Medewerkers beheren

1. Inleiding

In deze les leer je hoe je medewerkerprofielen beheert in Shiftbase: gegevens wijzigen, rechten toewijzen, contracten toevoegen en medewerkers activeren of deactiveren.

2. Medewerkersprofiel openen

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers
2. Klik op de naam van de medewerker

Je komt nu in het profiel met verschillende tabbladen.

3. De tabbladen in het medewerkersprofiel

Overzicht

Toont de NAW-gegevens van de medewerker. Deze zijn niet bewerkbaar. Onderaan kun je bestanden en notities opslaan.

Wijzig

Hier kun je alle medewerkergegevens wijzigen.

Let op: Vergeet niet op Opslaan te klikken voordat je het profiel verlaat.

Teams en Toegangsrechten

Wijs de medewerker toe aan een team en ken toegangsrechten toe:

1. Klik op het team-veld bij de juiste afdeling
2. Selecteer het juiste team
3. Vink in dezelfde regel de benodigde rechten aan
4. Klik op Opslaan

Let op: Je kunt een medewerker op één team plaatsen binnen een afdeling daarnaast kun je dezelfde medewerker ook op een ander team zetten in een andere afdeling.

Afwezigheid

Geeft een overzicht van het beschikbare verlof en alle afwezigheidsregistraties. Daarnaast kun je hier ook afwezigheden voor de medewerker toevoegen en correcties uitvoeren op het verlofsaldo.

Plus Min

Laat zien hoeveel uur een medewerker boven of onder het contract heeft gewerkt. Per week zie je:

• Contracturen
• Gewerkte uren
• Afwezigheidsuren

Op basis hiervan wordt het plusmin-saldo berekend en meegenomen naar de volgende week.

Rooster

Toont het persoonlijke rooster van de medewerker. Handig voor individuele planningsinzichten.

Urenregistratie

Hier vind je alle gewerkte uren van de medewerker. Je kunt hier uren goed- of afkeuren en eventueel bewerken.

Contracten

Bekijk bestaande contracten, wijzig ze of voeg nieuwe toe via + Contract toevoegen.

Let op: Contracten in Shiftbase zijn geen officiële arbeidscontracten. Gebruik de datum waarop de medewerker daadwerkelijk start in Shiftbase, niet de officiële startdatum.

4. Medewerker deactiveren

Als een medewerker uit dienst is of geen toegang meer nodig heeft, kun je deze deactiveren. De gegevens blijven zichtbaar, maar de medewerker kan niet meer inloggen.

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers
2. Klik aan het einde van de regel op de drie puntjes
3. Klik op Deactiveren

Tip: Dit kan ook automatisch gebeuren op basis van de contracteinddatum.

5. Medewerker activeren

Een gedeactiveerde medewerker kun je opnieuw activeren.

1. Klik bovenaan op de module Medewerkers
2. Klik op Filters
3. Zorg dat het filter Gedeactiveerd aanstaat
4. Zoek de medewerker op
5. Klik op de drie puntjes aan het einde van de regel
6. Klik op Activeer

De medewerker is nu weer actief en kan opnieuw inloggen in Shiftbase.

6. Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen deactiveren en anonimiseren? Bij deactiveren blijft de medewerker zichtbaar in het systeem (inclusief uren, verlof en roosters), maar kan niet meer inloggen. Bij anonimiseren worden alle gegevens verwijderd, je kunt enkel urenregistraties terug vinden die gekoppeld staan aan een 'anonieme medewerker'.

Kan een medewerker automatisch gedeactiveerd worden? Ja, als er een contracteinddatum is ingesteld, kan de medewerker automatisch worden gedeactiveerd op die datum.

Samenvatting

• Open een medewerkersprofiel via Medewerkers → klik op de naam
• Het profiel bevat 8 tabbladen: Overzicht, Wijzig, Teams en Toegangsrechten, Afwezigheid, Plus Min, Rooster, Urenregistratie en Contracten
• Wijs rechten en teams toe via het tabblad Teams en Toegangsrechten
• Deactiveer medewerkers via de drie puntjes, gegevens blijven bewaard
• Activeer gedeactiveerde medewerkers door het filter Gedeactiveerd aan te zetten