Zeiterfassungsgesetz in Deutschland: Das solltest du wissen

In Deutschland werden, gerade was die Arbeit betrifft, sehr viele Dinge gesetzlich geregelt. So mischt der Gesetzgeber auch bei der Arbeitszeiterfassung mit. Das dazugehörige Gesetz ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Darin regelt der Gesetzgeber, in welchen Branchen und welche Personengruppen wann und wie lange arbeiten dürfen.

Untergliederung der Arbeitszeit nach Branchen

Vielleicht kommt es dir komisch vor, dass unterschiedliche Branchen unterschiedliche Zeiten arbeiten dürfen. Die Begründung ist einfach: Die Beschäftigten sind in den unterschiedlichsten Altersstufen. Dennoch gibt es bestimmte Abläufe, je nachdem, wie der Arbeitsplatz beschaffen ist, die eine unterschiedliche Arbeitszeit vorgeben. Während du beispielsweise im Büro eher nur tagsüber arbeiten wirst, müssen Krankenhäuser und andere lebenswichtige beziehungsweise systemrelevante Branchen immer verfügbar sein. Außerdem wird, was die Arbeitszeiten betrifft, auch unterschieden, welche Arbeit du ausführst: Ein Lastwagenfahrer hat kürzere Arbeitszeiten als es beispielsweise ein Pförtner hat und diese beiden Personengruppen haben wiederum andere Arbeitszeiten als ein Chirurg, der auf den Punkt lebenswichtige Leistungen bringen muss.

Wofür gibt es überhaupt das Arbeitszeiterfassungsgesetz?

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit fördert die Transparenz zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. So kannst du als Arbeitnehmer sicherstellen, dass Überstunden erfasst und entsprechend vergütet werden. Als Arbeitgeber hilft dir das Zeiterfassungsgesetz, den Arbeitsaufwand realistisch einzuschätzen und deine Mitarbeiter fair zu behandeln. Der Gesetzgeber in Deutschland möchte mit dem ArbZG zwei wichtige Anliegen erfüllen:

• Arbeitnehmer sollen durch die Regelung der Arbeitszeit vor Ausbeutung und Willkür durch den Arbeitgeber geschützt werden.

• Arbeitgeber sollen andererseits die Möglichkeit haben, auf unterschiedliche Geschäftssituationen flexibel reagieren zu können. Wenn es viel Arbeit gibt, soll es Arbeitgebern möglich sein, ihre Arbeitnehmer entsprechend einzusetzen.

Du siehst, das Arbeitszeiterfassungsgesetz betrachtet nicht nur die Arbeitgeberseite, sondern durchaus auch die Arbeitnehmerseite.

Welche Aspekte betrachtet das Arbeitszeiterfassungsgesetz?

• Es gibt eine klare Regelung für die die Arbeitszeit und für die Ruhezeit.
• Es wird festgelegt, wie Bereitschaftsdienste und Nachtarbeit behandelt werden sollen.
• Es sagt aus, wie Sonderschichten auszugleichen sind.
• Es schafft einen Rahmen für den Umgang mit Pausenzeiten und Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung hat für das Gesetz aber auch Grenzen, und zwar:

• in Branchen wie der Landwirtschaft zur Erntezeit
• in Schicht- und Verkehrsbetrieben, damit der Betrieb und die Konkurrenzfähigkeit erhalten bleiben
• wenn es einen Notfall oder eine Katastrophe gibt

Wie viele Arbeitsstunden sind maximal möglich?

§3 im Arbeitszeiterfassungsgesetz besagt, dass die höchste Arbeitszeit an Werktagen der Mitarbeitenden 8 Stunden betragen darf. Auch der Samstag gilt hier als Werktag und so basiert die Berechnung der werktäglichen Arbeitszeit auf einer 6 Tage Woche. In Ausnahmefällen und bestimmten Branchen dürfen die Arbeitszeiten auch auf maximal 10 Stunden ausgedehnt werden.

Außerdem soll es nach 6 Stunden unter allen Umständen eine Pause von mindestens 30 Minuten geben. Nach neun Arbeitsstunden sollen 45 Minuten Pause liegen. Diese Pausenzeiten sind in §4 des Arbeitszeiterfassungsgesetzes festgeschrieben. Erfahre in diesem Artikel mehr über die Pausenregelungen.

Sobald eine Schicht gearbeitet wurde, so sagt §5 ArbZG, brauchen die Mitarbeitenden eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden, in denen sie nicht mit der Arbeit beschäftigt sind, auch nicht in Bereitschaft oder für minimale Unterbrechungen.

§9 ArbZG sagt aus, dass Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen generell nicht arbeiten sollen. Es gelten hier die üblichen Ausnahmen wie Krankenhäuser oder Notsituationen. Mit einer Ausnahmegenehmigung können die diesbezüglichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes auch außer Kraft gesetzt werden und in Einzelfällen ist dann auch für Branchen, in denen sonst am Wochenende gar nicht gearbeitet wird, auch Sonntagsarbeit möglich.

Welche Ausnahmen sind möglich?

Die grundsätzlichen Regelungen im Arbeitszeitgesetz sind sehr strikt und das ist auch absolut nötig. Dennoch sollen natürlich Arbeitszeiten auch vom Arbeitgeber ein Stück weit flexibel gehandhabt werden können. So ist es in Ausnahmefällen möglich, die tägliche Arbeitszeit auf 10 Stunden zu erhöhen. Aber Vorsicht: Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, für Ausgleich zu sorgen, und zwar innerhalb von 6 Monaten. Denn im Schnitt darf die Arbeitszeit von Arbeitnehmern innerhalb eines halben Jahres nicht über 8 Stunden pro Werktag liegen.

Weitere Ausnahmen findest du explizit in den §§14 und 15 des ArbZG ausgeführt. Darin siehst du, was vor dem Gesetzgeber als Notfall oder drohender wirtschaftlicher Schaden gilt. Auch im Schichtbetrieb oder wenn deine Mitarbeiter offshore arbeiten, kannst du die Arbeitszeiten ausdehnen. Wichtig ist dann lediglich, dass innerhalb von 6 Kalendermonaten ein angemessener Ausgleich, der in Freizeit zu erfolgen hat, vorgenommen wird.

Auch Tarifverträge und der Erlass einer Behörde macht es für Arbeitgeber möglich, die Arbeitszeiten flexibel zu verändern.

Wie sieht es mit der Arbeitszeiterfassung aus?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in einem Grundsatzurteil bereits im Jahr 2018 und 2019 festgelegt, dass es eine grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt. Dieser Pflicht muss der Arbeitgeber nachkommen und er hat das sogar systematisch durchzuführen. Soll heißen: Ein einfacher Zettel, auf dem jeder seine Arbeitszeiten in etwa aufschreibt, gilt nicht als Arbeitszeiterfassung. Diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wurde vom Bundesarbeitsgericht im September 2022 konkret ausgeführt und auf Bundesebene umgesetzt. Viele Unternehmen fühlen sich von dieser konkreten Pflicht unter Druck und sogar verunsichert.

So gelten besonders strenge Regelungen, wenn die Arbeitszeit überschritten wird. Arbeitgeber müssen diese Überstunden besonders genau erfassen, um eben auch den Ausgleich durch Freizeit entsprechend zu dokumentieren. Konkret heißt das: Die absolute Pflicht zur Arbeitszeiterfassung greift dann, wenn deine Mitarbeiter werktäglich mehr als 8 oder 10 Stunden arbeiten. Die genaue Art und Weise kannst du als Arbeitgeber festlegen.

Eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt es auch, und zwar für

• alle geringfügig Beschäftigten, die nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG 2023) arbeiten. Klicken Sie hier, um den MiLoG 2024 zu erfahren.
• Branchen, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) fallen

Ist die Pflicht zur Zeiterfassung das Ende der Vertrauensarbeitszeit?

Die Pflicht zur Zeiterfassung, die durch das Zeiterfassungsgesetz in Deutschland eingeführt wurde, wirft oft die Frage auf, ob dies das Ende der Vertrauensarbeitszeit bedeutet.

Das Zeiterfassungsgesetz verlangt eine genaue Erfassung der Arbeitszeit, was im Widerspruch zur Idee der Vertrauensarbeitszeit stehen könnte. Hier sind einige mögliche Auswirkungen:

• Kontrolle statt Vertrauen? Die Pflicht zur Zeiterfassung könnte als Mangel an Vertrauen interpretiert werden. Statt der Fokussierung auf die Qualität und Ergebnisse der Arbeit liegt der Schwerpunkt auf der genauen Kontrolle der Stunden.

• Flexibilität bleibt erhalten: Es ist jedoch möglich, die Zeiterfassung und die Vertrauensarbeitszeit zu kombinieren. Die genaue Erfassung der Arbeitszeit bedeutet nicht zwangsläufig, dass Flexibilität und Autonomie verloren gehen. Es geht darum, die Arbeitszeit transparent zu dokumentieren, ohne die Freiheit der Arbeitnehmer einzuschränken.

• Rechtliche Sicherheit: Die genaue Erfassung der Arbeitszeit kann auch rechtliche Sicherheit für beide Seiten bieten. Arbeitnehmer können sicher sein, dass Überstunden erfasst und vergütet werden, während Arbeitgeber die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze nachweisen können.

Wann musst du keine Arbeitszeiterfassung durchführen?

In einigen Fällen gibt es Ausnahmen. Private Arbeitgeber, die einen Minijobber im Privathaushalt beschäftigen, müssen keine Arbeitszeiterfassung etablieren. Hier gilt weiterhin Fairplay.

Auch Erleichterungen sind möglich. Denke hier etwa an Arbeitnehmer, die mobil tätig sind und die sich ihre Arbeitszeit flexibel einteilen können. Das gilt für Gaststätten, Herbergen, Baugewerbe, Speditionen, Transport- und Logistikunternehmen, Forstwirtschaft, Gebäudereinigungen, Messebau und in der Fleischwirtschaft.

Zeitungszusteller und Beschäftigte von Paketdiensten haben lediglich die Pflicht, ihre Arbeitszeit aufzuzeichnen. Hier gilt die Pflicht also nicht nur für den Arbeitgeber, sondern aufgrund der flexiblen Einteilung auch für die Arbeitnehmer.

Diejenigen deiner Arbeitnehmer, die monatlich mehr als 2.958 Euro brutto verdienen, haben ebenfalls keine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Auch hier greift wieder die Pflicht, Arbeitszeiten über 8 Stunden pro Werktag aufzuzeichnen. Hier muss zusätzlich erfasst werden, dass die Arbeitnehmer eingewilligt haben, dass sie länger arbeiten.

Welche Systeme sind zulässig?

Die Arbeitszeiterfassungspflicht wird also kommen, so lässt es das Urteil des Europäischen Gerichtshofs nicht nur vermuten. Ein entsprechendes Gesetz ist bereits in Vorbereitung.

Viele Firmen sehen schon das umgangssprachlich unter dem Namen Stechuhr Urteil bekannte Gesetz, das das Bundesarbeitsgericht derzeit vorbereitet, auf sich zukommen und rüsten bereits technisch auf. Tatsächlich ist hier eine Chance gekommen, Prozesse im Personalmanagement zu optimieren und vor allen Dingen zu digitalisieren. Eine digitale Zeiterfassung könnte die Lösung sein. Das würde dem Namen Stechuhr Urteil des EuGH alle Ehre machen. Denn eine digitale Zeiterfassung würde gleich mehrere Probleme lösen:

• Betrug nur schwer möglich: Wenn sich alle an das Ein- und Ausstempeln halten und damit ihrer Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen, sind direkt alle Arbeitszeiten dokumentiert, egal, ob sie über die maximale Arbeitszeit hinausgehen oder nicht. Damit wäre das EuGH Urteil sogar mehr als erfüllt. Sollten hier weitere Regelungen kommen, die beispielsweise das Bundesarbeitsgericht durchsetzen könnte, wäre die Pflicht zur Zeiterfassung bereits umfassend gelöst.

• Archivierung äußerst einfach: Wenn alle Daten digital vorliegen, ist auch die Archivierung einfach und niemand muss sich Sorgen um aktenschrankweise Zettel und Listen machen. Weiterer Stauraum ist nicht nötig.

• das Zeiterfassungssystem für alle: Neue Mitarbeiter können per Mausklick in das Zeiterfassungssystem eingefügt werden und genauso einfach ist man auch wieder entfernt. Alle Mitarbeiter sind in einem Zeiterfassungssystem und es gibt nicht für jede Abteilung ein eigenes System.

Bevor du zur digitalen Zeiterfassung wechselst, kannst du vorübergehend die Vorlage in Excel von Shiftbase nutzen.

Wie lange musst du die Daten aufbewahren?

Die Aufbewahrung von Daten im Kontext des Zeiterfassungsgesetzes in Deutschland unterliegt spezifischen gesetzlichen Regelungen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die du wissen solltest:

Dauer der Aufbewahrung

• Allgemeine Aufbewahrungsfrist: Gemäß den gesetzlichen Vorschriften müssen Arbeitszeitdaten in der Regel mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

• Besondere Fälle: In bestimmten Fällen, wie bei der Erfassung von Überstunden oder Nachtarbeit, können andere Fristen gelten. Die genauen Zeiträume können von Branche zu Branche unterschiedlich sein.

Art der Aufbewahrung

Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und vor Manipulation geschützt sind.

Datenschutz

Bei der Aufbewahrung von personenbezogenen Arbeitszeitdaten muss auch der Datenschutz berücksichtigt werden. Es müssen angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Für wen gilt die Pflicht konkret?

Zwar dürfen Arbeitgeber laut Urteil die Arbeitszeiterfassung grundsätzlich an ihre Mitarbeiter delegieren. Dennoch liegt die Verantwortung schlussendlich beim Arbeitgeber.

Die Aufbewahrung muss grundsätzlich durch den Arbeitgeber sichergestellt werden. Kein Arbeitnehmender soll seine Arbeitszeitdokumentation privat archivieren müssen.

Wie sieht es mit Arbeitszeitkonten aus?

Wenn du dich als Arbeitgeber entscheidest, in die Arbeitszeiterfassung auch Arbeitszeitkonten einzufügen, dann müssen diese innerhalb von 12 Kalendermonaten ausgeglichen werden. Dann darf der Ausgleich entweder durch Bezahlung oder durch Freizeitausgleich erfolgen. Solche Lösungen sind aber nur für die Unternehmen möglich, deren Mehrarbeit nicht über die Auszahlung des Mindestlohns abgegolten wird. Das Urteil sagt: Wenn Arbeitnehmer einschließlich der geleisteten Überstunden noch immer den Mindestlohn je Zeitstunde bekommen, dann fallen sie aus der 12-Monats-Regelung heraus. Die Stunden, die du auf das Arbeitszeitkonto buchen darfst, müssen weniger als 50% der monatlich vereinbarten Arbeitszeit betragen.

Wie ist mit Sonn- und Feiertagen umzugehen?

Sonn- und Feiertage sind generell eine Ausnahme. Hier muss auf jeden Fall eine Arbeitszeiterfassung durchgeführt werden. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Überstunden handelt oder nicht. Denn diese Zeiten, so sagt es das Urteil, müssen so oder so ausgeglichen werden, weil sie aus dem grundsätzlichen Rahmen der möglichen Arbeitszeiten fallen. Erfahre mehr über Feiertagszuschlag!

Wie willst du der Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen?

Vielleicht fühlst du dich von dem Urteil zur Zeiterfassung ein wenig unter Druck. Wir von Shiftbase haben uns auf die systematische Zeiterfassung und das Implementieren entsprechender Workflows spezialisiert. Wenn du einem möglicherweise weitreichenden Urteil zur Zeiterfassung vorgreifen willst und bestehende Regelungen jetzt schon umfassend umsetzen willst, dann entscheide dich jetzt für unsere kostenlose Testversion. Gerne unterstützen wir dich auch bei der Implementierung in dein System. Wir bieten Zeiterfassung für kleine und mittelständische Betriebe, aber auch für ganze Konzerne an.