Beschikbaarheid begrijpen & activeren
Beschikbaarheid begrijpen & activeren
In deze les leer je hoe je met beschikbaarheid in Shiftbase zorgt voor een soepelere en realistischere planning. Beschikbaarheid gaat over de voorkeuren van medewerkers: wanneer kunnen ze wél werken en wanneer niet?
Dit is cruciaal voor een efficiënte personeelsplanning. Als planner wil je voorkomen dat je diensten inplant op momenten dat iemand eigenlijk niet kan, en tegelijkertijd zorgen dat de bezetting klopt met de werkdruk.
Door beschikbaarheid goed vast te leggen:
- Krijg je meer inzicht in wie wanneer kan werken.
- Verminder je het aantal last-minute wijzigingen of ruilingen.
- Maak je het rooster realistisch én hou je medewerkers tevreden.
- Leg je de basis voor een productieve inzet van uren, wat bijdraagt aan betere budgetbewaking en forecasting.
We gaan stap voor stap bekijken hoe je dit inricht: van instellingen en zichtbaarheid in het rooster, tot hoe zowel planners als medewerkers zelf beschikbaarheid kunnen doorgeven.
Beschikbaarheidsregels instellen
Zo stel je het in:
- Ga naar Instellingen > Rooster > Beschikbaarheidsregels.
- Stel hier in:
- Tot wanneer medewerkers hun beschikbaarheid mogen doorgeven.
- Of er automatische herinneringen worden gestuurd.
- Eventueel een minimum aantal dagen waarop medewerkers hun beschikbaarheid moeten invullen.
- Controleer bij Toegangsrechten dat medewerkers toestemming hebben om hun eigen beschikbaarheid op te geven.
Beschikbaarheid zichtbaar maken in het rooster
Als planner wil je niet steeds losse lijstjes of mails nalopen. Gelukkig kun je beschikbaarheid direct in het rooster zien.
Waarom belangrijk?
Door beschikbaarheid in het rooster te tonen, heb je tijdens het plannen in één oogopslag zicht op wie er kan. Dit voorkomt misverstanden én bespaart tijd. Tegelijk helpt dit je productiviteit: je hoeft niet te zoeken naar informatie en kunt sneller diensten invullen.
Zo doe je dat:
- Open het Rooster.
- Klik rechtsboven op Filters en zet Toon beschikbaarheid aan.
- Als er beschikbaarheid is ingevuld zie je de kleurcodes:
- Groen = medewerker is beschikbaar.
- Grijs = medewerker is onbeschikbaar.
Tip: Beschikbaarheid is een voorkeur. Wil je zeker weten dat iemand echt niet wordt ingepland, gebruik dan afwezigheid. Dit onderscheid is belangrijk voor je budgetbewaking.