In deze les leer je hoe je de klokinstellingen in Shiftbase configureert, van afrondingen tot klokbeperkingen en het aanmaken van een Kiosk. Goed ingestelde klokinstellingen zorgen ervoor dat gewerkte uren correct worden geregistreerd.

2. Klokinstellingen openen

Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon
Klik in de linkerkolom op Urenregistratie
Selecteer in het dropdownmenu Algemeen
Schakel de optie Kopieer rooster naar urenregistratie uit, dit voorkomt dubbele registraties
Klik in de linkerkolom op Klokken om de klokinstellingen te beheren

3. Afrondingen instellen

Inkloktijden afronden

Je kunt inkloktijden afronden naar boven, beneden of het dichtstbijzijnde interval. Wil je geen afronding? Stel dit dan in op 'geen'.

Voorbeeld: Starttijd gepland: 09:00 — instelling: afronden omhoog — werkelijk inklokken: 09:07 → wordt 09:15.

Tip: Het interval voor afronden stel je in via Algemeen → Interval. Kies bijvoorbeeld 1, 5, 10, 15 of 30 minuten.

Uitkloktijden afronden

Werkt op dezelfde manier als inkloktijden. Kies voor omhoog, omlaag of dichtstbijzijnde, of schakel afronding uit.

Voorbeeld: Geplande eindtijd: 17:00 — instelling: dichtstbijzijnde — werkelijk uitklokken: 16:53 → wordt 17:00.

Gebruik geplande starttijd

Hiermee voorkom je dat medewerkers die te vroeg inklokken ook daadwerkelijk vanaf dat moment uren registreren. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat binnen 1 uur voor starttijd de geplande tijd wordt aangehouden.

Gebruik geplande eindtijd

Voorkomt dat medewerkers die iets later uitklokken automatisch plusuren maken. De eindtijd wordt overgenomen van het rooster zolang dit binnen de ingestelde marge blijft (bijv. 15 minuten).

Afronding tussen gesplitste diensten

Wanneer medewerkers meerdere diensten op één dag werken, kun je de tussenliggende tijden afronden volgens het gekozen interval.

4. Overige klokinstellingen

Automatisch goedkeuren

We adviseren om geklokte uren niet automatisch goed te keuren. Indien gewenst kun je automatisch goedkeuren wanneer er precies volgens het rooster is geklokt ('rooster-match').

Automatisch uitklokken

Voorkomt vergeten uitklokken. Je stelt bijvoorbeeld in dat medewerkers automatisch worden uitgeklokt na 14 uur.

Let op: Bij automatisch uitklokken worden er geen gewerkte uren geregistreerd. Je kunt ook een melding instellen zodat de eindtijd handmatig kan worden aangepast.

Geklokte diensten opbreken

Stel bijvoorbeeld '1 uur' in zodat een nieuwe klokactie binnen een uur bij dezelfde werkregel wordt gevoegd.

Klokken zonder rooster toestaan

Sta toe dat medewerkers mogen klokken, zelfs als ze niet zijn ingeroosterd. Dit kan handig zijn als je op het laatst toch een medewerker extra hebt opgeroepen om te werken.

5. Pauze-instellingen

Kies hoe pauzes worden berekend:

Geen — handmatig toevoegen
Automatisch — overnemen uit het rooster als tijden overeenkomen
Altijd uit rooster
Rooster tenzij meer geklokt
Altijd pauzeregels
Pauzeregels tenzij meer geklokt
Klokken — pauze wordt via inklokken/uitklokken geregistreerd

Let op: Bij de optie 'Klokken' moet je ook 'Geklokte diensten opbreken' correct instellen.

6. Klokbeperkingen

Je kunt klokken beperken tot een locatie via IP-adres of GPS.

Op IP-adres

Klik in de linkerkolom op Klokbeperkingen
Klik op + IP-adres
Het systeem vult je huidige IP-adres automatisch in

Let op: Controleer of dit het juiste IP-adres is voor je medewerkers. Let op dynamische IP-adressen — zorg eventueel voor een statisch IP of werk het regelmatig bij.

Op GPS-locatie

Ga naar Klokbeperkingen
Scroll naar de kaart
Voer een adres in — er verschijnt een cirkel op de kaart
Medewerkers mogen alleen binnen deze cirkel klokken

Tip: De nauwkeurigheid is ongeveer 40 meter. Je kunt meerdere cirkels aanmaken voor verschillende locaties.

7. Kiosk aanmaken en gebruiken

Kiosk aanmaken

Klik in de linkerkolom op Urenregistratie
Klik op Kiosk in het dropdownmenu
Klik op + Kiosk
Geef de Kiosk een naam
Selecteer eventueel een afdeling of team
Klik op Opslaan

Kiosk openen

Open een laptop of tablet
Kopieer of klik op de Kiosk-link
Open de link in je browser
Log in met je account-ID en Kioskcode

Klokken via de Kiosk

Klik op de groene knop om de medewerkerlijst te openen
Klik op je naam
Voer je persoonlijke Kiosk-pincode in

Kiosk-pincode terugvinden

Via webbrowser:

Open Shiftbase
Klik op je profiel-icoon
Klik op Mijn login
Klik op het oogje bij de Kiosk-pincode om deze te bekijken

Via de mobiele app:

Open de Shiftbase-app
Klik onderaan op Meer
Klik op Kiosk-pincode

8. Veelgestelde vragen

Moet ik 'Kopieer rooster naar urenregistratie' uitschakelen als ik klok? Ja, anders worden zowel de geklokte als de ingeplande uren geregistreerd, wat dubbele registraties oplevert.

Wat gebeurt er als een medewerker vergeet uit te klokken? Bij automatisch uitklokken wordt de medewerker na de ingestelde tijdsduur automatisch uitgeklokt. Er worden dan geen gewerkte uren geregistreerd. Je kunt ook een melding instellen om dit op te vangen.

Kan ik klokken beperken tot een specifieke locatie? Ja, via klokbeperkingen kun je klokken beperken op basis van IP-adres of GPS-locatie.

Waar vind ik mijn Kiosk-pincode? Via de webbrowser: klik op je profiel-icoon → Mijn login → oogje bij Kiosk-pincode. Via de app: Meer → Kiosk-pincode.

Kan ik meerdere Kiosken aanmaken? Ja, je kunt meerdere Kiosken aanmaken, bijvoorbeeld voor verschillende locaties of afdelingen.

Samenvatting

Open de klokinstellingen via Tandwiel → Urenregistratie → Klokken
Schakel 'Kopieer rooster naar urenregistratie' uit als je klokken gebruikt
Stel afrondingen in voor in- en uitkloktijden om de registratie te stroomlijnen
Beperk het klokken tot een locatie via IP-adres of GPS
Maak een Kiosk aan via Urenregistratie → Kiosk → + Kiosk
Adviseer medewerkers om hun Kiosk-pincode terug te vinden via hun profiel

←

Klokmethodes

Klokmeldingen

→