Kritikgespräch führen: Gründe und Tipps

Kritikgespräch führen Definition

Das Kritikgespräch spielt als Instrument der Mitarbeiterführung in Unternehmen eine wichtige Rolle und ist damit ein wesentlicher Aspekt einer effektiven Mitarbeiterführung. Sie ermöglicht es den Vorgesetzten, schlechte Leistungen, Fehlverhalten oder allgemeine Fehler durch konstruktives Feedback anzusprechen. Anstatt sich auf Schuldzuweisungen zu konzentrieren, zielt ein Kritikgespräch darauf ab, eine Verhaltensänderung einzuleiten und das berufliche und persönliche Wachstum des Mitarbeiters zu fördern. Daher ist es wichtig, diese Gespräche mit Respekt und Objektivität zu führen.

Jede Kritik sollte mit fundierten Argumenten und nachprüfbaren Beispielen untermauert werden. Vor und während des Gesprächs sollten die Führungskräfte einschätzen, ob der Mitarbeiter die Erwartungen versteht, motiviert werden muss und weiß, wie er vorgehen soll. Außerdem ist es wichtig, konkrete Verhaltens- und Leistungsziele festzulegen, die bei der anschließenden Mitarbeitergespräch bewertet werden können.

Warum ist ein Kritikgespräch wichtig?

Kritische Gespräche sind aus mehreren Gründen wichtig. Erstens bieten sie die Möglichkeit, Probleme und Herausforderungen am Arbeitsplatz anzusprechen. Durch die offene Erörterung von Problemen können Führungskräfte Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und notwendige Änderungen vornehmen. Dies trägt dazu bei, ein gesundes Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Ziele und Vorgaben effektiv erreicht werden.

Zweitens fördern kritische Diskussionen das individuelle Wachstum und die Entwicklung. Konstruktives Feedback ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Stärken und Schwächen zu erkennen, aus Fehlern zu lernen und ihre Leistung zu verbessern. Es bietet eine Plattform für den Aufbau von Fähigkeiten und die berufliche Weiterentwicklung.

Schließlich fördern diese Gespräche die offene Kommunikation und das Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und schaffen eine Kultur der Transparenz und Zusammenarbeit. Kritische Gespräche sind unerlässlich, um Probleme zu lösen, Talente zu fördern und ein positives und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Kritikgespräch Regeln

Bei Kritikgesprächen gelten bestimmte Regeln, um eine konstruktive und respektvolle Atmosphäre zu gewährleisten.

• Sowohl der Kritiker als auch der Gesprächspartner sollten sich gut auf das Gespräch vorbereiten.
• Einen geeigneten Zeitpunkt und einen passenden Ort für das Kritikgespräch zu wählen.
• Die Kritik sollte klar und präzise formuliert werden, ohne persönliche Angriffe oder abwertende Sprache.
• Beide Seiten sollten aktiv zuhören und sich gegenseitig die Möglichkeit geben, ihre Standpunkte auszudrücken.
• Das Ziel des Kritikgesprächs sollte lösungsorientiert sein.
• Während des Gesprächs sollten beide Parteien respektvoll miteinander umgehen und Empathie zeigen.
• Am Ende des Kritikgesprächs sollten klare Vereinbarungen getroffen werden, um die besprochenen Punkte umzusetzen.

Was ist das Ziel von Kritikgesprächen?

Das Hauptziel von Kritikgesprächen besteht darin, Fehler oder Probleme am Arbeitsplatz anzusprechen, zu analysieren und zu lösen. Sie dienen als Korrektiv, um Abweichungen von Standardprozessen zu beheben und die Zufriedenheit des Teams wiederherzustellen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Zweck dieser Gespräche nicht darin besteht, Schuld zuzuweisen oder festzustellen. Im Wesentlichen lassen sich die Ziele von Kritikgesprächen wie folgt zusammenfassen:

• Lösungen zu finden, insbesondere um zukünftige Probleme zu vermeiden
• Erleichterung positiver Veränderungen innerhalb der Organisation
• Verringerung der Wahrscheinlichkeit von Mitarbeiterentlassungen
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Erreichen der Unternehmensziele

Indem sie sich auf diese Ziele konzentrieren, tragen kritische Gespräche zur allgemeinen Verbesserung des Arbeitsumfelds und zum Erfolg des Unternehmens als Ganzes bei.

Wie kann man ein Kritikgespräch erfolgreich führen?

Ein erfolgreiches Kritikgespräch zu führen, erfordert eine gründliche Vorbereitung und eine aufmerksame Kommunikation. Als Führungskraft ist es wichtig, die folgenden Fragen zu berücksichtigen:

• Was ist der Grund für den Konflikt oder das Problem, das angesprochen werden muss?

• Hätte der Mitarbeiter das Problem durch sein Verhalten verhindern können, oder haben externe Faktoren, die sich seiner Kontrolle entziehen, dazu beigetragen?

• Stellen Sie fest, ob Sie die geeignete Person sind, um diese Diskussion zu führen, oder ob sie in die Zuständigkeit der Personalführung fällt.

• Legen Sie die möglichen Konsequenzen des Gesprächs klar dar und stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter den Zweck und die Auswirkungen des Gesprächs versteht.

• Beim Führen des kritischen Gesprächs sollten sowohl die inhaltlichen als auch die zwischenmenschlichen Aspekte berücksichtigt werden:

Legen Sie die Fakten eindeutig dar und konzentrieren Sie sich auf den konkreten Fall, ohne vergangene Ereignisse anzusprechen, die nichts mit der Kritik zu tun haben:

• Erläutern Sie die negativen Konsequenzen des Verhaltens des Mitarbeiters auf leicht verständliche Weise.

• Kommunizieren Sie die gewünschten Verhaltensänderungen und stellen Sie transparente Erwartungen für Verbesserungen auf.

Auf einer persönlichen und zwischenmenschlichen Ebene:

• Gehen Sie das Gespräch auf Augenhöhe an und führen Sie einen respektvollen und konstruktiven Dialog zwischen zwei verantwortlichen Personen.

• Führen Sie das Gespräch von Angesicht zu Angesicht und vermeiden Sie kritische Diskussionen am Telefon, um eine sinnvolle Verbindung zu gewährleisten.

• Fördern Sie ein lernorientiertes Umfeld, indem Sie dem Mitarbeiter versichern, dass jeder besprochene Fehler eine Gelegenheit zum Wachstum darstellt.

• Vermeiden Sie während des Gesprächs abfällige oder verletzende Bemerkungen sowie sarkastische Kommentare oder persönliche Abneigungen.

• Verzichten Sie auf Bevorzugung ("Kumpeltyp"), um Objektivität und Fairness zu wahren.

Planen Sie generell ausreichend freie Zeit für das Feedbackgespräch ein. Schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus, um Unterbrechungen zu vermeiden und dem Mitarbeiter zu zeigen, dass das Thema ein echtes Anliegen ist. Vermeiden Sie es, während dieser Zeit Anrufe entgegenzunehmen, um die Konzentration zu wahren.

Kritikgespräch Ablauf: So funktioniert's

Einige spezifische Aufgaben können nicht delegiert werden, und eine davon ist das Führen von kritischen Gesprächen. Es ist unerlässlich, dass Führungskräfte diese Gespräche aus Respekt vor den Mitarbeitern persönlich und zur Wahrung ihrer Integrität führen. Der Ablauf eines Kritikgesprächs umfasst in der Regel 7 Phasen:

1) Die Atmosphäre schaffen

Ein kritisches Gespräch sollte nie überstürzt oder nebenbei geführt werden. Es erfordert ein bestimmtes Zeitfenster, ausreichend Zeit und eine angenehme Umgebung. Idealerweise sollten sich beide Parteien in einem neutralen Raum treffen und nebeneinander an einem Tisch sitzen (und nicht von Angesicht zu Angesicht, was Barrieren schaffen kann). Ein kleiner Smalltalk auf einer persönlichen Ebene hilft, eine Beziehung aufzubauen. Sie können zum Beispiel mit den Worten beginnen: "Vielen Dank, dass Sie meiner Einladung gefolgt sind, Frau Müller. Möchten Sie etwas zu trinken? Der Zweck unseres Gesprächs ist es, Ihr Verhalten in der letzten Sitzung zu besprechen..."

Tipp: Führen Sie das kritische Gespräch an einem neutralen Ort. Es kann von Vorteil sein, wenn Sie den Mitarbeiter in Ihr Büro einladen, aber es ist besser, wenn Sie das Kritikgespräch in einem kleinen Konferenzraum führen.

2) Artikulieren der Kritik

Nach der anfänglichen Begrüßung und dem Smalltalk ist es wichtig, die Hauptkritikpunkte sofort anzusprechen. Bleiben Sie ruhig und gelassen im Tonfall, zeigen Sie Respekt und formulieren Sie unmissverständlich. Vermeiden Sie unbedingt allgemeine Kritik und vergangene Vorfälle, die Jahre zurückliegen. Ein solcher Ansatz ist unfair und wird wahrscheinlich Widerstand hervorrufen. Auch eine Abschwächung der Botschaft oder die Anwendung der "Sandwich-Technik" (positives Feedback, gefolgt von Kritik, dann wieder positives Feedback) kann unbeabsichtigte Folgen haben. Stattdessen ist es am besten, klare und präzise "Ich-Botschaften" zu verwenden, wie z. B.: "Ich habe beobachtet, dass..."; "Es hat mich gestört, wie Sie..."; "Ich bin nicht einverstanden mit dem Verhalten, das...".

3) Die Sichtweise des Mitarbeiters einholen

Nachdem Sie Ihre Beobachtungen geäußert haben, ist es wichtig, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Sichtweise darzulegen. Geben Sie ihm ausreichend Zeit, die Kritik während des Gesprächs zu verarbeiten. Indem Sie den Mitarbeiter ermutigen, seine Perspektive zu beschreiben ("Können Sie verstehen, woher ich komme?"; "Was waren Ihre Beweggründe?"), zeigen Sie trotz der Kritik Wertschätzung. So können auch eventuelle Missverständnisse geklärt werden. Auch wenn der Mitarbeiter Rechtfertigungen oder Ausreden vorbringt, ist es wichtig, aktiv zuzuhören, ohne zu unterbrechen.

4) Bewertung der Situation

Bei einer kritischen Diskussion ist es wichtig, sich nicht zu sehr auf die Erforschung der Ursachen des Problems zu konzentrieren. Das Hauptaugenmerk sollte auf einem lösungsorientierten Ansatz liegen. Nachdem beide Perspektiven ausgetauscht wurden, gilt es, die vorgebrachten Argumente sorgfältig zu prüfen und zu bewerten. Auftretende Widersprüche müssen nachvollziehbar gemacht werden, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen.

Entscheidend ist es, zu kommunizieren, warum man ein Ergebnis oder ein Verhalten negativ beurteilt, die Konsequenzen zu erläutern und aufzuzeigen, warum eine Veränderung notwendig ist. Konstruktive Kritik sollte auch Lösungsmöglichkeiten aufzeigen. Letztlich ist das Ziel der kritischen Diskussion, zu einem gemeinsamen Verständnis zu gelangen und gemeinsam konkrete Lösungen zu erarbeiten!

5) Vereinbaren von Schritten

Nach dem Kritikgespräch ist es wichtig, sich über das zukünftige Verhalten des Mitarbeiters zu verständigen. Fehler können von jedem gemacht werden, auch wenn es nicht immer dieselben sind. Daher ist es wichtig, im Rahmen des Kritikgesprächs zu vereinbaren, wann und wie der Erfolg und die Fortschritte gemessen bzw. überwacht werden sollen. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass mögliche Konsequenzen festgelegt werden. Dies unterstreicht nicht nur den Ernst der Lage, sondern bietet auch die Möglichkeit, bei einem positiven Ergebnis später Lob und Anerkennung auszusprechen.

6) Beenden der kritischen Diskussion

Eine erfolgreiche kritische Diskussion sollte sich nicht nur auf die Erörterung von Sachfragen konzentrieren. Es ist wichtig zu betonen, dass die Beziehung zwischen beiden Parteien, abgesehen von den Kritikpunkten, intakt und unbelastet bleibt. Auf diese Weise nehmen Sie dem Mitarbeiter etwaige Bedenken oder Ängste und ermöglichen ihm, seine Würde zu wahren. Für den zukünftigen Erfolg ist es wichtig, dass beide Parteien das Gespräch entspannt und zufrieden mit der vereinbarten Lösung verlassen.

7) Nachbereitung des kritischen Gesprächs

Vorgesetzte sollten jedes Feedbackgespräch nachbereiten. Dazu gehört die Bewertung des Gesprächsverlaufs: Wurde der vorgegebene Zeitrahmen eingehalten? Wurden die Kritikpunkte effektiv angesprochen und geklärt? Wie wird die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in Zukunft vorgehen? Außerdem ist es sinnvoll, sich Notizen über mögliche Fortschritte zu machen. Denken Sie daran, dass das Ende eines Gesprächs der Anfang des nächsten ist.

Warum sich ein kritisches Gespräch lohnt

Wenn Sie die oben genannten Tipps und Anregungen befolgen, können Sie ein kritisches Gespräch führen, das Ihre Mitarbeiter wertschätzt und motiviert. Dadurch werden mehrere positive Ergebnisse sichergestellt:

Verbessertes Verständnis: Die Mitarbeiter werden in der Lage sein, das Wesen der konstruktiven Kritik zu erfassen und ihr Verständnis dafür zu zeigen.

Einhaltung von Richtlinien: Die Mitarbeiter werden sich in Zukunft eher an die gemeinsam entwickelten Leitlinien halten.

Stärkung der Selbstständigkeit: Sie fördern aktiv die Unabhängigkeit und das lösungsorientierte Denken Ihrer Mitarbeiter.

Langfristiger Nutzen: Professionelle und konstruktive Kritikgespräche lohnen sich immer, denn sie führen langfristig zu besseren Ergebnissen und fördern eine respektvolle Zusammenarbeit.