Organisatiestructuur instellen
1. Inleiding
In deze module gaan we het hebben over de organisatie-instellingen. Hier bepaal je hoe je jouw bedrijf in Shiftbase qua structuur wilt opbouwen. Of je nu nieuw bent bij ons of gewoon je kennis wilt opfrissen, deze uitleg biedt waardevolle inzichten en praktische tips.
Het opzetten van je organisatiestructuur is cruciaal voor een duidelijk overzicht en een goede verdeling van medewerkers en werkzaamheden. Dit vormt de basis van je account en zorgt ervoor dat alles efficiënt en overzichtelijk verloopt.
Het opzetten van je organisatiestructuur is cruciaal voor een duidelijk overzicht en een goede verdeling van medewerkers en werkzaamheden. Dit vormt de basis van je account en zorgt ervoor dat alles efficiënt en overzichtelijk verloopt.
2. Organisatie algemeen
- Klik rechtsboven op het tandwiel
- Klik in de linkerkolom op 'organisatie'
Locatie
De locatie is meestal de naam van het bedrijf. Deze regel zelf doet nog niets, maar hier zal alles onder vallen wat we verder gaan aanmaken. Heb je dus twee bedrijven en wil je beide in één Shiftbase-account, dan kun je een extra locatie aanmaken.
Afdelingen
Een afdeling kun je zien als een los 'eiland' met eigen regels, diensten en medewerkers die hier werken.
Bijvoorbeeld: Bij Shiftbase hebben wij een afdeling Support. Enkel medewerkers van Support kunnen hier naar het rooster kijken of diensten werken. De instellingen voor het registreren van uren kunnen hier afwijken ten opzichte van andere afdelingen.
Ook is het vaak zo dat bedrijfsleiders hun eigen afdeling willen beheren en niets willen zien van andere afdelingen binnen het bedrijf. Als je per afdeling een andere bedrijfsleider hebt, dan heb je de mogelijkheid om per bedrijfsleider een afdeling aan te maken. Uiteraard kan het ook zo zijn dat een afdeling wordt gestuurd door meerdere bedrijfsleiders.
Bijvoorbeeld: Bij Shiftbase hebben wij een afdeling Support. Enkel medewerkers van Support kunnen hier naar het rooster kijken of diensten werken. De instellingen voor het registreren van uren kunnen hier afwijken ten opzichte van andere afdelingen.
Ook is het vaak zo dat bedrijfsleiders hun eigen afdeling willen beheren en niets willen zien van andere afdelingen binnen het bedrijf. Als je per afdeling een andere bedrijfsleider hebt, dan heb je de mogelijkheid om per bedrijfsleider een afdeling aan te maken. Uiteraard kan het ook zo zijn dat een afdeling wordt gestuurd door meerdere bedrijfsleiders.
Teams
Medewerkers worden uiteindelijk op een team geplaatst. Dit is de basisplek voor de medewerker. Hier de medewerker worden ingepland. Een afdeling kan onderliggend meerdere teams hebben. Hiermee kun je onderscheid maken tussen verschillende werkzaamheden, of tussen het type medewerker binnen een bepaalde afdeling.
Voorbeeld
Bij Shiftbase hebben wij de afdeling Support, deze is onderverdeeld in de volgende teams:
- Team 1e lijn - Collega’s die de telefoon aannemen en de chat afhandelen.
- Team 2e lijn - Collega’s die escalaties van de 1e lijn oppakken.
- Team Consultant - Collega’s die afspraken plannen om het systeem op te zetten.
Zoals eerder vermeld staat een medewerker op één team binnen de afdeling. Mocht deze toch op een ander team moeten werken dan kan dit. De medewerker wordt dan voor een dag of een paar dagen 'uitgeleend' aan een ander team.
3. Locatie/ afdeling/ team toevoegen
Wil je jouw organisatie structuur maken dan kun je makkelijk een locatie, afdeling of team toevoegen. Je doet dit op de volgende manier:
- Klik op de blauwe knop '+ Aanmaken'
- Kies voor Locatie, Afdeling of Team
- Vul de velden in
- Klik onderaan op de blauwe knop 'Aanmaken'
Tip
Bij het aanmaken van een afdeling heb je de mogelijkheid om een adres in te vullen. Hiermee kun je het weerbericht in het rooster laten tonen.
4. Voorbeelden van een organisatiestructuur
Een aantal voorbeelden van een account opzet:
Restaurant voorbeeld 1
- Medewerkers kunnen alleen roosters inzien van hun eigen afdeling / team. Een medewerker op de afdeling Bediening kan dus niets zien van de afdeling Keuken. Een planner van de Bediening kan enkel roosters maken op deze afdeling.
- Desgewenst kun je meerdere bedrijsleiders en planners toewijzen op een afdeling.
Restaurant voorbeeld 2
- Medewerkers van verschillende teams kunnen elkaars rooster inzien.
- Beheerders, bedrijfsleiders en planners kunnen niet apart toegewezen worden. In deze structuur beheren deze rechtengroepen alle teams binnen deze ene afdeling.
Winkel voorbeeld
- Winkel en magazijn zijn gescheiden. Vaak zijn dit aparte gebouwen of locaties. Splits deze op zodat je later ook aparte instellingen voor beide afdelingen kunt instellen.
- Denk bijvoorbeeld aan andere diensten, toeslagen of klokafrondingen.
Kantoor voorbeeld
- Een kantoor wordt vaak opgesplitst in verschillende afdelingen met één of meerdere afdelingen. Dit is handig omdat er per afdeling vaak verschillend wordt gewerkt.
- Door de structuur op te splitsen zal je per afdeling een duidelijker overzicht krijgen. Dit geldt niet alleen voor jou maar ook voor de medewerkers.