Is jouw planning Black Friday proof?

22 november 2022

Is jouw planning Black Friday proof?

Black Friday komt er weer aan en dat betekent de start van het shopping seizoen. Naast een dag waarop veel omzet kan worden behaald, ontstaan er ook vaak moeilijkheden rondom de planning. Er ontstaat bij voornamelijk de retail en e-commerce bedrijven grote drukte en dus overuren tijdens Black Friday. Er zijn door jouw organisatie ook zeker afspraken over toeslagen gemaakt, zoals de overwerktoeslag of de onregelmatigheidstoeslag. Dit zijn vaak afspraken die redelijk complex in elkaar kunnen zitten. Zeker wanneer er meerdere cao’s van toepassing zijn of wanneer er ook nog individuele afspraken bestaan. De één krijgt wellicht tijd-voor-tijd, de ander plus- en minuren en weer een ander krijgt een toeslag als salaris uitbetaald. Benieuwd hoe je het beste om kan gaan met deze overuren van jouw medewerkers tijdens Black Friday weekend? Lees hieronder verder alles over.

Welke onregelmatigheidstoeslagen zijn er?

De onregelmatigheidstoeslag wordt vaak afgekort tot ORT en is een toeslag bovenop het brutoloon. Voorbeelden zijn toeslagen voor de nacht, op feestdagen, voor ploegendiensten of voor weekenddiensten. Deze toeslag is vaak vastgelegd in een cao en anders altijd in de arbeidsovereenkomst. Dan heb je ook nog de overwerktoeslag. Dit is simpelweg een toeslag die de werknemer ontvangt bij uren bovenop zijn of haar contract, los van of dit onregelmatig is of niet. Het kan voorkomen dat iemand daarom beide toeslagen moet ontvangen. Dit kan natuurlijk zorgen voor wat onoverzichtelijkheid. Daarom raden we aan om te werken met een workforce management systeem. Die zorgt ervoor dat je alles overzichtelijk kunt bijhouden en dat de toeslagen automatisch worden berekend.

Tips voor het werkrooster tijdens Black Friday

De toeslagen van de overuren zorgen voor lastige vraagstukken. Administratief, maar ook omdat je er in de personeelsplanning wellicht rekening mee wilt houden. Daarom enkele tips op een rijtje.

Gebruik geen Excel

Werkuren en toeslagen bijhouden in Excel is niet verstandig. Vaak heeft maar één iemand of een aantal personen hiervan kennis en het kost veel tijd om het bij te houden. Het is ook verre van automatisch. Omdat het op deze manier een statisch document is, blijft het handwerk om de toeslagen te koppelen aan de daadwerkelijk gewerkte uren.

Koppel je personeelsplanning aan de urenregistratie

Op deze manier heb je alles in één overzicht en kun je zaken aan elkaar koppelen. Ook is dan voor iedereen duidelijk welke info waar te vinden is en hoe het allemaal geregeld is. Je kunt Shiftbase koppelen aan alle bekende salarispakketten. Dan worden alle uren, inclusief toeslagen automatisch naar jouw salarispakket verzonden. Op deze manier verlaag je de kans op fouten.

Digitaliseer je personeelsadministratie

Je kunt het jezelf een stuk makkelijker maken door te gaan werken met personeelsadministratie software, zoals Shiftbase. Hier kun je aangeven hoe je omgaat met onregelmatige uren en met overwerk, waarna het systeem dit vervolgens automatisch verwerkt en berekent. Dit scheelt veel tijd en voorkomt bovendien veel fouten.
In Shiftbase kunnen toeslagkaarten worden aangemaakt. Hierin kunnen per dag tijdvakken worden opgegeven met daaraan een toeslagpercentage gekoppeld. Door toeslagkaarten te koppelen aan een contracttype of dienst, worden de onregelmatigheidstoeslagen automatisch berekend. Zijn er meerdere cao’s van kracht binnen jouw organisatie? Dan kun je kiezen op welke cao je de toeslagen wilt baseren. Eventueel per werknemer.

Met deze tips kun je zowel de administratie als de planning een stuk makkelijker maken. Dat is handig gedurende het hele jaar, maar zeker ook tijdens de drukke periode die er nu aankomt. Deze periode wordt traditioneel gezien afgetrapt met Black Friday en aansluitend de feestdagen. Met online personeelsplanning kan je met je bedrijf optimaal profiteren van het drukke seizoen zonder dat je wordt overspoeld met problemen en lastige vraagstukken.

happy young girls in  shopping mall, friends having fun together

De oorsprong van Black Friday

Amerikanen vieren ieder jaar op de vierde donderdag van november Thanksgiving. Dit is een feest ter herinnering aan de komst van de Europeanen in Amerika, waarbij men dankbaar is voor alles wat ze hebben. Black Friday, de dag na Thanksgiving, wordt gezien als het begin van het kerstseizoen: winkeliers geven kortingen om meer te verkopen.

Black Friday dook voor het eerst op in Philadelphia, Pennsylvania, in de jaren 1950. De term werd gebruikt om de dichte mensen- en verkeersdrukte te beschrijven die op de dag na Thanksgiving ontstond doordat het winkelend publiek de winkels binnenstroomde op zoek naar koopjes. De politie van Philadelphia bedacht de uitdrukking "Zwarte Vrijdag" omdat het zo druk was.

Inmiddels is Black Friday overgewaaid naar Europa. Het is een wereldwijd fenomeen geworden van shoppers die strijden om de beste aanbiedingen. De term staat voor de tijd van het jaar waarin mensen de beste aanbiedingen kunnen krijgen voor wat je ook maar kunt bedenken. Voor winkeliers het hét moment om omzet binnen te halen met acties, lage prijs deals tijdens Black Friday weekend.Nieuwe call-to-action

Werkrooster