In deze module leer je waar en hoe je je medewerkers kunt beheren. Dit omvat zaken zoals het wijzigen van toegangsrechten, het toevoegen van nieuwe contracten of simpelweg het registreren van een verjaardag.

In het medewerkersprofiel krijg je daarnaast een volledig overzicht van afwezigheden, plus- en min-uren, een persoonlijk rooster en een overzicht van de urenregistraties.

2. Medewerkerprofielen beheren / wijzigen

Volg de onderstaande stappen om inzicht te krijgen in de informatie binnen een medewerkersprofiel en hoe je dit wijzigt:

Klik bovenaan op de module 'Medewerkers'
Klik op de naam van één van je medewerkers

Je komt nu in het medewerkerprofiel, met bovenaan de verschillende tabbladen. Hieronder lees je wat deze tabjes betekenen.

Overzicht

In het 'Overzicht' vind je onder andere de NAW-gegevens. Dit tabblad is het enige onderdeel van het profiel dat niet bewerkt kan worden. Onderaan kun je echter wel bestanden en notities opslaan die betrekking hebben op de medewerker.

Wijzig

In het tabblad 'Wijzig' kun je alle gegevens over de medewerker invullen of aanpassen. Alle velden zijn optioneel, met uitzondering van het e-mailadres. Vergeet niet om onderaan op 'Opslaan' te klikken voordat je het venster verlaat.

Teams en toegangsrechten

In het tabblad 'Teams en Toegangsrechten' kun je medewerkers toewijzen aan een team binnen een afdeling. Dit zorgt ervoor dat de medewerker op de juiste plek in het rooster zichtbaar is en daar kan worden ingepland. Daarnaast kun je per afdeling de toegangsrechten van de medewerker instellen, bijvoorbeeld als ze extra inzagerechten nodig hebben.
Als je het team van medewerker wilt wijzigen, of extra rechten wilt toekennen, kun je dat als volgt doen:

Klik op het 'team'-veld bij de juiste afdeling
Selecteer het juiste team
In dezelfde regel, vink je de benodige rechten aan

Let op: vergeet niet op onderaan de pagina op 'Opslaan' te klikken.

Afwezigheid

In het tabblad 'Afwezigheid' heb je een volledig overzicht van het aantal verlofuren dat een medewerker nog kan opnemen. Hier zullen tevens alle afwezigheidsregistraties terug te vinden zijn.

Plus Min

Het tabblad 'Plus Min' geeft een overzicht van het aantal uren dat een medewerker boven of onder zijn contracturen heeft gewerkt, ook wel bekend als 'plus- en min-uren' of 'overuren'. Dit overzicht wordt op weekbasis weergegeven.

Per regel vind je:

de contracturen die verantwoord moeten worden
de daadwerkelijk gewerkte uren
de geregistreerde afwezigheidsuren

Op basis van deze gegevens zie je aan het einde van de regel hoeveel uur de medewerker boven of onder zijn contracturen heeft gewerkt. Het totaalsaldo wordt meegenomen naar de volgende week, waarna het proces opnieuw begint. Het is daarom belangrijk om altijd de uren correct te registreren, zodat dit overzicht juiste plusminstand weergeeft.

Rooster

Bij het tabblad 'Rooster' staan we niet uitgebreid stil, omdat het uitsluitend bedoeld is voor het persoonlijke rooster van de medewerker. Dit tabblad is vooral handig wanneer je de planning van één specifieke medewerker wilt bekijken.

Urenregistratie

Het tabblad 'Urenregistratie' biedt een overzicht van de gewerkte uren van de medewerker. Hier kun je eenvoudig wijzigingen aanbrengen in de geregistreerde uren en deze ook gemakkelijk goedkeuren of afkeuren.

Contracten

Het tabblad 'Contracten' is een belangrijk onderdeel. Hier kun je het contract van een medewerker aanpassen of een nieuw contract toevoegen.
Om een bestaand contract te wijzigen, klik je op het 'potlood'-icoon.

Let op: de contracten in Shiftbase zijn geen officiële arbeidscontracten. Je hoeft daarom niet de officiële startdatum van de medewerker in te voeren. Vul in plaats daarvan de datum in vanaf wanneer de medewerker daadwerkelijk in Shiftbase gaat werken.

Wil je een nieuw contract voor een medewerker toevoegen? Klik dan rechtsboven op de knop '+ Contract toevoegen'.

3. Medewerkers deactiveren en activeren

Als een medewerker uit dienst treedt of om een andere reden geen toegang meer tot je account mag hebben, kun je de medewerker deactiveren. Hoewel een gedeactiveerde medewerker niet meer kan inloggen, kan jij wel nog steeds alle geregistreerde gegevens van deze persoon inzien. Mocht de medewerker na uitdiensttreden weer terugkomen, dan kun je de medewerker eenvoudig opnieuw activeren.
Deactiveren en activeren doe je op de volgende manier:

Klik bovenaan op module 'Medewerkers'
Klik aan het einde van de regel van een medewerker die je wilt deactiveren op de drie puntjes
Klik op 'Deactiveren'

De medewerkers is nu succesvol gedeactiveerd. Ook kunnen medewerkers automatisch gedeactiveerd worden aan de hand van de einddatum op het contract.

Het activeren van een medewerker is ook heel simpel:

Klik bovenaan op module 'Medewerkers'
Klik rechtsboven op Filters
Zorg ervoor dat het filter ‘Gedeactiveerd' aanstaat, ander zie je de gedeactiveerde medewerkers niet
Zoek nu naar de gedeactiveerde medewerker
Klik aan het einde van de regel van een medewerker op de drie puntjes
Klik op 'Activeer'

Je medewerker is nu weer actief en kan weer inloggen op je Shiftbase-account.

←

Medewerkers registreren

Meldingen medewerkersbeheer

→