Open diensten begrijpen en toevoegen
Open diensten begrijpen en toevoegen
In deze module gaan we in op open diensten – een planningsoptie in Shiftbase die je roosters flexibeler maakt.
Wat is een open dienst?
Een open dienst is een dienst zonder toegewezen medewerker, die je als planner openzet voor je team. Medewerkers kunnen zichzelf (eventueel met jouw goedkeuring) aanmelden om zo’n dienst op te pakken.
Dit is ontzettend handig om gaten in je rooster op te vullen of om extra bezetting toe te voegen wanneer de situatie daarom vraagt. We bekijken hoe je open diensten inzet en waarop je moet letten, zodat je slim kunt reageren op veranderingen in de planning zonder de chaos – en hoe zowel budget als verwachte omzet hierbij meewegen in je beslissingen.
Je bepaalt zelf welke medewerkers de uitnodiging voor deze dienst ontvangen (bijvoorbeeld alle medewerkers met de juiste functie, of specifiek een paar toppers die vaak extra willen werken).
Die genodigde medewerkers krijgen een melding (via de app en/of e-mail) en kunnen aangeven of ze de open dienst willen accepteren. Degene die de dienst als eerste accepteert (of meerdere medewerkers als het om meerdere plekken gaat) wordt automatisch in het rooster gezet op die open dienst.
Zo heb je als planner de mogelijkheid om sneller een lege plek te vullen zonder iedereen individueel te hoeven benaderen.
Hoe maak je een open dienst in Shiftbase?
In het rooster van Shiftbase kun je eenvoudig een open dienst toevoegen.
- Klik rechtsboven het pijltje in de knop Dienst toevoegen en kies voor “Open dienst toevoegen”.
- Vul de details in:
- Kies een dienst
- datum en tijd van de dienst
- eventueel de functie of afdeling
- het aantal medewerkers dat je voor deze open dienst nodig hebt (zodat je meerdere posities in één keer kunt openzetten, indien nodig)
- Voeg eventueel een notitie of omschrijving toe, bijvoorbeeld “Extra shift vanwege verwachte drukte”.
- Selecteer welke medewerkers de uitnodiging moeten ontvangen:
- alle beschikbare medewerkers, of
- een selectie (bijvoorbeeld alleen parttimers die nog uren over hebben, of mensen die specifiek hebben aangegeven extra te willen werken)
- Gebruik de functie goedkeuring vereist als je zelf medewerkers wilt kiezen die een dienst willen oppakken. Vink je dit niet aan dan geldt de regel wie het eerst komt, wie het eerst maalt
Zodra je opslaat, verschijnt de open dienst in het rooster en gaat de uitnodiging eruit naar de gekozen medewerkers.
Wanneer zet je open diensten in?
Open diensten zijn vooral geschikt om tijdig extra bezetting te organiseren in situaties waarin je van tevoren weet dat het drukker wordt, of wanneer je extra flexibiliteit wilt bieden aan je team. Door een open dienst ruim op tijd uit te zetten, geef je medewerkers de kans om deze te zien, overwegen en accepteren – zonder dat je achteraf met gaten in je rooster zit.
Voorbeelden van situaties waarin je open diensten inzet:
1. Verwacht drukke dag:
Stel, je ziet een paar dagen van tevoren dat de omzetprognose voor een specifieke dag omhoog gaat – bijvoorbeeld door mooi weer of een geplande actie.
Dan kun je tijdig een open dienst aanmaken om extra handen in te zetten tijdens de piek. Zo geef je medewerkers de ruimte om zich in te schrijven, en heb je vooraf duidelijkheid over je bezetting.
2. Ziekte of uitval op het laatste moment:
Als iemand zich plots ziek meldt voor een cruciale dienst, kun je de betreffende dienst in Shiftbase omzetten naar een open dienst zodat medewerkers een melding krijgen.
Let op: in zulke spoedgevallen is het vaak effectiever om ook direct te bellen of via WhatsApp contact te zoeken – je hebt immers op korte termijn iemand nodig.
Zodra je een collega te pakken hebt, kun je deze alsnog via de open dienst laten intekenen, zodat het rooster administratief netjes klopt.
3. Vrijwillige extra uren:
Soms heb je geen directe nood, maar wil je wel extra flexibiliteit bieden. Denk aan wekelijks terugkerende kleine klussen of momenten waarop het "net iets drukker" is.
Je kunt dan een open dienst uitzetten voor wie wil bijspringen. Dit verhoogt de betrokkenheid en geeft medewerkers de kans om zelf extra uren op te pakken – zonder dat je standaard met overcapaciteit zit.