Externe Personalbeschaffung: Strategien, Chancen und Herausforderungen

Was ist externe Personalbeschaffung?

Die externe Personalbeschaffung bezeichnet den Prozess, bei dem ein Unternehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter außerhalb der bestehenden Belegschaft rekrutiert. Das bedeutet: Die Suche nach geeigneten Kandidaten erfolgt am externen Arbeitsmarkt – etwa über Stellenanzeigen, Active Sourcing, Personalvermittlungen oder Online-Jobportale.

Im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung greift man hier nicht auf bestehende Teammitglieder zurück, sondern öffnet die Stelle für externe Bewerber. Das Ziel: Den bestmöglichen Fit zwischen Anforderungen und Qualifikation zu finden.

Warum setzen viele Unternehmen auf externe Personalbeschaffung?

Unternehmen entscheiden sich für die externe Personalbeschaffung, wenn intern keine passenden Fachkräfte verfügbar sind oder wenn frisches Know-how gefragt ist. Besonders bei wachsenden Unternehmen oder in Zeiten des Fachkräftemangels ist der externe Arbeitsmarkt oft die erste Wahl.

Vorteile wie größere Auswahl, neue Perspektiven und gezielte Personalgewinnung durch moderne Recruitingmethoden (z. B. Social Media Recruiting oder Headhunting) machen diesen Ansatz attraktiv – insbesondere in wettbewerbsintensiven Branchen.

Wie erfolgt die externe Personalbeschaffung?

Die externe Personalbeschaffung ist ein systematischer Prozess, der in mehreren Schritten erfolgt, um die besten Talente außerhalb des Unternehmens zu identifizieren und zu gewinnen. Hier sind die typischen Schritte:

1. Bedarfsanalyse und Planung
Zunächst wird der Bedarf des Unternehmens an neuen Mitarbeitern analysiert. Dies umfasst die Definition der zu besetzenden Stelle, die erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen sowie die Festlegung des Zeitrahmens für die Stellenbesetzung.

2. Erstellung und Veröffentlichung der Stellenausschreibung
Die Stellenausschreibung wird erstellt und umfasst Informationen über die Position, Aufgaben, Anforderungen an die Bewerber, sowie Details zum Unternehmen und zu den angebotenen Konditionen. Diese Ausschreibung wird dann auf verschiedenen Kanälen wie Jobportalen, Unternehmenswebseite, Social Media und Fachzeitschriften veröffentlicht.

3. Nutzung von Recruiting-Agenturen und Headhuntern
Viele Unternehmen beauftragen spezialisierte Recruiting-Agenturen oder Headhunter, um passende Kandidaten zu finden. Diese verfügen über umfangreiche Netzwerke und können oft schnell hochqualifizierte Kandidaten identifizieren.

4. Sichtung und Auswahl der Bewerbungen
Nach Eingang der Bewerbungen erfolgt eine sorgfältige Prüfung und Vorauswahl der Kandidaten. Dies kann anhand von Lebensläufen, Anschreiben, Referenzen und gegebenenfalls Arbeitsproben geschehen.

5. Durchführung von Interviews und Assessments
Ausgewählte Kandidaten werden zu Interviews eingeladen. Diese können persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz stattfinden. Zusätzlich können Assessments oder Eignungstests eingesetzt werden, um die Fähigkeiten und die Passung zur Unternehmenskultur zu bewerten. Es ist entscheidend, die richtige Person auszuwählen, die nicht nur die erforderlichen Fähigkeiten mitbringt, sondern auch gut zur Unternehmenskultur passt. Die persönliche Interaktion auf Jobmessen kann dabei helfen, einen ersten Eindruck von den Bewerbern zu gewinnen.

6. Auswahl und Jobangebot
Nach den Interviews und Bewertungen wird der geeignetste Kandidat ausgewählt. Ihm wird ein Jobangebot unterbreitet, das Details wie Gehalt, Arbeitsbedingungen und Beginn der Tätigkeit enthält.

7. Onboarding
Nach Annahme des Angebots beginnt der Onboarding-Prozess, um den neuen Mitarbeiter in das Unternehmen einzuführen und ihm den Einstieg zu erleichtern.

Die externe Personalbeschaffung erfordert eine strategische Planung und effektive Umsetzung, um die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Dabei spielen Faktoren wie die Qualität der Stellenausschreibung, die Auswahl der Rekrutierungskanäle und ein effektives Bewerbermanagement eine entscheidende Rolle.

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Welche Methoden der externen Personalbeschaffung gibt es?

Unternehmen stehen viele Wege offen, um externe Kandidaten zu finden:

• Online-Stellenausschreibungen (auf der eigenen Karriereseite oder Jobportalen)

• Active Sourcing via LinkedIn & XING

• Zusammenarbeit mit Personalberatern oder Headhuntern

• Social Media Recruiting

• Karrieremessen & Hochschulmarketing

• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme

• Recruiting-Events oder Speed-Dating-Formate

Wichtig ist, die richtige Methode je nach Position, Zielgruppe und Branche zu wählen.

Vor- und Nachteile der externen Personalbeschaffung

✅ Vorteile der externen Personalbeschaffung

• Größerer Bewerberpool: Durch das Öffnen der Stelle für externe Kandidaten steht ein wesentlich breiteres Spektrum an Qualifikationen, Erfahrungen und Persönlichkeiten zur Verfügung. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, die passende Fachkraft zu finden.

• Neues Know-how und frische Impulse: Externe Kandidaten bringen neues Fachwissen, andere Perspektiven und Erfahrungen aus früheren Unternehmen mit – das kann Innovationskraft und Dynamik im Team fördern.

• Gezielte Besetzung spezialisierter Positionen: Gerade bei schwer zu besetzenden Fachstellen ist die interne Auswahl oft begrenzt. Externe Recruiting-Kanäle wie Active Sourcing oder Headhunter ermöglichen den Zugang zu hochqualifizierten Personen.

• Employer Branding stärken: Ein transparenter, professioneller Recruitingprozess signalisiert einen attraktiven Arbeitgeber. Stellenausschreibungen, die nach außen wirken, können das Unternehmensimage aktiv mitgestalten.

• Flexibilität bei kurzfristigem Personalbedarf: Externe Rekrutierung erlaubt eine schnelle Reaktion auf Kapazitätsschwankungen, Projektspitzen oder neue Anforderungen am Markt – z. B. durch Zeitverträge oder projektbezogene Mitarbeit.

❌ Nachteile der externen Personalbeschaffung

• Höherer Zeit- und Kostenaufwand: Stellenausschreibungen, Bewerbungsgespräche, Auswahlverfahren und Einarbeitung verursachen deutlich höhere Kosten als interne Umsetzungen. Der Recruitingprozess kann sich zudem über mehrere Wochen oder Monate ziehen.

• Längere Einarbeitungszeit: Neue Mitarbeiter müssen sich erst in die Unternehmenskultur, Prozesse und Aufgaben einarbeiten. Das bremst kurzfristig die Produktivität und bindet interne Ressourcen.

• Risiko von Fehlbesetzungen: Auch bei einem sorgfältigen Auswahlprozess bleibt ein Restrisiko: Passen Person und Position nicht zueinander, entstehen Kosten durch erneute Ausschreibung und Fluktuation.

• Wissenstransfer und Teamintegration: Fehlendes internes Vorwissen kann den Wissenstransfer erschweren. Gleichzeitig kann es mehr Zeit benötigen, bis sich neue Teammitglieder in bestehende Strukturen integrieren.

• Konkurrenzdruck auf dem Arbeitsmarkt: Gerade bei gefragten Positionen im Bereich IT, Technik oder Pflege herrscht intensiver Wettbewerb um qualifizierte Bewerber. Das erschwert die Stellenbesetzung und treibt das Gehaltsniveau nach oben.

Externe Personalbeschaffung Beispiele

Online-Stellenanzeigen auf Jobportalen

Ein mittelständisches Unternehmen veröffentlicht eine Stellenausschreibung für einen IT-Systemadministrator auf Plattformen wie StepStone, Indeed oder der Bundesagentur für Arbeit. Innerhalb kurzer Zeit erhält die HR-Abteilung mehrere Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten außerhalb der Belegschaft.

➡️ Vorteil: Große Reichweite, einfache Veröffentlichung
➡️ Nachteil: Hohe Konkurrenz, teils unqualifizierte Bewerbungen

Active Sourcing über LinkedIn oder XING

Ein Recruiter nutzt LinkedIn, um gezielt nach Softwareentwicklern mit Java-Kenntnissen in einer bestimmten Region zu suchen. Mit einer persönlichen Direktnachricht spricht er geeignete Personen an – auch solche, die nicht aktiv auf Jobsuche sind.

➡️ Vorteil: Direkte Ansprache passender Fachkräfte
➡️ Nachteil: Zeitintensiv, erfordert Fingerspitzengefühl

Zusammenarbeit mit Personalvermittlern

Ein Unternehmen beauftragt eine spezialisierte Personalberatung, um eine Führungsposition im Vertrieb zu besetzen. Der Dienstleister übernimmt die Vorauswahl, führt Erstgespräche und schlägt nur qualifizierte Personen vor.

➡️ Vorteil: Zeitersparnis, professionelle Auswahl
➡️ Nachteil: Vermittlungsprovision, weniger Einfluss auf Vorauswahl

Hochschulmarketing & Karrieremessen

Ein Industriebetrieb nimmt an einer Karrieremesse an einer Universität teil. Dort werden Praktika, Trainee-Programme und Direkteinstiege vorgestellt. Es entstehen erste Kontakte zu Studierenden, die später für Stellenbesetzungen genutzt werden.

➡️ Vorteil: Aufbau eines Talentpools, Arbeitgebermarke stärken
➡️ Nachteil: Langfristige Wirkung, nicht für kurzfristige Besetzungen geeignet

Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme

Ein bestehender Mitarbeiter empfiehlt eine ehemalige Kollegin für eine offene Position im Marketing. Die Empfehlung führt zu einer erfolgreichen Bewerbung und Einstellung – inklusive einer kleinen Prämie für den Empfehlenden.

➡️ Vorteil: Hohe Passgenauigkeit, vertrauensvolle Empfehlung
➡️ Nachteil: Eingeschränkter Kandidatenkreis

Schaltung von Printanzeigen in Fachzeitschriften

Für die Besetzung einer spezialisierten Ingenieurposition nutzt ein Unternehmen eine Anzeige in einer renommierten Branchenzeitschrift. Diese erreicht gezielt eine bestimmte Zielgruppe, die online nicht so stark vertreten ist.

➡️ Vorteil: Spezifische Zielgruppenansprache
➡️ Nachteil: Höhere Kosten, geringere Reichweite

Fazit: Externe Personalbeschaffung gezielt und effizient nutzen

Die externe Personalbeschaffung ist ein zentrales Instrument moderner Personalgewinnung, besonders wenn intern keine passenden Fachkräfte verfügbar sind oder frisches Know-how gefragt ist. Sie eröffnet Unternehmen Zugang zu einem breiten Kandidatenpool, bringt neue Impulse ins Team und stärkt langfristig das Employer Branding.

Allerdings ist sie mit höherem Zeit- und Kostenaufwand verbunden – insbesondere bei der Auswahl und Einarbeitung. Auch das Risiko von Fehlbesetzungen darf nicht unterschätzt werden. Umso wichtiger ist ein professionell aufgesetzter Recruitingprozess, der passende Methoden und Kanäle je nach Position kombiniert.