7 wad planowania w Excelu

7 wad planowania w Excelu

Excel to znakomity pakiet oprogramowania oferujący elastyczność i funkcjonalność. Z Excelem możesz tworzyć przeglądy, generować raporty, a także śledzić dane. Nie jest to jednak idealny pakiet do tworzenia harmonogramu pracy. Niektóre wady takiego rozwiązania wypisaliśmy poniżej.

1. Brak scentralizowanej karty kontrolnej

Ponieważ Excel działa na jednym komputerze dla jednej osoby, trudno jest pracować z więcej niż jedną osobą nad planowaniem personelu. Jeśli kilku pracowników pracuje nad jednym harmonogramem (na współdzielonym komputerze), nie widać wówczas, kto dokonał które zmiany. Może to później powodować problemy.

2. Publikacja harmonogramu

Kiedy harmonogram jest gotów, trzeba go przekonwertować do pliku PDF, aby wszyscy pracownicy mogli przeglądać harmonogram. Dokumentu Excel nie można otworzyć bez specjalnego oprogramowania. Kiedy harmonogram jest rozsyłany e-mailem, często bywa tak, że adresy e-mail są nieprawidłowe, przez co pracownicy nie otrzymują e-maila.

3. Niejasne koszty pracy

Kiedy harmonogram tworzymy w Excelu, nie jest jasne, jakie będą oczekiwane koszty wynagrodzeń. W takim przypadku stawki godzinowe zawsze trzeba będzie aktualizować ręcznie. A to zajmuje czas i stwarza ryzyko błędów.

Do dobrego planowania personelu istnieją lepsze rozwiązania, niż Excel.

4. Nie bierze finansów pod uwagę

Kiedy harmonogram jest tworzony w Excelu, nie jest łatwo sprawdzić, czy harmonogram mieści się w budżecie. Nie jest również możliwe sprawdzenie, jaki jest procent kosztów pracy względem oczekiwanego obrotu.

5. Nie jest pokazana dostępność

Dostępności nie da się pokazać w harmonogramie. Jeśli jest ona widoczna, trzeba ją wówczas wpisać ręcznie. Z harmonogramem w Excelu, dostępność pracowników nie jest automatycznie widoczna.

6. Nieobecności nie są automatycznie widoczne

Tak jak i dostępność, nieobecności nie są standardowo widoczne. Je również trzeba najpierw wprowadzić ręcznie. Coś takiego nie jest potrzebne, kiedy stosuje się oprogramowanie do planowania. Wnioski urlopowe będą też składane słownie, na papierze, SMS-em lub e-mailem i mogą przez to się zgubić lub zostać pominięte. Z oprogramowaniem do planowania masz to scentralizowane w obrębie oprogramowania.

7. Niemożliwe jest powiązanie z rejestracją godzin

Nie jest możliwe odczytanie planowanych godzin przykładowo przy pomocy zegara ewidencyjnego tak, aby system mógł zaokrąglić przepracowane godziny w oparciu o harmonogram. Kiedy godziny pracy są podbijane w zegarze ewidencyjnym, zaleta jest taka, że jeśli ktoś według harmonogramu ma być na godzinę 9:00, a podbije o 8:50, godzina 9:00 zostaje odnotowana.

Istnieje wiele rozwiązań programowych na rynku do tworzenia dobrego harmonogramu. Shiftbase jest jednym z nich. Informacje na temat Shiftbase znaleźć można na Shiftbase.

Jurrien Strobel

Jurrien Strobel

Als student heb ik 7 jaar in de horeca gewerkt. Omdat de urenregistratie op papier werd gedaan, heb ik een applicatie gemaakt waarbij de gewerkte uren en roosters online geregistreerd konden worden. Dit project heb ik ook gebruikt als afstudeer project. Drie jaar na mijn studie heb ik samen met Kars Frijters de software volledig opnieuw geschreven. Inmiddels zijn we met een heel team en maken 1000+ bedrijven van allerlei branches gebruik van onze software.