7 fördelar med online-programvara för planering av personal
Schema

7 fördelar med online-programvara för planering av personal

Många företag använder Microsoft Excel för att planera sin personal. Excel är en mycket trevlig tjänst, men inte den bästa lösningen för att skapa ett arbetsschema. Även om den stora fördelen med schemaläggning i Excel är att ett schema kan ordnas helt efter ens egna önskemål, kan detta utföras i ett standardpaket för personalplanering med mycket lättare. Online-personal som planerar paket erbjuder ofta ännu mer dedikerade alternativ och fördelar för schemaläggning.

1. Arbetsschema synligt för alla anställda

Ett av de mest kända problemen med att skapa ett arbetsschema i Excel är att schemat skickas till anställda. När ett arbetsschema skickas händer det ofta att inte alla anställda är tillgängliga vid schemalagda tider eller dagar. På grund av de justeringar som måste göras skickas flera versioner av schemat. Detta kan orsaka osäkerheter bland anställda. Med online-schemaläggningsprogramvara finns det alltid ett vägledande schema som kan justeras för ändringar som omedelbart är synliga för anställda.

2. Ett arbetsschema som är tillgängligt överallt

När ett arbetsschema skickas i Excel kan medarbetare ofta inte öppna schemat. Excel är betalad mjukvara och inte alla anställda har detta i sin besittning. Det fanns tidigare ett gratisprogram av Microsoft för att öppna Excel-dokument, men denna Excel-visare erbjuds inte längre. Med en bra personalplanerare online kan arbetsschemat ses på en dator och i mobilappen.

Planering med schemaläggningsprogramvara sparar dig mycket tid.

3. Byta schemalagda skift med varandra

Som planerare vill du inte leta efter ersättningar för anställda som inte kan arbeta vid planerade tidpunkter hela tiden. I allmänhet kan anställda logga in på ett schemaprogram och självständigt söka efter en ersättning för deras skift. När detta har hittats kan en planerare fortfarande ge godkännande för att hålla ett öga på schemat, men det slösar inte planeraren värdefull tid med att söka efter utbyten.

4. Bjud in anställda till öppna skift

När en anställd ringer in sjuk måste en ersättare snabbt hittas. Att leta efter en ersättning är ofta ett tidskrävande jobb eftersom flera anställda måste ringas. Ett enklare sätt är att bjuda in utvalda medarbetare till ett skift, anställda får detta via e-post och en push-notis. Från denna rapportering kan en anställd acceptera skiftet och planeraren informeras omedelbart.

5. Insikt i tillgänglighet

Med bra online-programvara för planering av personal kan de anställda själv kommunicera via datorn eller mobilappen. Denna tillgänglighet syns omedelbart i planeringsprogrammet så att planeraren enkelt kan skapa ett schema baserat på tillgängligheten. Med en planering baserad på tillgänglighet i Excel är realtidsstyrning över detta mycket svårare, vilket kan orsaka otillfredsställda anställda. När tillgänglighet skickas via e-post eller texter måste planeraren alltid växla mellan de olika programmen. Detta säkerställer att det tar ännu mer tid att skapa ett schema.

6. Insikt i frånvaro

När ett schema görs måste arbetstagarnas frånvaro också beaktas. Visst när ett schema för en semesterperiod görs. I denna situation är det mycket bekvämt för planeraren att kunna se frånvaron direkt i schemat, så att scheman kan planeras runt frånvaron.

7. Insikt i arbetskraftskostnader

De anställdas timlöner kan anges i många schemaläggningsprogram så att de förväntade personalkostnaderna omedelbart syns. Detta gör det möjligt för planeraren att göra det mest optimala schemat, även när det gäller lönekostnader.

Rekommenderat för dig

Att söka och hitta ett jobb under pandemin

Att söka och hitta ett jobb under pandemin

COVID-19 har långtgående konsekvenser. Pandemin påverkar inte bara hälsan utan även ekonomin. Till exempel har många människor förlorat sina jobb, ...

Låt ditt schema andas

Låt ditt schema andas

Som planerare är det inte alltid lätt för dig. Att ställa in ett väl ordnat schema kan ibland vara en ...

Tips för att framgångsrikt implementera programvara

Tips för att framgångsrikt implementera programvara

Olika affärsprocesser äger rum i ett företag, inom avdelningar som HR-avdelningen, försäljningsavdelningen eller finansförvaltningen. I många fall definieras processerna i ...