Flexible Arbeitszeiten, Schichtmodelle, gesetzliche Vorgaben und zunehmender Kostendruck – die Herausforderungen im Workforce Management wachsen jedes Jahr. Moderne Workforce-Management-Software (WFM) hilft Unternehmen, ihre Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten effizient, transparent und rechtskonform zu organisieren.
In diesem umfassenden Vergleich zeigen wir die 10 besten WFM- und Personaleinsatzplanungstools 2026 – mit besonderem Fokus auf Lösungen, die echte Praxisprobleme lösen, den Alltag von HR-Teams erleichtern und Unternehmen dabei unterstützen, Personalprozesse zukunftssicher zu gestalten.
⭐ Unsere Auswahl: Top WFM-Softwarelösungen 2026 im Überblick
| Tool | OMR Score | Stärken & Standout Features | Ideal für |
|---|---|---|---|
| Shiftbase | ⭐ 4,8 |
|
Kleine, mittlere & große Unternehmen mit Schichtbetrieb |
| Planday | ⭐ 3,8 |
|
Mittelstand, Filialbetriebe, Einzelhandel, Gastro |
| Crewmeister | ⭐ 4,6 |
|
Kleine Unternehmen, Handwerk, Startups |
| Clockodo | ⭐ 4,6 |
|
Dienstleister, Agenturen, Büroteams |
| clockin | ⭐ 4,9 |
|
Kleinstbetriebe, einfache Anforderungen |
| Ordio | ⭐ 4,9 |
|
Gastronomie, Events, Hospitality |
| Papershift | ⭐ 4,3 |
|
KMU, Retail, Services |
| Aplano | ⭐ 4,7 |
|
KMU mit einfachen bis mittleren Anforderungen |
| e2n | ⭐ k.A. |
|
Gastronomie, Bars, Küchen, Hospitality |
| Gastromatic | ⭐ 4,7 |
|
Gastronomie, Events, Hospitality |
Auswahlkriterien für Workforce Management Tools
Die Auswahl der passenden Workforce-Management-Software hängt stark davon ab, wie komplex die Personalprozesse im Unternehmen sind und welche Ziele im Vordergrund stehen: Entlastung, Automatisierung, Compliance, Skalierbarkeit oder eine Mischung aus allem.
Damit die Entscheidung klarer wird, hier die wichtigsten Auswahlkriterien 2026:
Detaillierte Tool-Profile & Empfehlungen
🟦 1. Shiftbase – Optimal für die Personalplanung an mehreren Standorten
Shiftbase eignet sich für Unternehmen, die eine skalierbare, leicht zu bedienende und rechtssichere Lösung für Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement suchen. Die Software deckt die Anforderungen kleiner Teams genauso ab wie die komplexen Strukturen größerer Organisationen.
--> Standout Features
- Intuitive Dienstplanung (Vorlagen, Rollen, Standorte)
- Mobile Zeiterfassung mit automatischen Pausen
- Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Sonderfälle)
- Mitarbeiter-Self-Service (Schichttausch, Anträge, Verfügbarkeiten)
- Lohnvorbereitung + Payroll-Export
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung
--> Einschränkungen
- Für sehr komplexe Schichtlogiken etwas Einarbeitung nötig
- Idealerweise klare interne Prozesse für beste Nutzung
--> Preis
- Basic: 30 €/Monat (bis 6 Mitarbeitende)
- Premium: 72 €/Monat (bis 12 Mitarbeitende)
- Enterprise: 336 €/Monat (bis 48 Mitarbeitende)
- 20 Mitarbeitende: 88 €/Monat
- 50 Mitarbeitende: 264 €/Monat
- Jahresrabatt: 10 %
- Testphase: 14 Tage kostenlos
🟨 2. Planday – solider Allrounder für strukturierte Teams
Planday ist eine etablierte WFM-Lösung, die sich besonders in Filialbetrieben, Gastronomie und im Einzelhandel bewährt hat.
--> Standout Features
- Klare Dienstplanung
- Mobile Punch Clock
- Payroll- & POS-Integrationen
--> Einschränkungen
- Reporting weniger tief
- Weniger flexibel für komplexe Arbeitszeitmodelle
--> Preis
- Starter: 14,95 €/Monat (min. 5 Nutzer)
- Plus: 49,90 €/Monat (min. 10 Nutzer)
- Pro: individuelle Preisgestaltung
🟨 3. Crewmeister – ideal für kleine Teams mit einfachem Bedarf
Crewmeister punktet durch seine einfache Bedienung und eignet sich besonders für sehr kleine Teams, die eine schnelle, unkomplizierte Lösung suchen.
--> Standout Features
- Extrem einfache Zeiterfassung
- Sofort startklar
- Mobile App
--> Einschränkungen
- Sehr begrenzte Dienstplanung
- Keine tiefe Automatisierung
--> Preis
- Go-Tarif: 1,50 €/Mitarbeiter/Monat
- Easy-Tarif: 2,00 €/Mitarbeiter/Monat
- Pro-Tarif: 3,00 €/Mitarbeiter/Monat
🟨 4. Clockodo – beste Wahl für Projekt- & Dienstleistungsfirmen
Clockodo ist eine verlässliche Zeiterfassungslösung für Organisationen ohne Schichtbetrieb, aber mit Fokus auf abrechenbare Stunden.
--> Standout Features
- Präzise Arbeitszeiterfassung
- Projektzeiterfassung (inkl. Leistungen, Pauschalen, Unterprojekten)
- Mobile Apps für Zeiterfassung unterwegs
- Kunden- & Projektmanagement
--> Einschränkungen
- Keine Dienst- oder Schichtplanung
- Keine integrierte Abwesenheitsplanung auf Schichtniveau
- Fokus auf Büro-/Projektprozesse, weniger geeignet für Gastronomie oder Retail
- Nicht ideal für Multi-Standort-Schichtbetriebe
--> Preis
- Freelancer – Kostenlos
- Basic – 4,00 € / User / Monat
- Basic Plus – 6,00 € / User / Monat
- Pro – 10,00 € / User / Monat
🟨 5. clockin – minimalistisch, schnell, mobil
clockin ist die richtige Wahl für Kleinstbetriebe, die primär eine mobile, unkomplizierte Zeiterfassung benötigen.
--> Standout Features
- Foto-/Skizzen-/Dokumentationsfunktionen
- Mobile-first
- Projektzeiterfassung verfügbar
--> Einschränkungen
- Keine echte Schichtplanung
- Keine tiefen HR-Funktionen
--> Preis
- Digitale Stechuhr: 3,19 €/User/Monat
- Projektzeit: 5,59 €/User/Monat
- Dokumentation: 7,99 €/User/Monat
- Testphase: 14 Tage kostenlos
🟨 6. Ordio – moderne Einsatzplanung für Hospitality & Events
Ordio bietet eine moderne Benutzeroberfläche und mobile Einsatzplanung, ideal für wechselnde Personaleinsätze in der Gastronomie.
--> Standout Features
- Mobile-first Scheduling
- Rollen- & Qualifikationsplanung
- Moderne, intuitive Oberfläche
--> Einschränkungen
- Fokus auf Hospitality → eingeschränkt für andere Branchen
- Wenige Integrationen
--> Preis
- Starter: 99 €/Standort/Monat
- Plus: 149 €/Standort/Monat
- Pro: 179 €/Standort/Monat
- 5 Standorte: 895–1.495 €/Monat
- Jährlich: −16 % Rabatt
🟨 7. Papershift – starke Option für Multi-Location-Betriebe
Papershift eignet sich für Unternehmen mit mehreren Standorten oder individuellen Workflows.
--> Standout Features
- Flexible Schichtmodelle
- Multi-Standort-Architektur
- Gutes Abwesenheitsmanagement
--> Einschränkungen
- Preislich im oberen Segment
- Komplexer im Setup
--> Preis
- Core: 89 €/Monat (10 Mitarbeitende)
- Premium: 99 €/Monat (10 Mitarbeitende)
- Professional: 129 €/Monat (10 Mitarbeitende)
🟨 8. Aplano – flexible Einsatzplanung für dynamische Teams
Aplano ist eine moderne, sehr leicht zu bedienende Lösung für kleine bis mittelgroße Teams.
--> Standout Features
- Moderne UI
- Schnelle Planung
- Starke mobile App
--> Einschränkungen
- Weniger geeignet für Großunternehmen
- Simple Automatisierung
--> Preis
- Core: 0,50 €/Mitarbeiter/Monat
- Basic: 2 €/Mitarbeiter/Monat
- Pro: 4,50 €/Mitarbeiter/Monat
🟨 9. e2n – ideal für Gastro-Gastro-Experten, die Umsatz und Personal verbinden wollen
e2n konzentriert sich stark auf die Anforderungen der Gastronomie und bietet tiefe Lohn- und Prozessfunktionen.
--> Standout Features
- Lohnfokussierte Prozesse
- Gastro-Arbeitszeitmodelle
- Effiziente Dienstplanung für Küchen
--> Einschränkungen
- Kaum branchenübergreifend nutzbar
- Teilweise manuelles Customizing nötig
--> Preis
- e2n Basis + pro Mitarbeitende: 50 €/Monat + 5 €/Mitarbeiter
- 20 Mitarbeitende: 150 €/Monat
- 50 Mitarbeitende: 300 €/Monat
- Testphase: 7 Tage
- Jahresrabatt: 10%
🟨 10. Gastromatic – starke Lösung für Events, Catering & flexible Hospitality
Gastromatic bietet tiefgehende Funktionen für Eventbetriebe und Catering-Unternehmen.
--> Standout Features
- Eventplanung
- Hospitality-Modelle
- Gute Teamkommunikation
--> Einschränkungen
- Weniger geeignet für strukturierte Großbetriebe
- Viele Preise auf Anfrage
--> Preis
- Core: 91 €/Monat
- Plus: Preis auf Anfrage
- Pro: Preis auf Anfrage
- 10 Mitarbeitende: 91 €/Monat
- 25 Mitarbeitende: Preis auf Anfrage
Warum es sinnvoll ist, überhaupt in WFM-Software zu investieren
Ohne eine dedizierte WFM-Software stehen Unternehmen vor einer Vielzahl von Herausforderungen:
- Ineffiziente Planung: Manuelle Planungsprozesse sind zeitaufwendig, fehleranfällig und oft nicht in der Lage, die tatsächliche Nachfrage präzise vorherzusagen. Dies führt zu Über- oder Unterbesetzung, was wiederum die Kosten erhöht oder die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt.
- Schwierige Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Manuelle Zeiterfassungssysteme sind anfällig für Betrug und Fehler. Die Überwachung von Anwesenheit, Abwesenheit und Überstunden wird erschwert, was zu Ungenauigkeiten in der Lohnabrechnung und Compliance-Problemen führen kann. --> Chaos mit WhatsApp & Zetteln? Erfahre hier mehr, welche Risiken sie bergen und wie eine digitale Zeiterfassung endlich Chaos beseitigt und Rechtssicherheit schafft.
- Mangelnde Transparenz: Ohne eine zentrale Plattform für das Workforce Management fehlt es an Transparenz über die tatsächliche Arbeitsleistung der Mitarbeiter, die Kosten und die Einhaltung von Vorschriften. Dies erschwert die Entscheidungsfindung und die Optimierung der Ressourcennutzung.
- Geringe Mitarbeiterzufriedenheit: Ineffiziente Planung und mangelnde Flexibilität können zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen. Wenn Mitarbeiter ständig Überstunden leisten müssen oder ihre Arbeitszeiten nicht ihren Bedürfnissen entsprechen, kann dies zu Burnout und hoher Fluktuation führen.
- Schwierige Einhaltung von Vorschriften: Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen ist ohne eine dedizierte WFM-Software schwierig zu gewährleisten. Dies kann zu teuren Strafen und rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
Neue Trends im Personalmanagement | 2026
Workforce-Management entwickelt sich weiter - und Software muss mitziehen.
💢KI-gestützte Personalplanung (AI Scheduling)
Tools prognostizieren Personalbedarf anhand von:
- historischen Daten
- Saisonalität
- Nachfrageprognosen
- Auslastungsanalysen
💢Predictive Scheduling
Personal wird auf Basis erwarteter Arbeitslast eingeplant - nicht mehr statisch.
💢Employee Self-Service wird Standard
Mitarbeitende:
- tauschen Schichten
- buchen Urlaub
- geben Verfügbarkeiten an
- sehen Arbeitszeitkonten
→ ohne Rückfragen im Büro.
💢Automatisierte Compliance-Checks
Warnungen bei:
- Ruhezeiten
- Überschneidungen
- Qualifikationsmängeln
- zu vielen Überstunden
💢Mobile-first Workforce Management
Smartphones sind der zentrale Zugangspunkt.
💢Deep Integrations (HR, Payroll, ERP)
Unternehmen wollen keine Datensilos mehr - WFM wird Bestandteil des gesamten HR-Tech-Stacks.
💢Datengetriebene Entscheidungsfindung
Echtzeit-Kennzahlen zu:
- Personalkosten
- Produktivität
- Forecasting
- Schichtqualität
werden 2026 entscheidend.
🤔 Entscheidungsbaum 2026: Welche WFM-Software passt zu dir?
Dieser Entscheidungsbaum hilft dir Schritt für Schritt, die passende Softwareklasse zu identifizieren.
Noch unsicher?
Lass dich unverbindlich beraten – unser Team hilft dir dabei, die passende Lösung zu finden und nimmt dir die Entscheidungsarbeit ab.
