Klokken optimaliseren
1. Inleiding
Het is belangrijk om het klokken goed in te richten in je Shiftbase-account. Je wilt immers aan het einde van de maand de juiste uren uitbetalen aan je medewerkers. Stel je het klokken niet goed in, dan kunnen de gewerkte uren incorrect zijn of moet je achteraf veel corrigeren.
In deze handleiding laten we ook zien hoe je eenvoudig een Kiosk kunt aanmaken.
2. Klokinstellingen beheren
Nadat je een klokmethode hebt gekozen, kun je instellingen beheren zoals het afronden van kloktijden en het beperken van klokken op basis van locatie.
- Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon.
- Klik in de linkerkolom op Urenregistratie.
- Selecteer in het dropdownmenu Algemeen.
- Schakel de optie Kopieer rooster naar urenregistratie uit. Dit voorkomt dubbele registraties. Medewerkers moeten dan wel klokken, anders worden er geen gewerkte uren geregistreerd.
- Klik in de linkerkolom op Klokken om de klokinstellingen te beheren.
Inkloktijden afronden
Je kunt inkloktijden afronden naar boven, beneden of het dichtstbijzijnde interval. Wil je geen afronding toepassen, stel dit dan in op geen.
Voorbeeld:
- Starttijd gepland: 09:00 uur
- Instelling: afronden omhoog
- Werkelijk inklokken: 09:07 uur → wordt 09:15 uur
Het interval voor afronden kun je instellen via Algemeen → Interval. Kies bijvoorbeeld 1, 5, 10, 15 of 30 minuten.
Uitkloktijden afronden
Werkt op dezelfde manier als inkloktijden. Kies voor omhoog, omlaag of dichtstbijzijnde, of schakel afronding uit.
- Geplande eindtijd: 17:00 uur
- Instelling: afronden naar dichtstbijzijnde
- Werkelijk uitklokken: 16:53 uur → wordt 17:00 uur
Gebruik geplande starttijd
Hiermee voorkom je dat medewerkers die te vroeg inklokken ook daadwerkelijk vanaf dat moment uren registreren. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat binnen 1 uur voor starttijd de geplande tijd wordt aangehouden.
Gebruik geplande eindtijd
Voorkomt dat medewerkers die iets later uitklokken automatisch plusuren maken. De eindtijd wordt overgenomen van het rooster zolang dit binnen de ingestelde marge blijft (bijv. 15 minuten).
Afronding tussen gesplitste diensten
Wanneer medewerkers meerdere diensten op één dag werken, kun je de tussenliggende tijden afronden volgens het gekozen interval.
Automatisch goedkeuren
We adviseren om geklokte uren niet automatisch goed te keuren. Indien gewenst kun je automatisch goedkeuren wanneer er precies volgens het rooster is geklokt (“rooster-match”).
Automatisch uitklokken
Voorkomt vergeten uitklokken. Je stelt bijvoorbeeld in dat medewerkers automatisch worden uitgeklokt na 14 uur. Houd er rekening mee dat er dan geen gewerkte uren worden geregistreerd. Je kunt ook een melding instellen.
Geklokte diensten opbreken
Stel bijvoorbeeld “1 uur” in zodat een nieuwe klokactie binnen een uur bij dezelfde werkregel wordt gevoegd.
Klokken zonder rooster toestaan
Sta toe dat medewerkers mogen klokken, zelfs als ze niet zijn ingeroosterd.
Pauze-instellingen
Kies hoe pauzes worden berekend:
- Geen: handmatig toevoegen
- Automatisch: overnemen uit het rooster als tijden overeenkomen
- Altijd uit rooster
- Rooster tenzij meer geklokt
- Altijd pauzeregels (zie pauzeregels)
- Pauzeregels tenzij meer geklokt
- Klokken: pauze wordt via inklokken/uitklokken geregistreerd
Vergeet niet om 'Geklokte diensten opbreken' correct in te stellen bij pauzeklokken.
3. Klokbeperkingen
Je kunt klokken beperken tot een locatie via IP-adres of GPS.
Op IP-adres
- Klik op Klokbeperkingen.
- Klik op + IP-adres.
- Het systeem vult je huidige IP-adres automatisch in.
Zorg dat dit het juiste IP-adres is voor je medewerkers. Let op dynamische IP-adressen – zorg eventueel voor een statisch IP of werk het regelmatig bij.
Op GPS-locatie
- Ga naar Klokbeperkingen.
- Scroll naar de kaart.
- Voer een adres in – er verschijnt een cirkel op de kaart.
- Medewerkers mogen alleen binnen deze cirkel klokken.
De nauwkeurigheid is ongeveer 40 meter. Je kunt meerdere cirkels aanmaken voor verschillende locaties.
4. Kiosk
Kiosk aanmaken
- Klik op Urenregistratie.
- Klik op Kiosk in het dropdownmenu.
- Klik op + Kiosk.
- Geef de Kiosk een naam.
- Selecteer eventueel een afdeling of team.
- Klik op Opslaan.
Kiosk openen
- Open een laptop of tablet.
- Kopieer of klik op de Kiosk-link.
- Open de link in je browser.
- Log in met je account-ID en Kioskcode.
Klokken via de Kiosk
- Klik op de groene knop om de medewerkerlijst te openen.
- Klik op je naam.
- Voer je persoonlijke Kiosk-pincode in.
Kiosk-pincode terugvinden
Via webbrowser
- Open Shiftbase.
- Klik op je profiel-icoon.
- Klik op Mijn login.
- Klik op het oogje bij de Kiosk-pincode om deze te bekijken.
Via de mobiele app
- Open de Shiftbase-app.
- Klik onderaan op Meer.
- Klik op Kiosk-pincode.