Organisatiestructuur

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je jouw bedrijf structureert in Shiftbase met locaties, afdelingen en teams. Een goede organisatiestructuur zorgt voor duidelijk overzicht, juiste toegangsrechten en efficiënte planning.

2. De 3 organisatielagen

Shiftbase werkt met een hiërarchische structuur van 3 lagen. Begrijp eerst deze lagen voordat je ze gaat aanmaken.

Laag 1: Locatie

De bovenste laag, meestal de bedrijfsnaam of fysieke vestiging.

• Hier valt alles onder wat je aanmaakt
• Gebruik meerdere locaties voor: Verschillende bedrijven in één account, of fysieke vestigingen met aparte instellingen

Laag 2: Afdeling

Een 'eiland' binnen je organisatie met eigen regels en instellingen.

• Eigen roosters, diensttypes en klokinstellingen mogelijk
• Medewerkers zien alleen roosters van hun eigen afdeling
• Aparte beheerders per afdeling instellen
• Handig voor: Verschillende werkwijzen, aparte verantwoordelijkheden, privacy tussen afdelingen

Laag 3: Team

De basisplek waar medewerkers worden ingeroosterd.

• Medewerkers staan op één team binnen hun afdeling
• Meerdere teams per afdeling mogelijk
• Handig voor: Onderscheid in werkzaamheden, type medewerkers, of shifts

Tip: Medewerker op ander team laten werken? Gebruik tijdelijk 'uitlenen' in plaats van verplaatsen.

3. Wanneer gebruik je wat?

Gebruik meerdere locaties wanneer:

• Je meerdere bedrijven in één Shiftbase-account wilt
• Je fysieke vestigingen hebt die volledig los van elkaar opereren

Gebruik meerdere afdelingen wanneer:

• Je aparte klokinstellingen wilt (bijv. andere afrondingen)
• Je aparte diensttypes nodig hebt per functie
• Medewerkers elkaars roosters niet mogen zien
• Je verschillende beheerders per afdeling wilt

Gebruik meerdere teams wanneer:

• Je onderscheid wilt maken binnen één afdeling
• Medewerkers wel elkaars roosters mogen zien
• Je geen aparte instellingen nodig hebt

Vuistregel: Heb je aparte instellingen nodig? Maak afdelingen. Gaat het alleen om overzicht? Maak teams.

4. Welke structuur past bij jouw bedrijf?

Er zijn verschillende manieren om je organisatie op te zetten. Kies de structuur die bij jouw situatie past.

Opzet 1: Opsplitsen op functie

Situatie: Eén bedrijf of vestiging met verschillende functies

Structuur:

• 1 locatie (bedrijfsnaam)
• Afdelingen per functie (Sales, Support, Development, etc.)
• Teams binnen afdelingen (optioneel)

Voorbeeld - Shiftbase kantoor:

Support teams: 1e lijn (telefoon/chat), 2e lijn (escalaties), Consultants (implementatie). Plus afdelingen Sales en Development.

Voordelen: Duidelijke scheiding tussen functies, aparte instellingen per afdeling.

Opzet 2: Opsplitsen op fysieke locatie

Situatie: Meerdere vestigingen met vergelijkbare werkzaamheden

Structuur:

• Meerdere locaties per vestiging
• Afdelingen binnen locaties (optioneel)
• Teams per type werk

Voorbeeld - Restaurantketen:

Per vestiging (Amsterdam, Rotterdam) aparte afdelingen voor Bediening en Keuken.

Voordelen: Aparte instellingen per vestiging (bijv. andere openingstijden), overzichtelijk per locatie.

Opzet 3: Hybride (functie + locatie)

Situatie: Eén bedrijf, meerdere vestigingen, verschillende functies

Structuur:

• 1 locatie (bedrijfsnaam)
• Afdelingen per functie
• Teams per fysieke locatie

Voorbeeld - Winkelketen:

Afdeling winkel & magazijn met teams per stad (Amsterdam, Haarlem).

Voordelen: Aparte instellingen per functie, maar wel overzicht over alle locaties.

Opzet 4: Simpel (alleen teams)

Situatie: Klein bedrijf, één locatie, weinig verschillende instellingen nodig

Structuur:

• 1 locatie
• 1 afdeling
• Meerdere teams

Voorbeeld:

Eén afdeling met teams Winkel en Magazijn.

Voordelen: Simpel en overzichtelijk, iedereen ziet elkaars rooster

5. Locatie, afdeling of team aanmaken

Nu je weet welke structuur je wilt, kun je deze aanmaken:

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon
2. Klik in de linkerkolom op Organisatie
3. Klik op de blauwe knop + Aanmaken
4. Kies Locatie, Afdeling of Team
5. Vul de velden in:
   • Naam (verplicht)
   • Adres (optioneel, bij afdeling - voor weerbericht in rooster)
   • Bovenliggende laag (bij afdeling/team)
6. Klik onderaan op Aanmaken

Let op bij afdelingen: Als je een adres invult, wordt het weerbericht automatisch getoond in het rooster voor die afdeling.

6. Veelgestelde vragen

Kan ik de structuur later nog aanpassen? Ja, je kunt altijd locaties, afdelingen en teams toevoegen, hernoemen of verwijderen. Let op: bij verwijderen moeten eerst alle medewerkers verplaatst worden.

Kan een medewerker op meerdere teams staan? Nee, een medewerker staat altijd op één team. Moet iemand tijdelijk ergens anders werken? Gebruik dan de 'uitlenen' functie in het rooster.

Zien medewerkers elkaars roosters?

• Binnen hetzelfde team: ja
• Binnen dezelfde afdeling maar ander team: ja
• Andere afdeling: nee (tenzij ze beheerder zijn)

Hoeveel lagen moet ik gebruiken? Minimaal één locatie en één afdeling. Teams zijn optioneel, maar wel handig voor overzicht. Gebruik niet meer lagen dan nodig - houd het simpel.

Samenvatting

• Shiftbase heeft 3 lagen: Locatie, Afdeling, Team
• Kies de structuur die past bij jouw bedrijf (functie, locatie, of hybride)
• Gebruik afdelingen voor aparte instellingen, teams voor overzicht
• Maak de structuur aan via Tandwiel - Organisatie - + Aanmaken