Loonkosten: De grootste uitdaging voor horecabedrijven

Als je nu niet weet wat je loonkosten zijn, verlies je geld — en dat besef je pas als het te laat is.

Arbeidskosten zijn de grootste kostenpost voor horecabedrijven en bepalen direct of je winst maakt of verlies lijdt. Toch hebben veel ondernemers maar beperkt zicht op hun actuele personeelskosten. In een branche waar de marges dun zijn en onverwachte schommelingen in vraag de norm zijn, kan gebrek aan realtime controle funest zijn voor de winstgevendheid. Door pas na afloop te ontdekken dat de arbeidskosten te hoog waren, verlies je niet alleen geld, maar mogelijk ook je concurrentiepositie.

Om echt grip te krijgen op je kosten — en dus op je bedrijfsresultaat — is realtime inzicht in arbeidskosten essentieel. In deze blog laten we zien waarom directe controle zo belangrijk is, welke valkuilen je moet vermijden en hoe slimme technologie je kan helpen om winstgevender te werken zonder in te boeten op kwaliteit.

De impact van hoge loonkosten op de horeca

Arbeidskosten vormen een aanzienlijke uitgave voor horecabedrijven, variërend van 19% tot 35% van de totale omzet. In de praktijk blijkt echter dat bij bedrijven zonder strikte kostenbewaking deze percentages kunnen oplopen tot 40% of meer.

Met stijgende minimumlonen, personeelstekorten en een steeds fluctuerende vraag naar capaciteit, wordt het voor horecaondernemers steeds moeilijker om de bedrijfsvoering rendabel te houden. In het bijzonder door nieuwe cao-afspraken en aangepaste wetgeving rondom overwerk en vaste contracten lopen de risico’s verder op.

Bovendien maken onverwachte factoren, zoals:

• Last-minute afmeldingen van personeel

• Schommelingen in klantenaantallen bij goed of slecht weer

• Seizoensinvloeden zoals vakanties en evenementen

het steeds belangrijker om realtime grip op je loonkosten te hebben.

Waarom de huidige methodes tekortschieten

Veel horecabedrijven vertrouwen nog steeds op handmatige spreadsheets of eenvoudige kassakoppelingen om arbeidskosten te volgen. Deze methodes zijn:

• Tijdrovend: Dagelijkse updates zijn nodig om actueel te blijven.

• Foutgevoelig: Invoerfouten en verkeerde berekeningen zijn aan de orde van de dag.

• Niet flexibel genoeg: Snelle bijsturing bij onverwachte drukte of uitval is vrijwel onmogelijk.

Daarnaast biedt een consultant of eenmalige analyse geen permanente oplossing. Je hebt continu inzicht nodig, geen terugblik achteraf als het kwaad al geschied is.

De belangrijke rol van realtime inzichten

Stel je voor: het is zaterdagmiddag, de zon breekt onverwacht door, en op je terras stroomt het ineens vol met gasten. Heb je realtime inzicht in je arbeidskosten, dan kun je direct extra personeel inschakelen zonder je budget te overschrijden. Horecabedrijven die actief hun loonkosten monitoren, reageren niet pas aan het eind van de week, maar binnen 24 uur op kostenoverschrijdingen, passen hun roosters direct aan bij veranderende bezettingsgraden, zetten personeel efficiënter in op drukke momenten en vangen no-shows flexibel op zonder dure overbezetting. Deze wendbaarheid is niet alleen prettig, maar direct winstgevend.

Uit de praktijk blijkt dat een verhoging van de bezettingsgraad met 10%, zonder extra arbeidskosten, de brutowinst van een horecabedrijf met wel 5% kan verhogen (posist.com).

Praktische strategieën voor arbeidskostenbeheersing

Enkele direct toepasbare tips voor horecaondernemers:

• Gebruik historische data om drukke en rustige momenten nauwkeurig te voorspellen.

• Werk met flexibele contracten en oproepkrachten voor seizoens- en piekbelasting.

• Koppel salesdata (kassa) aan personeelsplanning voor een nauwkeurigere inzet.

• Introduceer bonusstructuren voor medewerkers die helpen om onder het arbeidskostenbudget te blijven.

Innovatieve oplossingen: De toekomst van kostenbeheersing

De volgende stap voor horecabedrijven is het investeren in technologie die realtime data levert. Denk hierbij aan automatische roosteroptimalisatie op basis van omzetprognoses, waarmee je personeelsinzet beter kunt afstemmen op verwachte drukte. Daarnaast bieden realtime waarschuwingen bij overschrijding van kostenplafonds de mogelijkheid om direct actie te ondernemen. Ook voorspellende analyses spelen een steeds grotere rol; zij helpen ondernemers om personeel proactief en strategisch in te zetten, nog vóórdat pieken of dalen zich voordoen. Door deze slimme technologieën te combineren, kunnen horecabedrijven kostenbewust en winstgevend werken, zonder concessies te doen aan servicekwaliteit.

Hoe Shiftbase's Insights+ de horeca kan transformeren

Shiftbase biedt met Insights+ een krachtige oplossing die speciaal is ontworpen om de loonkostenproblematiek in de horeca aan te pakken.

Met Insights+ kunnen bedrijven:

• Realtime loonkosten per locatie, per shift en per medewerker volgen

• Doelstellingen instellen en direct bijsturen wanneer deze worden overschreden

• Efficiënter plannen door automatische suggesties voor roosterwijzigingen

• Trendanalyse toepassen om het ideale personeelsbestand op te bouwen

Met Shiftbase wordt jouw personeelsplanning niet langer een kostenpost, maar een strategisch instrument om winstgevender te werken.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen