Klokmeldingen
1. Inleiding
In deze les leer je welke meldingen je kunt instellen om het klokproces te controleren. Zowel leidinggevenden als medewerkers kunnen meldingen ontvangen om fouten in de urenregistratie te voorkomen.
2. Meldingen voor leidinggevenden
Als leidinggevende kun je meldingen instellen die helpen bij het controleren van het klokproces.
- Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon
- Klik in de linkerkolom op Urenregistratie
- Klik op het tabblad Berichtgevingen
Aan de rechterkant zie je een lijst met mogelijke meldingen. Voor het klokken zijn de volgende meldingen relevant:
Automatisch uitklokken
Medewerkers worden automatisch uitgeklokt na een ingestelde tijdsduur (standaard: 14 uur na inklokken). De eindtijd wordt dan gelijk aan de starttijd en er worden geen uren geregistreerd.
Je kunt instellen dat een bepaalde rechtengroep hierover een melding ontvangt, zodat de eindtijd handmatig kan worden aangepast.
Vergeten in te klokken
Deze melding geeft aan welke medewerkers vergeten zijn om op tijd in te klokken. Hiermee kun je medewerkers herinneren alsnog in te klokken.
Let op: Stel deze melding niet in voor de rechtengroep 'medewerker', anders ontvangen medewerkers meldingen over elkaar.
Vergeten uit te klokken
Deze melding geldt voor medewerkers die vergeten zijn uit te klokken.
Let op: Activeer deze melding ook niet voor de rechtengroep 'medewerker'. Overweeg daarnaast of je deze melding nodig hebt als er vaak wordt overgewerkt, om overbodige meldingen te voorkomen.
Let op: Deze berichtgevingen zijn uitsluitend bedoeld voor leidinggevend personeel.
3. Meldingen voor medewerkers
Medewerkers kunnen zelf meldingen instellen, zoals herinneringen om in of uit te klokken. Dit helpt om het klokken correct en tijdig uit te voeren.
Meldingen instellen
- Log in op je Shiftbase-account via een webbrowser
- Klik rechtsboven op je profielfoto
- Klik op Berichtgevingen
Je ziet nu de volgende meldingen:
- Roosternotificatie — herinnering voor aanvang van een dienst
- Inklokherinnering — melding voor het inklokken
- Uitklokherinnering — melding voor het uitklokken
Medewerkers kunnen per melding aangeven of ze deze via e-mail of als pushnotificatie willen ontvangen.
Let op: Werken medewerkers vaak langer dan gepland? Dan kan de uitklokherinnering overbodig zijn.
Let op: Deze meldingen zijn persoonlijke voorkeuren en kunnen alleen door de medewerker zelf worden ingesteld. Als leidinggevende kun je ze niet afdwingen.
Tip: Informeer medewerkers over deze meldingen zodat ze zelf kunnen instellen wat voor hen handig is.
4. Veelgestelde vragen
Kan ik als leidinggevende de meldingen van medewerkers instellen? Nee, de meldingen voor medewerkers zijn persoonlijke voorkeuren. Medewerkers moeten deze zelf instellen via hun profiel.
Waarom moet ik klokmeldingen niet instellen voor de rechtengroep 'medewerker'? Omdat medewerkers dan meldingen ontvangen over elkaars klokstatus. De meldingen 'vergeten in/uit te klokken' zijn bedoeld voor leidinggevenden.
Wat gebeurt er bij automatisch uitklokken? De medewerker wordt uitgeklokt na de ingestelde tijd. De eindtijd wordt gelijk aan de starttijd en er worden geen uren geregistreerd. Een leidinggevende kan de eindtijd handmatig aanpassen.
Kunnen medewerkers kiezen hoe ze meldingen ontvangen? Ja, medewerkers kunnen per melding kiezen tussen e-mail of pushnotificatie.
Samenvatting
- Stel klokmeldingen in via Tandwiel → Urenregistratie → Berichtgevingen
- Relevante meldingen voor leidinggevenden: automatisch uitklokken, vergeten in te klokken en vergeten uit te klokken
- Stel klokmeldingen niet in voor de rechtengroep 'medewerker' — deze zijn bedoeld voor leidinggevenden
- Medewerkers stellen hun eigen herinneringen in via profielfoto → Berichtgevingen
- Informeer medewerkers over de beschikbare meldingen zodat ze deze zelf kunnen activeren