Toegangsrechten

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je toegangsrechten beheert in Shiftbase. Je leert welke rechtengroepen er zijn, hoe je deze configureert en hoe je ze toewijst aan medewerkers.

Een goede instelling van toegangsrechten zorgt ervoor dat de juiste personen de juiste handelingen kunnen verrichten binnen het account. Dit voorkomt fouten, verhoogt de efficiëntie en waarborgt de veiligheid van het systeem.

2. Wat zijn toegangsrechten?

Rechten bepalen welke toegang en mogelijkheden een medewerker heeft binnen het Shiftbase-account. Denk bijvoorbeeld aan het inzien van bepaalde gegevens, het beheren van medewerkers of het uitvoeren van specifieke taken.

Rechtengroepen

Shiftbase werkt met rechtengroepen. Elke medewerker krijgt één of meerdere rechtengroep toegewezen die bepaalt wat hij of zij mag doen.

• Medewerker (standaard voor alle nieuwe medewerkers)
• Planner
• Bedrijfsleider
• Beheerder

Let op: Alle nieuwe medewerkers krijgen automatisch de rechtengroep 'Medewerker' toegewezen.

3. Wanneer gebruik je welke rechtengroep?

De rechtengroepen zijn zo ingericht dat ze passen bij rollen in je organisatie:

• Planner maakt roosters → krijgt Planner-rechten
• Bedrijfsleider overziet het geheel → krijgt Bedrijfsleider-rechten
• Beheerder stelt systeem in → krijgt Beheerder-rechten

Vuistregel: Geef alleen de rechten die iemand nodig heeft voor zijn functie.

4. Rechtengroepen configureren

Hier pas je aan welke rechten elke rechtengroep heeft:

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon
2. Klik in de linkerkolom op Veiligheid
3. Klik een tabje open om de rechtengroepen te zien
4. Vink per rechtengroep aan welke rechten zij krijgen

Let op vergelijkbare rechten

Sommige rechten lijken op elkaar maar hebben een groot verschil:

'Uren bekijken' → Kan alle uren van alle medewerkers zien

'Eigen urenregistratie bekijken' → Kan alleen eigen uren zien.

5. Rechtengroepen toewijzen aan medewerkers

Als je de rechten per rechtengroep hebt ingesteld, kun je rechtengroepen toewijzen aan medewerkers:

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers
2. Klik op de naam van de medewerker
3. Klik bovenaan op het tabblad Teams & Toegangsrechten
4. Vink per afdeling de juiste rechtengroepen aan
5. Klik op Opslaan

Tip: Bij meerdere afdelingen kun je per afdeling andere rechtengroepen toewijzen aan dezelfde medewerker.

6. Veelgestelde vragen

Kan ik extra rechtengroepen aanmaken? Ja, je kunt eenvoudig extra rechtengroepen aanmaken als de vier standaard rechtengroepen niet genoeg zijn. Let er wel op dat rechtengroepen later niet kunnen worden verwijderd – je kunt ze alleen hernoemen.

Wat gebeurt er als ik iemands rechten aanpas? De wijzigingen worden direct doorgevoerd. De medewerker krijgt onmiddellijk toegang tot nieuwe functies of verliest toegang tot functies die zijn uitgevinkt.

Kan een medewerker meerdere rechtengroepen hebben? Ja, als je meerdere afdelingen hebt kun je per afdeling verschillende rechtengroepen toewijzen aan dezelfde medewerker.

Hoe voorkom ik dat ik per ongeluk verkeerde rechten toewijs? Let goed op de namen van de rechten – sommige lijken op elkaar maar hebben grote verschillen. Test de instellingen met een testmedewerker voordat je ze breed uitrolt.

7. Samenvatting

• Toegangsrechten bepalen wat medewerkers kunnen zien en doen in Shiftbase
• Standaard zijn er vier rechtengroepen: Medewerker, Planner, Bedrijfsleider en Beheerder
• Configureer rechtengroepen via Tandwiel → Veiligheid
• Wijs rechtengroepen toe via Medewerkers → Teams & Toegangsrechten
• Geef medewerkers alleen de rechten die ze nodig hebben voor hun functie