerken van personeelsplanning software?

    Personeelsplanning software is een essentiële tool voor werkgevers die hun werkroosters op orde willen hebben. Hier zijn enkele kenmerken van rooster software:

    Gebruiksvriendelijke interface

    Personeelsplanning software moet eenvoudig te gebruiken zijn. Hierdoor kunnen medewerkers zelf beschikbaarheid doorgeven en verlof aanvragen. Managers kunnen eenvoudig diensten inplannen en rooster wijzigingen doorvoeren.

    Flexibiliteit

    De software moet in staat zijn om aangepast te worden aan de specifieke behoeften en processen van de organisatie, zoals het aanpassen van werktijden, het uitzetten van open diensten, het beheren van verlofaanvragen en het ruilen van diensten. Zo zorg je voor een juiste balans tussen personeelsbehoefte en strategische keuzes.

    Real-time inzicht

    Personeelsplanning software moet altijd up-to-date zijn en real-time informatie bieden over de huidige personeelsplanning, beschikbaarheid van medewerkers en eventuele veranderingen in het rooster.

    Integratie met andere systemen

    De software moet kunnen integreren met andere systemen binnen de organisatie, zoals urenregistratie, salarisadministratie en communicatieplatforms.

    Rapportages en analyse

    Personeelsplanning software moet in staat zijn om rapportages en analyses te genereren om inzicht te krijgen in de efficiëntie van de personeelsplanning en waar mogelijk verbeteringen aan te brengen.

    • Automatisering: De software moet in staat zijn om bepaalde processen te automatiseren, zoals het genereren van roosters op basis van beschikbaarheid van medewerkers, competenties en organisatiebehoeften.

    • Mobiele toegang: Een personeelsplanning app of mobiele toegang tot de software zorgt ervoor dat medewerkers en managers altijd en overal de personeelsplanning kunnen raadplegen en bijwerken.

    Het kiezen van de juiste personeelsplanning software is cruciaal voor het optimaliseren van de personeelsplanning en het verhogen van de efficiëntie en medewerkerstevredenheid binnen de organisatie.

  • Wat zijn de voordelen van personeelsplanning software?

    Software voor personeelsplanning helpt een organisatie zijn huidige en toekomstige personeelsbestand beter te beheren. Door veel van de handmatige gegevensanalyse te automatiseren, vereenvoudigt het het opstellen van plannen en het bewaken van de voortgang.

    Vermindering van personeelsverloop

    Door nauwkeurig de personeelsbehoeften te voorspellen en deze af te stemmen op de beschikbare vaardigheden in de organisatie, kan tactische personeelsplanning software het personeelsverloop helpen verminderen. Het vermindert ook planningsconflicten door het automatisch bijhouden van vakantiedagen, feestdagen en andere afwezigheden, waardoor alle diensten voldoende gedekt zijn.

    Eenvoudige urenregistratie en salarisadministratie

    Door je urenregistratie te koppelen aan jouw salarissysteem, kun je de uren van jouw werknemers automatisch bijhouden. Dit maakt het gemakkelijker om de arbeidskosten real-time te controleren en ervoor te zorgen dat werknemers nauwkeurig worden betaald voor hun gewerkte tijden.

    Automatische notificaties

    Met behulp van personeelsplanning software, kan je jouw medewerkers real-time op de hoogte brengen van wijzingen in de planning. Het is essentieel om goed te communiceren met medewerkers over de roosters.

    Altijd en overal toegang

    De tooling moet compatibel zijn met alle computers en smartphones. Met verschillende rechten kan je bepalen wie wat kan inzien. Zo zorg je dat juiste medewerkers, op het juiste tijdstip en juiste moment aanwezig zijn.

    Is er een Shiftbase mobiele app voor iOS en Android?

    Ja! Een mobiele app is beschikbaar van Shiftbase, waarin medewerkers hun roosters kunnen bekijken, diensten kunnen ruilen en verlof kunnen aanvragen.

    Hoeveel medewerkers kan je plannen met Shiftbase?

    Shiftbase heeft een gratis versie waarmee je maximaal 75 medewerkers kunt inplannen. Vanaf het starter pakket kun je een onbeperkt aantal medewerkers inplannen. Het platform is geschikt voor alle soorten bedrijven - kleine en middelgrote bedrijven of Enterprise.

    Hoe communiceer je met medewerkers via Shiftbase?

    Met het Shiftbase platform kunnen managers tijdig mededelingen sturen naar specifieke teams, locaties en medewerkers, zodat tijdgevoelige informatie de beoogde ontvangers bereikt. In de mobiele app, worden aankondigingen gepushed als meldingen wanneer ze worden uitgezonden naar medewerkers.

    Integreert Shiftbase met mijn salarisadministratie en kassasysteem?

    Ja, Shiftbase biedt een open API waardoor andere software pakketten eenvoudig kunnen integreren. Je kunt Shiftbase bijvoorbeeld koppelen aan je kassasysteem om de omzet aan je personeelskosten te koppelen. Of met je loonadministratie, om gewerkte uren van je medewerkers rechtstreeks naar de loonadministratie te sturen.

    Beschikt Shiftbase ook over een tijdregistratie?

     Ja, het is een van de belangrijkste onderdelen van de planning tool. Shiftbase biedt personeelsplanning, tijdregistratie en verlofregistratie in één tool. Het systeem verzamelt gegevens van tijdregistraties, zodat managers kunnen bijhouden of de geplande vs. werkelijke uren kloppen en indien nodig diensten kunnen opvullen. Bovendien zijn urenregistraties nauwkeuriger en gedetailleerder.