In deze les leer je hoe je de bezettingsplanning optimaliseert in Shiftbase. Het doel is om altijd genoeg medewerkers in te roosteren op drukke momenten, zonder dat je onnodig veel personeel inzet op rustige momenten.
Je wilt immers efficiënt werken: te weinig bezetting kan leiden tot gemiste omzet en overbelasting van het team, terwijl te veel bezetting onnodige loonkosten met zich meebrengt en het budget belast.

Voorspel de personeelsbehoefte

Kijk vooruit naar de komende periode en schat in hoeveel werk er zal zijn. Baseer je op historische gegevens en specifieke factoren zoals acties of evenementen. Noteer per dag of shift hoeveel medewerkers er minimaal nodig zijn.
Hierbij betrek je verwachte omzet: als je bijvoorbeeld weet dat de omzetprognose voor volgende week zaterdag hoger is (bijv. een uitverkoop of evenement), dan voorspel je ook een grotere personeelsbehoefte.
Door op voorhand rekening te houden met deze verwachte drukte, leg je de basis voor een effectieve bezettingsplanning.

Gebruik de bezettingsfunctie in Shiftbase

Shiftbase biedt een handige bezettingsfunctie waarmee je per tijdslot of dienst kunt vastleggen hoeveel medewerkers er nodig zijn. Stel in het rooster in aan welke minimale bezetting (aantallen medewerkers per dienst of tijdvak) je rooster moet voldoen.
Het systeem laat vervolgens duidelijk zien waar je planning voldoet en waar er tekorten of overschotten zijn.

Uitleg in stappen:

1. Functie inschakelen
Ga in Shiftbase naar Instellingen > Rooster en zorg dat de optie Bezetting geactiveerd is.

2. Weergave bezetting
Open het Rooster en klik rechtsboven op Filters. Vink Toon bezetting aan. Er verschijnt boven de totalen-balk een bezetting-balk voor elke afdeling en elk team.

3. Bezetting toevoegen
Ga met je muis naar de bezetting-balk op de dag waarvoor je een eis wilt instellen. Klik op het +-icoon dat verschijnt om een nieuwe bezetting toe te voegen. Er opent nu een invulscherm.

4. Details invullen
Kies het Team waarvoor de eis geldt (of kies de hele afdeling voor een algemene bezetting). Selecteer het Diensttype (bijvoorbeeld Dagdienst, Avonddienst, etc.) waarop de bezetting van toepassing is.
Bepaal vervolgens de Bezetting in aantal diensten: je kunt aangeven of het om een minimaal, maximaal of exact aantal diensten gaat, en vul het Aantal in.
Bijvoorbeeld: Exact 3 diensten of Minimaal 5 diensten.

5. Tijd en extra’s
Indien nodig kun je specifieke tijdsvoorwaarden instellen bij Tijd instellingen. Standaard staat dit op “Start- en eindtijd moeten exact overeenkomen”, maar je kunt ook aangeven dat de diensten op bepaalde tijden moeten beginnen of eindigen.
Vul eventueel een andere Pauze-duur in als onderdeel van de eis (optioneel) en een Omschrijving ter toelichting (handig als notitie bij de bezetting).

6. Herhaling instellen
Als deze bezetting elke week of volgens een vast patroon terugkomt, vink Herhaal dienst aan. Geef de frequentie op (bijv. wekelijks), tot welke datum het herhaald moet worden, en op welke dagen van de week de eis geldt.
Zo kun je patronen instellen, bijvoorbeeld een andere bezetting voor weekdagen dan voor weekenden.

7. Opslaan
Klik op Opslaan om de bezettingseis toe te voegen aan het rooster. In de bezetting-balk verschijnt nu de eis, bijvoorbeeld “3/5” wat betekent: 3 van de 5 benodigde diensten zijn al ingevuld (als er al diensten waren ingepland).

←

KPI-targets instellen in het rooster

Beschikbaarheid begrijpen & activeren

→