In diesem Vergleich findest du die 10 besten WFM-Tools 2026 für den deutschen Markt. Mit konkreten Preisen, ehrlichen Einschätzungen und einer klaren Empfehlung, welches Tool zu deiner Branche und Teamgröße passt.
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Shiftbase ist das beste All-in-One-WFM-Tool für KMU mit Schichtbetrieb. Für reine Zeiterfassung ohne Schichtbetrieb empfehlen wir Clockodo. Gastronomie-Betriebe profitieren am meisten von Ordio oder Gastromatic. Preise starten ab ca. 1,50 EUR pro Mitarbeiter und Monat. Kostenloses Testen ist bei fast allen Anbietern möglich.
Unser Top WFM-Tools 2026 im Überblick
| Tool | Bewertung | Stärken | Ideal für |
|---|---|---|---|
| Shiftbase | 4,8/5 | All-in-One, Self-Service, Skalierbar | KMU mit Schichtbetrieb |
| Planday | 3,8/5 | Strukturierte Planung, POS-Integration | Filialbetriebe, Retail, Gastro |
| Crewmeister | 4,6/5 | Extrem einfach, sofort startklar | Kleinstteams, Handwerk |
| Clockodo | 4,6/5 | Starke Zeiterfassung, Projektzeiterfassung | Agenturen, Dienstleister |
| clockin | 4,9/5 | Minimalistisch, mobile-first | Kleinstbetriebe |
| Ordio | 4,9/5 | Moderne UI, Rollenplanung | Gastronomie, Events |
| Papershift | 4,3/5 | Multi-Location, flexible Workflows | KMU, Retail |
| Aplano | 4,7/5 | Leicht bedienbar, starke mobile App | KMU, einfache Anforderungen |
| e2n | k.A. | Gastro-Lohnfokus, Dienstplanung | Gastronomie, Bars, Küchen |
| Gastromatic | 4,7/5 | Hospitality-Spezialist, Events | Gastronomie, Catering |
Was ist WFM-Software? Definition und Kernfunktionen
WFM-Software (Workforce Management Software) ist mehr als ein digitaler Dienstplan. Sie deckt den gesamten Zyklus der Personalsteuerung ab.
Die wichtigsten Kernfunktionen im Überblick:
- Schicht- und Dienstplanung: Erstelle Pläne in Minuten statt Stunden, mit Vorlagen, Rollen und automatischer Konfliktprüfung.
- Zeiterfassung: Mobil, stationär oder per Stempeluhr. Alle Zeiten laufen revisionssicher zusammen.
- Abwesenheitsmanagement: Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Sonderfälle digital verwalten und genehmigen.
- Compliance: Automatische Prüfung von Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenregeln nach ArbZG.
- Lohnvorbereitung: Zeitdaten direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben, Exportformate für DATEV und Co.
- Reporting & Auswertungen: Personalkosten, Überstunden und Auslastung auf einen Blick.
Detaillierte Tool-Profile: Funktionen, Preise & Empfehlungen
1. Shiftbase: Bestes All-in-One WFM-Tool für KMU
Shiftbase ist die umfassendste WFM-Lösung für Unternehmen, die eine skalierbare, einfach bedienbare und DSGVO-konforme Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement suchen. Das Tool deckt die Anforderungen kleiner Teams ab 10 Personen genauso ab wie komplexe Strukturen mit mehreren Standorten.
Standout Features:
- Intuitive Dienstplanung mit Vorlagen, Rollen und Standorten
- Mobile Zeiterfassung mit automatischen Pausenregeln (ArbZG-konform)
- Self-Service für Mitarbeitende: Schichttausch, Urlaubsanträge, Verfügbarkeiten eintragen
- Lohnvorbereitung und Payroll-Export inkl. DATEV-Integration
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit revisionssicheren Protokollen
- Standortübergreifende Planung für Filialbetriebe
Einschränkungen:
- Bei sehr komplexen Schichtlogiken ist etwas Einarbeitung nötig.
- Für beste Nutzung sollten interne Prozesse klar definiert sein.
Preise:
- Basic: 30 EUR/Monat (bis 6 Mitarbeitende)
- Premium: 72 EUR/Monat (bis 12 Mitarbeitende)
- Enterprise: 336 EUR/Monat (bis 48 Mitarbeitende)
- 20 Mitarbeitende: 88 EUR/Monat, 50 Mitarbeitende: 264 EUR/Monat
- Jahresrabatt: 10 %. 14 Tage kostenlos testen.
--> Ideal für: Gastronomie, Einzelhandel, Hotellerie, Pflege, Produktionsbetriebe und wachsende Teams.
2. Planday: Solider Allrounder für Filialbetriebe
Planday ist eine etablierte WFM-Lösung, die sich besonders in Filialbetrieben, Gastronomie und im Einzelhandel bewährt hat.
Standout Features:
- Klare Dienstplanung und mobile Punch Clock
- Payroll- und POS-Integrationen
- Bewährte Lösung für internationale Teams
Einschränkungen:
- Reporting weniger tief als bei Shiftbase.
- Weniger flexibel bei komplexen Arbeitszeitmodellen.
Preise:
- Starter: 14,95 EUR/Monat (min. 5 Nutzer)
- Plus: 49,90 EUR/Monat (min. 10 Nutzer)
- Pro: individuelle Preisgestaltung
Ideal für: Filialbetriebe, Retail, Fitness, Gastronomie.
3. Crewmeister: Ideal für kleine Teams mit einfachem Bedarf
Crewmeister punktet durch extrem einfache Bedienung und ist sofort einsatzbereit. Perfekt für Handwerk, kleine Shops und Startups.
Standout Features:
- Zeiterfassung in wenigen Minuten eingerichtet
- Mobile App für iOS und Android
- Einfache Urlaubsverwaltung
Einschränkungen:
- Sehr begrenzte Dienstplanung, keine tiefe Automatisierung.
Preise:
- Go: 1,50 EUR / Mitarbeiter / Monat
- Easy: 2,00 EUR / Mitarbeiter / Monat
- Pro: 3,00 EUR / Mitarbeiter / Monat
Ideal für: Handwerk, kleine Shops, Startups. | Direkter Vergleich mit Shiftbase -->
4. Clockodo: Beste Wahl für Dienstleister und Agenturen
Clockodo bietet präzise Zeiterfassung und Projektzeiterfassung, ist aber kein klassisches WFM-Tool mit Schichtplanung. Es eignet sich für Bürobetriebe, Agenturen und Freiberufler.
Standout Features:
- Projektzeiterfassung inkl. Leistungen, Pauschalen und Unterprojekten
- Mobile Apps für Zeiterfassung unterwegs
- Kunden- und Projektmanagement
Einschränkungen:
- Keine Schicht- oder Abwesenheitsplanung auf Schichtniveau.
- Nicht ideal für Multi-Standort-Schichtbetriebe.
Preise:
- Freelancer: kostenlos
- Basic: 4,00 EUR / User / Monat
- Basic Plus: 6,00 EUR / User / Monat
- Pro: 10,00 EUR / User / Monat
Ideal für: Agenturen, Beratungen, Freiberufler, projektbasierte Teams. | Direkter Vergleich mit Shiftbase -->
5. clockin: Minimalistisch und mobile-first
clockin ist die richtige Wahl für Kleinstbetriebe, die primär eine mobile, unkomplizierte Zeiterfassung benötigen.
Standout Features:
- Foto- und Dokumentationsfunktionen
- Projektzeiterfassung verfügbar
- 14 Tage kostenlos testen
Einschränkungen:
- Keine echte Schichtplanung, keine tiefen HR-Funktionen.
Preise:
- Digitale Stechuhr: 3,19 EUR / User / Monat
- Projektzeit: 5,59 EUR / User / Monat
- Dokumentation: 7,99 EUR / User / Monat
Ideal für: Kleinstbetriebe, mobile Teams, Handwerk.
6. Ordio: Moderne Einsatzplanung für Gastronomie und Events
Ordio bietet eine moderne, mobile-first Oberfläche und ist besonders stark in der Rollen- und Qualifikationsplanung für wechselnde Personaleinsätze.
Standout Features:
- Mobile-first Scheduling mit intuitiver Oberfläche
- Rollen- und Qualifikationsplanung
- Starke Lösung für Gastronomie, Events und Hospitality
Einschränkungen:
- Fokus auf Hospitality. Für andere Branchen eingeschränkt.
- Wenige externe Integrationen.
Preise:
- Starter: 99 EUR / Standort / Monat
- Plus: 149 EUR / Standort / Monat
- Pro: 179 EUR / Standort / Monat
- Jahresrabatt: 16 %
Ideal für: Restaurants, Bars, Events, Hotels. | Direkter Vergleich mit Shiftbase -->
7. Papershift: Starke Option für Multi-Location-Betriebe
Papershift eignet sich für Unternehmen mit mehreren Standorten oder individuellen Workflow-Anforderungen.
Standout Features:
- Flexible Schichtmodelle
- Multi-Standort-Architektur
- Gutes Abwesenheitsmanagement
Einschränkungen:
- Preislich im oberen Segment. Etwas komplexer im Setup.
Preise:
- Core: 89 EUR / Monat (10 Mitarbeitende)
- Premium: 99 EUR / Monat
- Professional: 129 EUR / Monat
Ideal für: KMU, Retail, Dienstleistung mit Standortmix.
8. Aplano: Flexible Einsatzplanung für dynamische Teams
Aplano ist sehr leicht zu bedienen und bietet eine starke mobile App für kleine bis mittelgroße Teams.
Standout Features:
- Moderne Benutzeroberfläche, schnelle Planung
- Starke mobile App
Einschränkungen:
- Weniger geeignet für Großunternehmen. Einfachere Automatisierung.
Preise:
- Core: 0,50 EUR / Mitarbeiter / Monat
- Basic: 2,00 EUR / Mitarbeiter / Monat
- Pro: 4,50 EUR / Mitarbeiter / Monat
Ideal für: KMU, kleine Gastro- und Servicebetriebe. | Direkter Vergleich mit Shiftbase -->
9. e2n: Spezialist für Gastronomie und Lohnprozesse
e2n konzentriert sich stark auf die Anforderungen der Gastronomie und bietet tiefe Lohn- und Prozessfunktionen für Küchen und Bars.
Standout Features:
- Lohnfokussierte Prozesse, Gastro-Arbeitszeitmodelle
- Effiziente Dienstplanung für Küchen
Einschränkungen:
- Kaum branchenübergreifend nutzbar. Teilweise manuelles Customizing nötig.
Preise:
- Basis + 5 EUR pro Mitarbeiter / Monat
Ideal für: Gastronomie, Bars, Küchen, Hospitality.
10. Gastromatic: Speziallösung für Hospitality und Events
Gastromatic ist auf Gastronomie, Events und Catering zugeschnitten und bietet übersichtliche Planungslogik mit branchenspezifischen Funktionen.
Standout Features:
- Spezialisierte Hospitality-Funktionen
- Ideal für Events und Catering
- Übersichtliche Planungslogik (Bewertung: 4,7/5)
Ideal für: Gastronomie, Events, Hospitality.
WFM-Software nach Branche: Welches Tool passt zu dir?
| Branche | Empfohlene Tools |
|---|---|
| Gastronomie & Hospitality | Ordio, Gastromatic, e2n, Shiftbase |
| Einzelhandel & Retail | Shiftbase, Planday, Papershift, Aplano |
| Pflege & Gesundheitswesen | Shiftbase, Papershift |
| Logistik & Produktion | Shiftbase, Papershift |
| Agenturen & Dienstleister | Clockodo, Shiftbase |
| Handwerk & Kleinstbetriebe | Crewmeister, clockin, Aplano |
Preisvergleich: Was kostet WFM-Software wirklich?
Die günstigsten Einstiegspunkte beginnen bei ca. 1,50 EUR pro Mitarbeiter und Monat (Crewmeister Go). All-in-One-Lösungen wie Shiftbase starten bei 30 EUR monatlich für kleine Teams und skalieren flexibel mit der Teamgröße.
Als Faustregel gilt: Einfache Zeiterfassungstools kosten 1,50 bis 6 EUR pro User und Monat. Vollständige WFM-Lösungen mit Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und Lohnanbindung liegen bei 4,50 bis 15 EUR pro User oder bei Pauschalpreisen ab 30 bis 180 EUR pro Monat für feste Teamgrößen. Tools mit Standortlogik (Ordio, Papershift) rechnen per Standort ab.
Fast alle Anbieter bieten 14 Tage kostenlose Testphasen. Nutze diese konsequent, bevor du eine Entscheidung triffst.
Von Excel zur WFM-Software: So gelingt der Umstieg
Viele Betriebe starten mit Excel für die Schichtplanung. Der Wechsel zu einer WFM-Software ist einfacher als gedacht, wenn du strukturiert vorgehst.
- Bestandsaufnahme: Welche Schichtmodelle, Arbeitszeitkonten und Abwesenheitsarten gibt es in deinem Betrieb?
- Daten vorbereiten: Mitarbeiterdaten, Vertragszeiten und Urlaubssalden für den Import aufbereiten.
- Pilot starten: Mit einem Team oder einem Standort beginnen, Feedback sammeln und Prozesse anpassen.
- Rollout: Schrittweise auf alle Standorte und Teams ausweiten.
Tipp: Die meisten Anbieter bieten kostenloses Onboarding und Support. Shiftbase zum Beispiel begleitet dich vom ersten Tag an ohne zusätzliche Kosten.
Häufig gestellte Fragen
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Für Teams mit 5–20 Mitarbeitenden eignen sich einfache Lösungen wie Crewmeister, clockin oder Aplano, da sie schnell einsetzbar und kosteneffizient sind.
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Die Preise variieren stark. Einfache Tools wie Aplano starten ab 0,50 EUR pro Mitarbeitenden und Monat. Umfassende Lösungen wie Shiftbase kosten ab 30 EUR monatlich für bis zu 6 Mitarbeitende und skalieren flexibel. Die meisten Anbieter rechnen per User oder per Standort ab. Fast alle bieten eine kostenlose Testphase von 14 Tagen an.
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Für deutsche Unternehmen sind DSGVO-Konformität und die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) Pflicht. Shiftbase, Papershift, Clockodo und Planday bieten DSGVO-konforme Datenspeicherung, automatische Ruhezeitwarnungen und revisionssichere Zeitprotokolle. Prüfe beim Anbieter immer, ob der Serverstandort in der EU liegt und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) angeboten wird.
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Für Gastronomie und Hospitality empfehlen sich Ordio, Gastromatic und e2n. Sie bieten branchenspezifische Funktionen wie Rollen- und Qualifikationsplanung, flexible Schichtmodelle und Anbindungen an Kassensysteme. Shiftbase ist ebenfalls stark in diesem Bereich und punktet zusätzlich mit übergreifenden HR-Funktionen.
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Wenn Schichtfehler zunehmen, Lohnläufe manuell korrigiert werden müssen, Mitarbeitende keinen Einblick in ihre Stunden haben oder die Planung zu viel Zeit frisst — dann ist ein Wechsel sinnvoll.
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Dienstplan-Software ist ein Teilbereich des Workforce Managements und konzentriert sich primär auf die Erstellung von Schicht- und Arbeitsplänen. WFM-Software ist umfassender und beinhaltet zusätzlich Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Compliance-Überwachung, Lohnvorbereitung und Reporting. Für wachsende Unternehmen ist eine vollständige WFM-Lösung empfehlenswert.
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Die meisten WFM-Tools bieten Schnittstellen zu gängigen Lohnbuchhaltungsprogrammen. Shiftbase integriert sich zum Beispiel mit DATEV, Lightspeed und Datafox. Planday bietet ebenfalls Payroll-Integrationen. Prüfe vor dem Kauf, ob die Software eine native Integration oder einen CSV-Export für dein Lohnprogramm bietet.
