Externe Personalbeschaffung: Top-Strategien

  • Verfasst von: Diana Tran
  • Letzte Aktualisierung: 28 Februar 2024
Teammeeting zur Planung der externen Personalbeschaffung

Was macht eine effiziente externe Personalbeschaffung aus und wie können Sie sie inmitten des Fachkräftemangels zu Ihrem Vorteil nutzen? Dieser Artikel taucht direkt in die Praxis der externen Personalbeschaffung ein, diskutiert ihre strategische Bedeutung und erklärt, wie man gleichzeitig Risiken minimiert und den Erfolg maximiert.

 

Was ist eine externe Personalbeschaffung?

Unter externer Personalbeschaffung versteht man die Suche von Unternehmen nach geeigneten Kandidaten außerhalb des eigenen Talente-Pools, um offene Stellen zu besetzen. Sie umfasst verschiedene Ansätze wie Festanstellungen, Leiharbeit und freie Mitarbeit, um den Bedarf an Arbeitskräften zu decken. Dies ist besonders wichtig im Kontext des Fachkräftemangels und des ‘War for Talents’, da Unternehmen sich im Wettbewerb um Nachwuchstalente bewähren und dabei signifikante Anstrengungen im Personalmarketing unternehmen müssen.

Ein spezielles Einsatzgebiet der externen Personalbeschaffung ist die kurzfristige Besetzung offener Stellen, bei denen Arbeitnehmerüberlassung oder Arbeitsvermittlung sinnvolle Lösungen sein können. Aber externe Personalbeschaffung bedeutet nicht nur, dass Sie schnell eine offene Stelle besetzen können. Sie bietet auch:

In der Tat kann die externe Personalbeschaffung als eine Art strategischer Vorteil angesehen werden, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Belegschaft zu diversifizieren und ihre Kapazitäten zu erweitern.

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Aktive externe Personalbeschaffung: Methoden und Erfolgsfaktoren

Es gibt zwei grundsätzliche Ansätze zur externen Personalbeschaffung: Aktive und passive. Beide haben ihre eigenen Vorteile und Herausforderungen und die Wahl des besten Ansatzes hängt oft von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab.

Bei der aktiven externen Personalbeschaffung geht es darum, aktiv nach passenden Kandidaten zu suchen. Dies umfasst das Schalten von Stellenanzeigen, die Nutzung von Social Media und die Zusammenarbeit mit Headhuntern sowie Personalagenturen. Eine effektive Stellenausschreibung präsentiert das Unternehmen, beschreibt die Aufgaben klar, listet Bewerberanforderungen auf und informiert über die Vorteile sowie den Bewerbungsweg.

Social Media spielt eine wachsende Rolle im Recruiting. Unternehmen können auf Plattformen wie Facebook und Instagram Talente ansprechen und über Mitarbeiterstorys und Testimonials eine persönliche Verbindung aufbauen. Jobmessen und Karriereevents bieten ebenfalls gute Gelegenheiten, um direkt mit Kandidaten in Kontakt zu treten.

Bei der Suche nach spezialisierten oder selten qualifizierten Mitarbeitern ist eine breitgefächerte Nutzung verschiedener Rekrutierungskanäle ratsam. In solchen Fällen kann die Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsagenturen besonders effizient sein.

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Passive externe Personalbeschaffung: Chancen und Herausforderungen

Passive externe Personalbeschaffung beinhaltet das Sichten von Initiativbewerbungen und das Durchforsten von Bewerberdatenbanken, ohne aktiv nach Kandidaten zu suchen. Ein gut aufgebauter Talentpool kann den Rekrutierungsprozess beschleunigen und die Personalgewinnung effektiver gestalten.

Social Media kann für Employer Branding genutzt werden, um:

  • Die Anzahl der Initiativbewerbungen zu erhöhen,

  • Die Bindung zu potenziellen Kandidaten zu stärken,

  • Die Qualität der Bewerber durch Mitarbeiterempfehlungen zu verbessern,

  • Die Mitarbeiterbindung im Unternehmen zu fördern.

Die Qualität und Anzahl der Initiativbewerbungen können jedoch variieren. Um die passive Personalbeschaffung effektiver zu gestalten, ist es ratsam, an der Arbeitgebermarke zu arbeiten und einen Talentpool aufzubauen.

Wie erfolgt die externe Personalbeschaffung?

Die externe Personalbeschaffung ist ein systematischer Prozess, der in mehreren Schritten erfolgt, um die besten Talente außerhalb des Unternehmens zu identifizieren und zu gewinnen. Hier sind die typischen Schritte:

1. Bedarfsanalyse und Planung
Zunächst wird der Bedarf des Unternehmens an neuen Mitarbeitern analysiert. Dies umfasst die Definition der zu besetzenden Stelle, die erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen sowie die Festlegung des Zeitrahmens für die Stellenbesetzung.

2. Erstellung und Veröffentlichung der Stellenausschreibung
Die Stellenausschreibung wird erstellt und umfasst Informationen über die Position, Aufgaben, Anforderungen an die Bewerber, sowie Details zum Unternehmen und zu den angebotenen Konditionen. Diese Ausschreibung wird dann auf verschiedenen Kanälen wie Jobportalen, Unternehmenswebseite, Social Media und Fachzeitschriften veröffentlicht.

3. Nutzung von Recruiting-Agenturen und Headhuntern
Viele Unternehmen beauftragen spezialisierte Recruiting-Agenturen oder Headhunter, um passende Kandidaten zu finden. Diese verfügen über umfangreiche Netzwerke und können oft schnell hochqualifizierte Kandidaten identifizieren.

4. Sichtung und Auswahl der Bewerbungen
Nach Eingang der Bewerbungen erfolgt eine sorgfältige Prüfung und Vorauswahl der Kandidaten. Dies kann anhand von Lebensläufen, Anschreiben, Referenzen und gegebenenfalls Arbeitsproben geschehen.

5. Durchführung von Interviews und Assessments
Ausgewählte Kandidaten werden zu Interviews eingeladen. Diese können persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz stattfinden. Zusätzlich können Assessments oder Eignungstests eingesetzt werden, um die Fähigkeiten und die Passung zur Unternehmenskultur zu bewerten.

6. Auswahl und Jobangebot
Nach den Interviews und Bewertungen wird der geeignetste Kandidat ausgewählt. Ihm wird ein Jobangebot unterbreitet, das Details wie Gehalt, Arbeitsbedingungen und Beginn der Tätigkeit enthält.

7. Onboarding
Nach Annahme des Angebots beginnt der Onboarding-Prozess, um den neuen Mitarbeiter in das Unternehmen einzuführen und ihm den Einstieg zu erleichtern.

Die externe Personalbeschaffung erfordert eine strategische Planung und effektive Umsetzung, um die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Dabei spielen Faktoren wie die Qualität der Stellenausschreibung, die Auswahl der Rekrutierungskanäle und ein effektives Bewerbermanagement eine entscheidende Rolle.

Die Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter

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Vor und Nachteile der externe Personalbeschaffung?

Büroarbeit mit Fokus auf externe Personalbeschaffung - personalverantwortlichen

Die externe Personalbeschaffung bietet mehrere Vorteile:

  • Zugang zu einem breiteren Pool von Talenten

  • Erhöhte Chancen, geeignete Mitarbeiter zu finden

  • Möglichkeit, die bestmögliche Passform für jede offene Position sicherzustellen

Neue Mitarbeiter bringen neue Kenntnisse, Erfahrungen und Ideen ins Unternehmen, die zur Verbesserung von Innovation und Kreativität beitragen können. Darüber hinaus tragen sie zu einer größeren Vielfalt bei und bringen unterschiedliche Sichtweisen und Hintergründe in das Unternehmen ein, was zu einer verbesserten Problemlösung und Entscheidungsfindung führen kann.

Letztlich können externe Kandidaten dazu beitragen, den Personalbedarf wirksam zu decken und durch ihre neuen Impulse die Innovationsfähigkeit und Kreativität im Unternehmen fördern.

Herausforderungen und Nachteile der externen Personalbeschaffung

Obwohl die externe Personalbeschaffung viele Vorteile bietet, hat sie auch ihre Herausforderungen. Sie kann hohe Kosten verursachen, darunter Gebühren für Rekrutierungsdienste, Mitgliedschaften für Jobportale und Reisekosten für Bewerber. Darüber hinaus benötigen die Einstellungsverfahren und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter Zeit, was die Arbeitseffizienz des Teams beeinträchtigen kann.

Ein weiteres Risiko bei der externen Personalbeschaffung ist die Möglichkeit von Fehlbesetzungen. Ohne vorheriges Wissen über die Arbeitsweise eines extern rekrutierten Kandidaten kann es zu einer Fehlanpassung an das Arbeitsumfeld und die Unternehmenskultur kommen. Dies kann zu erhöhten Kosten und geringerer Produktivität führen.

Best Practices für eine erfolgreiche externe Personalbeschaffung

Handschlag nach erfolgreicher externer Personalbeschaffung - active sourcing

Um die Herausforderungen der externen Personalbeschaffung zu meistern, gibt es einige Best Practices, die Unternehmen befolgen können. Seminare und Konferenzen sind effektive Instrumente zur Förderung des Employer Branding und zur Erhöhung der Sichtbarkeit des Unternehmens im Arbeitsmarkt. Eine kreative und einzigartige Gestaltung von Stellenanzeigen kann Bewerber effektiv ansprechen und sich positiv von der Konkurrenz abheben.

Der Einsatz von Analysetools und Personaldiagnostik kann dabei helfen, die Eigenschaften und Kompetenzen der Kandidaten zuverlässig zu identifizieren, was zu effektivem Bewerbermanagement und weniger Fehlentscheidungen führt. Ein gut durchdachter Recruiting-Prozess, der mit einer guten Auswahl an Rekrutierungsquellen kombiniert wird, ist für eine erfolgreiche externe Personalbeschaffung unerlässlich.

Externe Personalbeschaffung und Digitalisierung

Die Digitalisierung hat auch die externe Personalbeschaffung transformiert. Technologien wie Applicant Tracking Systeme (ATS) automatisieren den Rekrutierungsprozess und verbessern die Arbeitgebermarke durch die Veröffentlichung auf verschiedenen Jobportalen. Moderne ATS bieten auch Funktionen wie Chatbots für die Interaktion mit Bewerbern, verbesserte Zusammenarbeit der Einstellungsbeteiligten und fortschrittliche Tracking-Funktionen.

Die Zukunft von ATS wird voraussichtlich weitere Verbesserungen in der Benutzerfreundlichkeit, die Integration mit anderen HR-Systemen und den Ausbau von KI-Funktionen beinhalten. Bei der Auswahl eines geeigneten ATS-Anbieters sollten Unternehmen Kriterien wie Funktionalität, Kosten und Bereitstellungsoptionen berücksichtigen.

Illustration eines digitalen Bewerbungsprozesses

Häufig gestellte Fragen

  • Möglichkeiten der externen Personalbeschaffung umfassen Online-Stellenbörsen, Karrierewebsites, Jobmessen, Social Media Recruiting, Printanzeigen, Abwerbung bei Wettbewerbern, Empfehlungen aus dem Netzwerk und Headhunting. Man kann auch auf Veranstaltungen sowie in sozialen Medien werben.

  • Unter interner Personalbeschaffung versteht man das Besetzen von vakanten Positionen mit eigenem Stammpersonal, während die externe Personalbeschaffung das Holen von externem Personal ins Unternehmen bedeutet.

  • Externe Personalbeschaffung ist notwendig, wenn eine Stelle im Unternehmen nicht mit einem internen Mitarbeiter besetzt werden kann oder wenn die Besetzung einer internen Stelle eine externe Neubesetzung erfordert. Oftmals liegt es daran, dass es intern nicht ausreichend Kapazitäten gibt.

Human Resource
Diana Tran

Verfasst von:

Diana Tran

Diana ist nicht nur eine leidenschaftliche Expertin im Bereich Personalwesen, sondern auch eine talentierte Content Writerin. Ihr tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern befähigt sie dazu, Inhalte zu erstellen, die nicht nur informativ, sondern auch inspirierend sind. Mit ihrer einzigartigen Fähigkeit, hochwertige HR-Inhalte zu produzieren, ist Diana ein wahrer Schatz für alle, die ihr Wissen über das Personalwesen erweitern möchten.

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