Dienstplanung und Workforce-Management sind zentrale Aufgaben für Unternehmen im Schichtbetrieb. Manuelle Prozesse wie Excel-Pläne oder handschriftliche Zeiten führen schnell zu Fehlern und zusätzlichem Aufwand.
Tools wie Shiftbase und Ordio digitalisieren diese Abläufe. Beide sind im DACH-Raum verbreitet, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Dieser neutrale Vergleich hilft dir zu verstehen, welche Lösung besser zu deinem Team, deinen Prozessen und deinem Budget passt.
Tabellarische Übersicht: Shiftbase vs. Ordio
| Kategorie | Shiftbase | Ordio | Kurzfazit |
|---|---|---|---|
| Schichtplanung | Automatische Arbeitszeit-Compliance, Drag & Drop, Konflikterkennung | Moderne Oberfläche, viele Detailfelder, keine automatische Arbeitszeitprüfung | ✔ Shiftbase verhindert Planungsfehler automatisch |
| Verfügbarkeiten | Proaktive Abfragen + automatische Erinnerungen | Shift-Bewerbungen durch Mitarbeitende | ✔ Shiftbase ist datenvollständiger und entlastet Admins |
| Schichttausch & offene Schichten | Tausch mit/ohne Freigabe, offene Schichten, Selbstzuweisung | Bewerbungen, weniger dokumentierte Tauschfunktionen | ✔ Mehr Flexibilität mit Shiftbase |
| Zeiterfassung | App, Webterminal, GPS/IP-Lock, automatische Planzeiten | App, Tablet, GPS optional | ✔ Mehr Automatisierung & Sicherheit bei Shiftbase |
| Abwesenheiten | Automatische Salden, Vertragslogik, Schichtanpassung bei Krankheit | Dynamische Konten, eAU-Postfach | ✔ Shiftbase punktet bei Automatisierung |
| Payroll | DATEV & mehrere Lohnsysteme via Integration | Integrierte Payroll („Payroll Plus AI“) | ✔ Ordio bei integrierter Lohnabrechnung |
| Budget & Kostenkontrolle | Live-Personalkosten vs. Plan, Revenue-Vergleich | Kostenzentrum-Templates | ✔ Shiftbase bietet tieferen Kostenüberblick |
| HR-Administration | Basis-Dokumentverknüpfung | Vollständige digitale Personalakte + Workflows | ✔ Ordio für HR-intensive Prozesse |
| Integrationen | Breite Integrationen (POS, HR, Payroll, Kalender) | REST-API, Payroll/POS, aber weniger breit | ✔ Shiftbase ist integrationsstärker |
| Sicherheit | ISO-27001 Zertifizierung, MFA, Audit Trail | DSGVO-konform | ✔ Shiftbase bietet höhere Zertifizierungsstufe |
| Multi-Location | Unbegrenzte Standorte, flexible Planung | Standortbasiertes Pricing | ✔ Shiftbase skaliert besser für wachsende Teams |
| Preisstruktur | Preis pro Mitarbeiter | Preis pro Standort | ✔ Shiftbase günstiger für Teams mit vielen Mitarbeitenden |
| Preisentwicklung | Stabile Preisstruktur | +11–20 % Preiserhöhung (ab Dez 2025) | ✔ Shiftbase planbarer und langfristig stabil |
| Ideal für | Gastronomie, Retail, Hospitality, Multi-Standorte | Pflege, Event, Personalvermittlung, HR-intensive Branchen | Beide je nach Fokus |
Funktionen im Vergleich – was jeweils drin ist
Schichtplanung & Dienstplanung
--> Shiftbase
- Drag-and-Drop-Planung
- automatische Prüfungen von Ruhezeiten, Pausen & gesetzlichen Vorgaben
- Konflikterkennung (z. B. Doppelbuchungen)
- Schichttausch & offene Schichten mit oder ohne Freigabe
- proaktive Verfügbarkeitsabfragen
--> Ordio
- Planung nach Arbeitsbereichen & Skills
- Mitarbeitende können sich auf Schichten bewerben
- bessere HR-Dokumentation, aber weniger automatische Compliance
Tipp: Wenn du mit vielen Teilzeitkräften, wechselnden Verfügbarkeiten oder flexiblen Schichtmodellen arbeitest, ist Shiftbase mit seinen automatischen Prüfungen und flexiblen Tauschmöglichkeiten besonders interessant.
Zeiterfassung & Zeittracking
--> Shiftbase
- App, Webterminal, Kiosk
- automatische Übernahme geplanter Schichten in Zeiterfassung
- GPS-/IP-Lock für fälschungssichere Zeiten
- Echtzeitübersicht inkl. Abweichungen
--> Ordio
- App + Tablet + Hardwareterminal
- GPS optional
- Echtzeitstunden dokumentiert, aber weniger Automatisierungsdetails
Fazit: Beide Tools bieten mobile Zeiterfassung. Wenn du maximale Automatisierung, Sicherheit und zentrale Kontrolle willst, bietet Shiftbase Vorteile.
Abwesenheit, Urlaub & Krankmeldungen
--> Shiftbase
- automatische Urlaubsberechnung nach Vertrag
- Verfalls- und Anspruchslogiken
- automatische Schichtanpassung bei Krankheit
- viele Abwesenheitstypen
--> Ordio
- dynamische Konten
- eAU-Postfach (neu)
- keine automatische Umplanung dokumentiert
Fazit: Für Unternehmen mit häufig wechselnden Abwesenheiten (Krankheit, Teilzeit, Elternzeit etc.) bietet Shiftbase durch Automatisierung und Transparenz einen echten Vorteil.
HR, Payroll & Dokumentation
--> Shiftbase
- Basis-Dokumentenmanagement
- Integration mit DATEV & anderen Lohnsystemen
- Fokus auf operative Prozesse
--> Ordio
- integrierte Payroll
- digitale Personalakte
- Dokument-Workflows & Checklisten
Für wen was?
- Wenn du bereits externe Lohnabrechnungen nutzt oder flexibel bleibst → Shiftbase
- Wenn du Payroll direkt im Tool möchtest und dein Team überschaubar ist → Ordio
HR-Administration & Dokumentenmanagement
--> Shiftbase: Basisfunktionen wie Dokumentenlinking zu Mitarbeitendenprofilen
--> Ordio: Vollwertige digitale Personalakte mit Dokumentenablage, Workflows, Checklisten und HR-Administration
Wer profitiert: Besonders Unternehmen mit hohem HR-Aufwand - z. B. Pflege, Personalvermittlung, Eventmanagement - finden in Ordio eine umfassendere HR-Lösung.
Integrationen & Systemlandschaft
--> Shiftbase
- viele POS-, HR- und Payroll-Integrationen
- ISO-27001 zertifiziert
- Multi-Faktor-Authentifizierung
- umfangreicher Audit-Trail
--> Ordio
- REST-API
- begrenztere Integrationen
- DSGVO-konform (ohne ISO-Zertifikat)
Kurz gesagt: Wenn du bereits andere Systeme einsetzt (z. B. Kassensoftware, HR-Tool, Lohnsoftware), bietet Shiftbase mehr Anschlussmöglichkeiten.
Preis und ROI
| Kategorie | Shiftbase | Ordio |
|---|---|---|
| Basic-Tarif | ab 30 €/Monat (inkl. 6 Mitarbeitende)* | 99 €/Monat pro Standort (unbegrenzte User) |
| Premium-Tarif | ab 72 €/Monat (inkl. 12 Mitarbeitende) | 149 €/Monat pro Standort (unbegrenzte User) |
| Enterprise/Pro | ab 336 €/Monat (inkl. 48 Mitarbeitende) | 179 €/Monat pro Standort (unbegrenzte User) |
| Jahresrabatt | 10 % auf alle Tarife | 16 % auf alle Tarife (≈2 Monate gratis) |
| Jahreskosten Basic | 27,00 €/Monat (324 €/Jahr) – 10 % Ersparnis | 89,00 €/Monat (1.068 €/Jahr) – 16 % Ersparnis |
| Testphase | 14 Tage – alle Funktionen | 100 Tage – alle Funktionen |
| Kreditkarte für Test notwendig? | Nein – Test ohne Zahlungsdaten | Nicht angegeben |
| Onboarding-Kosten | Inklusive oder 150–575 € bei Premium-Paketen | Inklusive bei allen Tarifen |
| Abrechnungszyklen | Monatlich oder jährlich | Monatlich (monatlich kündbar) oder jährlich (12 Monate Bindung) |
| Hinweis | Ordio hat die Preise zum 1. Dezember 2025 um 11–20 % erhöht – insbesondere Multi-Location-Unternehmen spüren das deutlich. | |
*Zusätzliche Mitarbeiterkosten: 4,00 € pro Monat (monatlich) oder 3,60 € pro Monat (jährlich)
📈 Wirklicher ROI mit Shiftbase
- bis zu 40 % weniger Planungsaufwand
Teams berichten, dass Dienstplanung, Anpassungen und Abstimmungen deutlich schneller funktionieren - besonders dank automatischer Compliance-Prüfung. - 30 % weniger Zeit für Zeiterfassung & Kontrolle
Durch automatische Übertragung der Schichten, GPS/IP-Lock und Echtzeit-Übersicht sinkt der Kontrollaufwand signifikant. - weniger Fehler bei Zuschlägen, Pausen & Arbeitszeiten
Shiftbase erkennt Konflikte automatisch - bevor sie passieren. Das spart Zeit und verhindert Nachberechnungen. - bessere Kostenkontrolle
Viele Unternehmen sehen 3–8 % niedrigere Personalkosten, weil Schichten effizienter besetzt werden und Überstunden sinken.
Praxisergebnisse aus der DACH-Region
Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz berichten regelmäßig über diese Verbesserungen nach dem Umstieg von Shiftbase:
- 50–75 % weniger Zeit für Planung & Abstimmungen
- bis zu 80 % weniger manuelle Korrekturen bei Arbeitszeiten
- deutliche Reduzierung von Fehlstunden & Überstunden
- Transparenteres Kostenmanagement, insbesondere im Retail & der Gastronomie
- besseres Teamgefühl, weil Mitarbeitende Verfügbarkeiten, Schichten & Tauschanfragen selbst managen können
- höhere Compliance-Sicherheit, da gesetzliche Arbeitszeitvorgaben automatisch geprüft werden
Ordio-Kunden berichten dagegen häufig über:
-
Verbesserungen in HR-Organisation
-
Entlastung durch Workflow-gesteuerte Personalakten
-
Effizientere Payroll
-
aber höhere Standortkosten bei Expansion
🔀 Interaktiver Entscheidungs-Flow: Welches Tool passt zu dir?
Beantworte die Fragen und zähle am Ende, wie oft du A oder B gewählt hast.
🎯 Ergebnis: Welches Tool passt besser zu dir?
• Mehr A-Antworten → Du tendierst zu einem operativ starken Tool (Schichten, Zeiten, Planung).
• Mehr B-Antworten → Du tendierst zu einem HR-zentrierten Tool (Dokumente, Personalakte, Workflows).
Was heißt das genau?
👉 Überwiegend A = Shiftbase passt besser zu dir
Shiftbase ist die bessere Wahl, wenn du…
- mehrere Standorte hast
- viele Teilzeitkräfte einsetzt
- operative Abläufe optimieren möchtest
- automatische Arbeitszeit-Compliance brauchst
- Personalkosten aktiv steuern willst
- Integration mit POS-, HR- oder Lohnsystemen benötigst
- flexibel bleiben willst (monatlich kündbar)
- ein Tool suchst, das Planung und Zeiterfassung maximal vereinfacht
Kurz gesagt: ➡️ Shiftbase ist stärker in operativer Planung, Automatisierung, Compliance & Skalierbarkeit.
👉 Überwiegend B = Ordio passt besser zu dir
Ordio ist die bessere Wahl, wenn du…
- Payroll und Lohnabrechnung direkt im Tool erledigen möchtest
- eine digitale Personalakte mit Workflows brauchst
- HR-Dokumentation zentral bündeln möchtest
- einen Standort mit vielen Mitarbeitenden führst
- weniger Wert auf operative Planung & Kostenkontrolle legst
- stärkere administrative HR-Funktionen brauchst
Kurz gesagt: ➡️ Ordio ist stärker in HR-Administration, Dokumentenmanagement & integrierter Payroll.
