Shiftbase und Aplano sind zwei beliebte Tools für Schichtplanung und Workforce Management. Während Aplano besonders für kleinere Betriebe geeignet ist, bietet Shiftbase umfassendere HR-, Compliance- und Payroll-Funktionen für wachsende Unternehmen.
Beide sind im DACH-Raum relevant, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte: Shiftbase als umfassendere Workforce-Management-Plattform mit Fokus auf Compliance, Kostenkontrolle und Integrationen – Aplano als schlanker Schichtplaner mit KI-unterstützter automatischer Planung.
Tabellarische Übersicht: Shiftbase vs. Aplano
| Bereich | Shiftbase | Aplano |
|---|---|---|
| Zielgruppe | KMUs, Einzelhandel, Gastronomie, Filialbetriebe | Kleine Betriebe & Teams |
| Schichtplanung | Drag-and-Drop, Vorlagen, Compliance-Prüfung | Drag-and-Drop, KI-gestützte Planung |
| Benutzererlebnis | Fokus auf einfache Handhabung im HR-Alltag | Funktional, teils komplexer empfunden |
| Zeiterfassung | App, Web, Kiosk, GPS/IP-Lock, Audit-Trail | PIN-Stempelung, Geofencing |
| Abwesenheiten & Urlaub | Vertragsbasierte Ansprüche, automatische Berechnung | Urlaubskonten & mobile Anträge |
| Payroll & DATEV | DATEV-Export & Lohn-Integrationen | CSV/Excel/PDF, API im Pro-Tarif |
| Personalkosten & Budget | Echtzeit-Kosten, Budget in € & Stunden | Reports & Kostenexporte |
| Compliance | Arbeitsrecht automatisiert (Add-on) | Compliance in allen Tarifen |
| Preis-Einstieg | Fixpreis (ab 30 € / Monat) | Sehr günstig pro Mitarbeitendem |
| Skalierbarkeit | Sehr gut (Multi-Location, HR-Tiefe) | Gut, Fokus auf Planung |
| Kurzfazit | Ganzheitliches Workforce Management | Schlanker Schichtplaner |
Funktionen im Vergleich – was jeweils drin ist
Schichtplanung & Dienstplanung
--> Shiftbase
- Drag-and-drop mit Vorlagen & wiederkehrenden Schichten
- Automatische Arbeitszeit-Compliance (z. B. Pausen, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit) direkt im Planungsprozess
- Konflikterkennung (Doppelbuchungen, fehlende Pausen, Planungsfehler)
- Schichttausch & offene Schichten mit/ohne Freigabe, mobile Steuerung
--> Aplano
- Drag-and-drop mit KI-unterstützter Planung
- Wochen-/Monats-/Board-Ansichten, Vorlagen & Duplizieren
- Konfliktchecks & Plus/Minus-Transparenz im Planer
- Schichttausch, Open Shifts, Änderungsanfragen + Push-Notifications
Tipp (HR-Perspektive): Wenn du rechtssichere Planung “by default” brauchst (z. B. viele Teilzeit-/Minijob-Verträge, hohe Fluktuation, mehrere Schichtmodelle), ist die Compliance-Automatisierung ein echter Hebel. Wenn du dagegen primär schneller “auf Knopfdruck” planen willst, ist die KI-Planung von Aplano interessant.
Verfügbarkeiten & Team-Selfservice
--> Shiftbase
- Mitarbeitende pflegen Verfügbarkeiten, das System erinnert bei fehlenden Angaben
- Regeln & automatische Benachrichtigungen sorgen für vollständigere Datenbasis
--> Aplano
- Verfügbarkeiten direkt in der App, integriert in den Planungsworkflow
- Push-Logik unterstützt schnelle Rückmeldungen im Team
Fazit: Beide unterstützen Selfservice – Shiftbase betont Datenvollständigkeit & Regel-Logik, Aplano simpeln App-Flow.
Zeiterfassung & Anwesenheit
--> Shiftbase
- Zeiterfassung per App (iOS/Android), Webterminal oder Kiosk
- Minutengenaue Erfassung + Audit-Trail
- GPS- & IP-Lock (Schutz vor “Mitstempeln”)
- Freigabe-Workflow: Zeiten prüfen, kommentieren, freigeben
--> Aplano
- PIN-basierte Stempelung per Smartphone/Tablet/Desktop
- Geofencing mit Standortchecks (ortsgebundene Erfassung)
- Echtzeit-Sichtbarkeit aktiver Arbeit, Teamstatus im Planer
- Zeitdatenanalyse & Export für Payroll
Fazit: Wenn “audit-sicher” und kontrolliert für HR/Payroll entscheidend ist, wirkt Shiftbase stärker. Wenn Standortlogik (Geofencing) und schneller Stempel-Flow im Vordergrund stehen, ist Aplano gut aufgestellt.
Abwesenheiten, Urlaub & Krankmeldungen
--> Shiftbase
- Automatische Urlaubs-/Anspruchslogik basierend auf Verträgen
- Verfall/Anspruch, automatische Korrektheit der Salden
- Krankmeldung mit sofortiger Sichtbarkeit im Plan + schnelle Ersatzplanung
- Feiertagslogik & besondere Tage werden berücksichtigt
--> Aplano
- Urlaubskonten mit Resttagen/Ansprüchen, Überträge sichtbar
- Mobile Requests + Genehmigungsworkflow
- Kalenderansicht mit Urlaubsblöcken & (je nach Setup) relevanten Tagen
Fazit: Shiftbase ist hier stärker “HR- & Vertragslogik-first”, Aplano stärker “Team-Flow & Kalender”.
Payroll, Zuschläge & Kostensteuerung
--> Shiftbase
- DATEV-Lohnexport und weitere Payroll-Integrationen
- Zuschlagslogik (z. B. Nacht/Feiertag) auch für komplexere Szenarien
- Budgetplanung in Stunden/€ + Live-Kostenvergleich
- Plus-/Minus-Stunden automatisch auf Basis von Vertragsstunden
--> Aplano
- CSV/Excel/PDF-Exporte + REST API (Integration)
- Zuschläge im Pro-Kontext, Plus/Minus-Stunden transparent
- Detaillierte und zusammengefasste Reports mit konfigurierbaren Feldern
Kurz gesagt: Für HR-Teams, die Payroll sauber anbinden und Personalkosten aktiv steuern wollen, ist Shiftbase klar “tiefer”. Für solide Exporte + Reports reicht Aplano oft aus.
Preis und ROI
| Kategorie | Shiftbase | Aplano |
|---|---|---|
| Entry-Level | 30 €/Monat (Basic: 6 MA inkl.)" | 0,50 €/MA/Monat (Core) |
| Mid-Market | 72 €/Monat (Premium: 12 MA inkl.) | 2,00 €/MA/Monat (Basic) |
| Enterprise | 336 €/Monat (Enterprise: 48 MA inkl.) | 4,50 €/MA/Monat (Pro; unbegrenzte Standorte/Admins/Manager) |
| Testphase | 14 Tage (ohne Zahlungsdaten) | 14 Tage (Pro-Features, ohne Zahlungsdaten) |
| Onboarding | Starter (gratis) + Boost (150 €), Plus (325 €), Expert (575 €) | nicht klar ausgewiesen |
| Compliance | Compliance+ Add-on: 0,50 €/MA/Monat | inkl. in allen Tarifen |
| Advanced Integrations | App Center+: 20 €/Monat | API & SSO im Pro-Tarif |
*Zusätzliche Mitarbeiterkosten: 4,00 € pro Monat (monatlich) oder 3,60 € pro Monat (jährlich)
📈 Was bedeutet das für den ROI?
- Kleines Team / Budget sehr eng: Aplano ist beim Einstieg oft günstiger, besonders wenn du primär Schichtplanung + einfache Exporte brauchst.
- HR-/Payroll-Fokus: Shiftbase kann sich schneller rechnen, wenn du durch DATEV-Export, Vertrags-/Minijob-Tracking, Kostenkontrolle und Compliance-Automatisierung spürbar Admin-Zeit und Korrekturen sparst.
- Skalierung & Komplexität: Je mehr Standorte, Vertragsarten, Zuschlagslogik und Prüfpflichten, desto stärker wirkt die “All-in-One”-Logik von Shiftbase.
🔀 Entscheidungshilfe: Welche Lösung passt besser zu deinem HR-Alltag?
Beantworte die Fragen. Am Ende zeigt dir das Ergebnis, ob du eher zu Aplano oder Shiftbase tendierst.
🎯 Ergebnis
Kurz zusammengefasst
➡️ Aplano kann gut passen, wenn du …
- einen kleinen Betrieb führst
- schnell und günstig starten möchtest
- den Fokus klar auf Schichtplanung legst
- von KI-gestützter Planung profitieren willst
➡️ Shiftbase kann besser passen, wenn du …
- ein wachsendes Team oder mehrere Standorte hast
- HR, Zeiterfassung und Payroll zusammendenken möchtest
- Wert auf Compliance, Kostenkontrolle und Struktur legst
- eine Lösung für KMUs, Einzelhandel oder Gastronomie suchst
Häufig gestellte Fragen
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Der größte Unterschied liegt im Funktionsumfang und Fokus. Aplano konzentriert sich stark auf Schichtplanung und automatische (KI-gestützte) Einsatzplanung. Shiftbase bietet darüber hinaus Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Compliance-Automatisierung, Personalkostenkontrolle und Payroll-Integrationen in einer Plattform.
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Für sehr kleine Teams ist Aplano meist günstiger, da es ein Pro-Mitarbeiter-Preismodell nutzt. Bei wachsenden Teams oder höherem HR-Anspruch bietet Shiftbase oft das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis, da viele HR- und Payroll-Funktionen bereits integriert sind.
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Shiftbase wird häufig für KMUs, Einzelhandel, Gastronomie und Filialbetriebe empfohlen. Besonders dann, wenn Minijobs, Teilzeit, wechselnde Verträge, Zuschläge und Payroll-Exporte (z. B. DATEV) eine Rolle spielen.
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Aplano kann auch skaliert werden, ist jedoch primär auf kleinere Betriebe und operative Schichtplanung ausgerichtet. Für komplexe HR-Strukturen mit hoher Compliance- und Payroll-Tiefe stoßen manche Unternehmen an funktionale Grenzen.
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Beide Tools sind modern aufgebaut. Aplano wird teilweise als weniger zugänglich wahrgenommen, wenn viele Funktionen parallel genutzt werden. Shiftbase bietet mehr Funktionen, legt aber bewusst Wert auf klare Workflows und einfache Nutzung im HR-Alltag.
