Abwesenheitsmanagement-Software im Vergleich

Welches Programm für die Abwesenheitsplanung zu deinem Betrieb passt, entscheidet vor allem eine Frage: Muss ein genehmigter Urlaub sofort im Dienstplan stehen? In Gastronomie, Einzelhandel und Hotellerie ist das so, denn dort reißt jede Abwesenheit eine Lücke in eine Schicht. Im Büro reicht oft ein Programm, das Anträge, Freigaben und Urlaubskonten verwaltet.

Für diesen Vergleich haben wir sieben Programme angeschaut, die in Deutschland für die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung genutzt werden. Die Tabelle zeigt, was jedes davon abdeckt. Darunter steht zu jedem Programm, wofür es gebaut ist und was dir im Schichtbetrieb fehlt.

So haben wir verglichen

Shiftbase ist unser eigenes Produkt. Damit der Vergleich trotzdem fair bleibt, stammen alle Angaben zu den anderen Programmen von deren eigenen Websites, Stand 7. November 2026. Preise nennen wir nicht, weil Anbieter sie oft ändern. Prüf vor einer Entscheidung den aktuellen Stand beim Anbieter und teste das Programm mit deinem echten Dienstplan.

Vergleichstabelle: Abwesenheitsverwaltung in sieben Programmen

„Nicht genannt“ heißt: Die Website des Anbieters beschreibt diese Funktion nicht. Frag im Zweifel direkt beim Anbieter nach.

Die sieben Programme im Einzelnen

1. Shiftbase: Urlaub und Dienstplan in einem Programm

Bei Shiftbase stehen Urlaub, Krankmeldungen und Urlaubssalden im selben Dienstplan, mit dem du planst. Deine Mitarbeitenden beantragen Urlaub in der App und sehen dabei, was vom eigenen Urlaubskonto abgeht. Jeder offene Antrag zeigt dir, was er für den Dienstplan bedeutet, bevor du ihn freigibst.

Gibst du einen Antrag frei, verschwindet die Schicht aus dem Plan oder wird zur offenen Schicht. Die Lücke siehst du damit sofort und nicht erst am Tag selbst. Den Urlaubsanspruch berechnet Shiftbase aus jedem Vertrag, auch bei Teilzeit, und zwar in Urlaubstagen. Arbeitszeiten erfasst dein Team per App oder am Kiosk, der im Browser auf PC oder Tablet läuft. Die freigegebenen Stunden gehen als DATEV-kompatibler Export an die Lohnabrechnung.

2. absentify: Abwesenheiten in Microsoft Teams und Outlook

absentify ist ein Abwesenheitsplaner für Microsoft 365. Urlaub, Homeoffice, Fortbildungen und andere Abwesenheiten beantragen und genehmigen Mitarbeitende dort, wo sie ohnehin arbeiten: in Teams und Outlook. Die Website nennt außerdem Verbindungen zu Slack, Google Calendar, Personio und Jira sowie eine dauerhaft kostenlose Version mit Grundfunktionen für kleine Teams.

Einen Dienstplan bietet absentify nicht. Pro Person lassen sich Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit oder ein Schichtmuster hinterlegen, aber nur, damit Urlaubstage an den richtigen Tagen abgezogen werden. Für die Schichten selbst brauchst du ein zweites Programm.

3. absence.io: Abwesenheiten mit Vertretung und Feiertagen

absence.io verwaltet Urlaubsanträge, Krankheit und andere Abwesenheiten mit Freigabe und Teamkalender. Wer einen Antrag stellt, benennt eine Vertretung. Gesetzliche Feiertage trägt das Programm automatisch ein, auch regionale, und die eAU lässt sich direkt am Eintrag hochladen. Die Website nennt außerdem eine Zeiterfassung mit digitaler Stempeluhr, Apps für iOS und Android und den Abgleich mit Outlook-, Google- und Apple-Kalendern.

Eine Schichtplanung beschreibt absence.io auf seiner Urlaubsplaner-Seite nicht. Für Teams mit festen Arbeitszeiten passt das. Einem Betrieb mit wechselnden Schichten fehlt aber der Dienstplan, in dem die Abwesenheit landet.

4. Factorial: Urlaub als Teil einer HR-Software

Factorial ist eine HR-Software, in der die Urlaubsverwaltung ein Modul neben Personalakte, Zeiterfassung und Schichtplanung ist. Im Kalender stehen Abwesenheiten, Schichten und Feiertage zusammen, und Factorial warnt bei Konflikten. Urlaubsregeln mit Übertrag ins nächste Jahr, eigene Abwesenheitsarten, stundenweise Abwesenheiten und eine App für Anträge gehören dazu.

Der Schwerpunkt liegt auf der Personalverwaltung im ganzen Unternehmen. Wer vor allem Schichten besetzen will, nutzt davon nur einen Teil.

5. Crewmeister: Zeiterfassung, Urlaub und Schichten für kleine Betriebe

Crewmeister verbindet Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Schichtplanung und richtet sich laut eigener Website an Betriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitenden, unter anderem in Gastronomie, Handel und Handwerk. Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge, sehen ihren Urlaubsstand und stempeln mobil oder an einem Terminal. Für die Schichtplanung gibt es Wochenplan-Vorlagen und automatische Schichten.

Ab 50 Mitarbeitenden verweist Crewmeister auf ein individuelles Angebot. Den Export der Daten beschreibt die Startseite als Excel-Download.

6. Clockodo: Zeiterfassung mit Urlaubsverwaltung

Clockodo kommt aus der Zeiterfassung. Zeiten erfasst du im Browser oder per App und ordnest sie Kunden, Projekten und Leistungen zu. Stundenkonten und Überstunden rechnet das Programm mit. Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Feiertage laufen mit Genehmigung im selben System. Schnittstellen nennt Clockodo unter anderem zu Lexware Office, sevdesk, easybill, Personio und bexio.

Eine Dienstplanung beschreibt Clockodo auf seiner Startseite nicht. Das Programm ist für Teams gebaut, die nach Projekten abrechnen, und weniger für einen Betrieb, der Schichten besetzt.

7. Planday: Dienstplan mit Abwesenheiten für Gastronomie und Handel

Planday ist eine Dienstplan-Software für Gastronomie, Hotels, Einzelhandel und Gesundheitswesen. Urlaub und Abwesenheiten werden zentral beantragt und genehmigt, Urlaubskonten bleiben im Blick, und das Team stempelt per Smartphone ein und aus. Dazu kommen eine automatische Dienstplanung, Hinweise bei Arbeitszeitregeln und Berichte zu Personalkosten.

Bei Planday liegen Abwesenheiten, Dienstplan und Zeiterfassung damit wie bei Shiftbase in einem Programm. Welches davon zu deinem Betrieb passt, zeigt dir am ehesten eine Testwoche mit deinem eigenen Plan.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Im Schichtbetrieb trennt eine Frage die Programme: Landet die Abwesenheit in dem Plan, nach dem dein Team arbeitet? Prüf beim Testen diese Punkte:

• Ein genehmigter Urlaub nimmt die Schicht aus dem Dienstplan oder macht sie zur offenen Schicht, ohne dass du sie von Hand austrägst.

• Vor der Freigabe siehst du, wer an dem Tag sonst noch frei hat und ob die Schicht besetzt bleibt.

• Der Urlaubsanspruch richtet sich nach dem Vertrag, auch bei Teilzeit, und zählt in Urlaubstagen.

• Eine Krankmeldung am frühen Morgen erreicht dich in der App, und du siehst sofort, welche Schicht offen ist.

• Mitarbeitende beantragen Urlaub am Handy und sehen ihren Resturlaub selbst.

• Freigegebene Abwesenheiten und Stunden gehen ohne Abtippen an die Lohnabrechnung.

Rechenbeispiel: Was zwei getrennte Programme im Sommer kosten

Ein Restaurant mit 22 Mitarbeitenden bekommt zwischen Juni und August 36 Urlaubsanträge. Die Abwesenheiten laufen in einem eigenen Urlaubsprogramm, der Dienstplan in einer Excel-Liste. Jeden genehmigten Antrag trägt die Betriebsleitung von Hand in den Plan ein. Mit Prüfen und Umplanen dauert das etwa 5 Minuten.

Das sind 36 × 5 = 180 Minuten, also 3 Stunden im Sommer nur fürs Übertragen. Geht dabei jeder zwölfte Eintrag unter, stehen 3 Mitarbeitende im Plan, obwohl sie frei haben. Das fällt meist erst auf, wenn die Schicht anfängt und jemand fehlt.

Welches Programm zu welchem Betrieb passt

Für Teams mit festen Arbeitszeiten, die keine Schichten planen, sind reine Abwesenheitsprogramme wie absentify und absence.io gebaut. Clockodo richtet sich an Teams, die ihre Zeiten nach Projekten abrechnen. Wer Schichten plant, braucht die Abwesenheit im Dienstplan. Das verbinden in diesem Vergleich Shiftbase, Planday, Crewmeister und, als Teil einer größeren HR-Software, Factorial.

Shiftbase ist für Betriebe gebaut, in denen jede Abwesenheit eine Schicht betrifft. Wie Anträge, Freigaben und Urlaubskonten dort zusammenlaufen, zeigt die Seite zur Urlaubsverwaltung im Dienstplan. Du kannst Shiftbase 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.