Nooit meer een onnodige vergadering met deze tips

Iedereen weet dat vergaderingen een belangrijk onderdeel zijn van het bedrijfsleven, maar laten we eerlijk zijn—soms lopen ze echt een beetje uit de hand.

Er kan enorm veel tijd en energie verloren kan gaan in eindeloze bijeenkomsten. Niet alleen dat, maar ze kunnen impact hebben op de productiviteit en de gemoedstoestand van het team. Daarom delen we in dit artikel strategieën om vergadertijd nuttiger te besteden, en daarmee te voorkomen dat je team in te vaak in onnodige meetings belandt.

Wat is er precies mis met onnodige vergaderingen?

Overvolle vergaderschema's zijn vaak eerder routinematig, dan een waardevol onderdeel van de werkdag. Ze kunnen zelfs een aanslag zijn op de productiviteit en efficiëntie binnen je team. Er kunnen belangrijke taken door blijven liggen, wat kan leiden tot gemiste deadlines, en dus vertraging.

Het kan zelfs ten koste gaan van de werktevredenheid van je teamleden. Als medewerkers het gevoel hebben dat ze van het ene overleg naar de ander worden gesleept zonder echte toegevoegde waarde, kan dit leiden tot frustratie, vermoeidheid en zelfs het gevoel van tijdverspilling—wat bij onnodige vergaderingen een terecht gevoel is.

Als medewerkers het gevoel hebben dat ze van het ene overleg naar de ander worden gesleept zonder echte toegevoegde waarde, kan dit leiden tot frustratie.

Gelukkig zijn ze te voorkomen

Nu we weten dat onnodige vergaderingen gevolgen hebben voor je team, kunnen we kijken naar manieren waarop ze voorkomen kunnen worden.

Vergader minder
Het klinkt voor de hand liggend, maar kijk kritisch naar hoeveel vergaderingen er momenteel zijn ingepland. Zijn die wekelijkse bijeenkomsten echt nodig? Of kunnen sommige vergaderingen worden vervangen door een korte update via e-mail, of een ander communicatiemiddel? Het klinkt tegenstrijdig, maar hoe minder je vergaderd, hoe meer je uiteindelijk gedaan krijgt.

Betrek alleen relevante deelnemers
Nodig alleen mensen uit die echt bij de vergadering aanwezig horen te zijn. Deelnemers die iets kunnen bijdragen aan de discussie, en/of die direct betrokken zijn bij de onderwerpen die worden besproken. Zo voorkom je dat er te veel mensen aanwezig zijn die niet zoveel met het onderwerp te maken hebben.

Gebruik vergadertijd verstandig

Als je dan toch een vergadering houdt, zorg er dan voor dat deze tijd efficiënt wordt benut. Dit doe je als volgt:

Begin op tijd, blijf op schema en rond op tijd af

Een paar minuten hier of daar lijken niet zo veel uit te maken, maar wanneer de initiator/voorzitter van de vergadering op tijd begint en afrond, toont dit respect voor de tijd van alle aanwezigen. Het laat zien dat de vergadering serieus genomen wordt.

Daarnaast zorgt een strakke planning ervoor dat alle agendapunten aan bod komen binnen de toegewezen tijd, en voorkomt dat gesprekken afdwalen naar het pizzafeestje van aankomende vrijdag.

Een strakke planning zorgt ervoor dat alle agendapunten aan bod komen binnen de toegewezen tijd, en voorkomt dat gesprekken afdwalen naar het pizzafeestje van aankomende vrijdag.

Daarom is het nuttig om vooraf een tijdschema op te stellen voor elk agendapunt, en deze tijdens de vergadering als leidraad te gebruiken. Als bepaalde discussies meer tijd behoeven dan gepland, kun je besluiten om deze nieuwe agendapunten tijdens een andere vergadering verder te behandelen, om ervoor te zorgen dat de vergadering op schema blijft. Dit kan deelnemers motiveren om niet af te dwalen.

Maak ruimte voor input

Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar input te geven. Natuurlijk zijn deelnemers zelf verantwoordelijk voor het geven van input. Maar wanneer medewerkers zich betrokken voelen en gehoord worden, zijn ze gemotiveerder om een bijdrage te leveren.

En als iedereen de kans krijgt om input te geven, voelt het voor deelnemers minder alsof ze de hele vergadering enkel hun tijd aan het "uitzitten" zijn.

Als iedereen de kans krijgt om input te geven, voelt het voor deelnemers minder alsof ze de hele vergadering enkel hun tijd aan het "uitzitten" zijn.

Bereid vergaderingen goed voor

Een goed voorbereide vergadering kan het verschil maken tussen een waardevolle sessie en tijdverspilling. Zorg er daarom voor dat deelnemers van tevoren een agenda met punten ontvangen, zodat ze weten welke onderwerpen aan bod komen, en welke input er van hen wordt verwacht.

Als er meer belangrijke informatie is, zet dit dan in de buurt van de agendapunten (op dezelfde pagina, of op de pagina tegenover/onder de punten) zodat het moeilijk te missen is. Zo kun je tijdens de vergadering direct tot de kern van de zaak komen.

Het eindigt niet bij de vergadering

Na een vergadering is een effectieve follow-up nodig, om ervoor te zorgen dat de besproken punten niet verloren gaan, en dat de genomen beslissingen daadwerkelijk worden toegepast.

Notulen en actiepunten

Een nauwkeurige samenvatting is onmisbaar. Zorg ervoor dat alles wat belangrijk was tijdens de vergadering in de notulen staat. Noteer hier ook wie er verantwoordelijk is voor welke acties, en zet er duidelijke deadlines bij voor de uitvoering ervan.

Versturen van notulen

Zodra de notulen zijn opgesteld, is het belangrijk om deze snel te verspreiden onder alle deelnemers. Op die manier kan iedereen zien wat er is besproken, en is iedereen op de hoogte van wie wat doet en wanneer.

Opvolging van actiepunten

Het is niet alleen belangrijk om actiepunten toe te wijzen, maar ook om hun voortgang op te volgen. Bekijk regelmatig hoe zaken verlopen—is alles op schema? Zijn er obstakels? Regelmatig bekijken hoe ver iedereen overal mee is, helpt je team om op schema te blijven, en ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt afgerond. Dit kan worden gedaan tijdens toekomstige vergaderingen, of door middel van tussentijdse updates.

En dit is hoe je een nuttige vergadering herkend—aan hoeveel van wat er is besproken, daadwerkelijk in actie wordt omgezet.

Een goede follow-up na vergaderingen is net zo belangrijk als de vergadering zelf.

Een goede follow-up na vergaderingen is net zo belangrijk als de vergadering zelf. Het zorgt ervoor dat de discussies en beslissingen worden omgezet in concrete acties. En dit is hoe je een nuttige vergadering herkend—aan hoeveel van wat er is besproken, daadwerkelijk in actie wordt omgezet.

Door het vermijden van overbodige vergaderingen, en de vergaderingen die je wél houdt optimaal te benutten, creëer je niet alleen een productieve werkomgeving. Maar je maakt er je team ongetwijfeld ook een stuk blijer mee. Minder vergaderen kost niet alleen minder inspanning, maar zorgt er ook voor dat je team meer aandacht kan besteden aan zaken die bedrijfsprocessen verbeteren.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen