Het maken van een rooster is een essentieel onderdeel van je account. Het zorgt ervoor dat medewerkers weten wanneer ze moeten werken en geeft inzicht in de personeelsbezetting. Met deze uitleg leer je hoe je op de efficiëntst mogelijke manier een optimaal rooster kunt samenstellen.

2. Basis roostering

Er zijn twee makkelijke opties om te roosteren. Deze zullen handig zijn als je nog nooit een rooster hebt gemaakt in Shiftbase. Uiteraard kun je deze ook nog op een later moment gebruiken.

Volg de onderstaande stappen:

Manier 1

Klik bovenaan op de module 'Rooster'.
Klik in het rooster linksboven op de kop ‘Diensten / Teams'.
Je ziet nu je diensttypes die je hebt aangemaakt.
Sleep de dienst uit de lijst naar een medewerker in het rooster.

Manier 2

Klik bovenaan op de module 'Rooster'.
Klik in het rooster bij een medewerker en specifieke datum, nu op een leeg vak.
Selecteer een dienst, en vul het scherm verder in.
Selecteer eventueel meerdere medewerkers.
Pas eventueel de werktijden aan.
Selecteer het vinkje bij 'Dienst herhalen' als de dienst elke week of meerdere dagen herhaald moet worden.
Klik op 'Opslaan' om de dienst(en) direct in te plannen.

3. Agenda, Bezetting & Open diensten

Naast de basis roostering hebben we ook nog handige opties in het rooster die jou helpen om het juiste overzicht te creëren.

Agenda

De eerste regel is de agendaregel. Deze regel is ervoor bedoeld om bijvoorbeeld aan te geven dat er een vergadering is of een klantbezoek plaatsvindt. Met de volgende stappen kun je een agendapunt aanmaken:

Klik in de agendaregel bij de juiste datum op één van de lege blokken.
Vul het venster in dat geopend wordt.
Vul de titel in.
Specificeer de tijden.
Herhaal het agendapunt eventueel op meerdere dagen of voor meedere weken.

Bezetting

De bezettingregel is een handige functie waarmee je kunt bepalen hoeveel medewerkers er nodig zijn voor een bepaalde dienst.

Op basis van de door jou opgestelde bezetting kun je direct zien of er voldoende personeel is ingepland voor een dienst. Krijgt de bezetting een rode status, dan betekent dit dat er nog extra medewerkers ingepland moeten worden. Een groene status geeft aan dat de bezetting succesvol is ingevuld.

Let op! je ziet meerdere bezettingregels. Binnen een afdeling heb je een overkoepelende bezettingregel voor de gehele afdeling. Daarna kun je ook voor kiezen om een bezetting te maken per team.

Volg de volgende stappen om je bezetting aan te maken:

Klik in de bezettingregel bij de juiste datum op één van de lege blokken.
Kies een dienst.
Geef aan of de bezetting een exact, minimaal of maximaal aantal moet hebben.
Specificeer het aantal diensten voor je bezetting.
Wijzig de tijdsinstellingen naar wens.
Wijzig eventueel de diensttijden.
Optioneel: geef een omschrijving.
Optioneel: selecteer het vinkje 'herhaal dienst’, als deze bezetting op meerdere dagen of in meerdere weken voorkomt.

Tip: Je kunt vanuit de bezettingregel ook diensten direct naar medewerkers slepen.

Open diensten

Open diensten zijn diensten die nog opgevuld moeten worden. Voor deze diensten kun je medewerkers uitnodigen, zodat zij de dienst zelf kunnen oppakken als ze deze willen werken.

We raden aan open diensten in de toekomst te plannen, zodat medewerkers voldoende tijd en ruimte hebben om de dienst op te pakken.

Volg de volgende stappen voor het aanmaken van een open dienst:

Klik in de open dienstenregel bij de juiste datum op één van de lege blokken.
Kies het aantal diensten dat open staat.
Kies een dienst.
Selecteer de medewerkers die je wilt uitnodigen.
Wijzig de start- en eindtijd indien nodig.
Optioneel: vul een omschrijving in.
Optioneel: selecteer het vinkje 'herhaal dienst’, als deze open dienst op meerdere dagen of in meerdere weken voorkomt
Klik onderaan op 'Opslaan'.

Let op! staat er een dienst open en heb je meerdere medewerkers hiervoor uitgenodigd? Dan geldt 'wie het eerst komt, het eerst maalt'. Wil je zelf kiezen wie de dienst toegewezen krijgt, dan kun je bij de aanmaak van de open dienst het selectievakje 'goedkeuring vereist' gebruiken. Als de medewerker een dienst aanvraagt kun je dit herkennen aan het medewerker-icoon in de open dienst.

Als je dit ziet kun je dienst met de volgende stappen toewijzen:

Klik op de open dienst.
Klik bovenaan op het tabje 'toewijzen aan medewerker'.
Selecteer de medewerker die de dienst moet gaan werken.
Klik onderaan op ‘Toekennen’.

4. Bezetting en diensten wijzigen

Als je rooster is gemaakt, maar je wilt wijzigingen aanbrengen aan een open dienst, bezetting of een normale dienst, kun je dat op een eenvoudige manier doen. Volg deze volgende stappen:

1. Klik in de geplande dienst, open dienst of bezetting op het potlood-icoon

2. De dienst, open dienst of bezetting wordt geopend.

3. Maak de gewenste wijzigingen.

Let op! wijzig je een dienst, open dienst of bezetting die herhaald wordt, dan heb je onderaan de keuze om enkel de dienst van de huidige dag te wijzigen of alle diensten die nog herhaald gaan worden.

4. Klik onderaan op 'Opslaan'.

←

Diensttypes aanmaken

Planning bij medewerkers afwezigheid

→