Slimmer inklokken op werk: Efficiëntie en controle voor moderne bedrijven

  • Geschreven door: Carin Vreede
  • Bijgewerkt op: 2 februari 2024
Slimmer inklokken op werk: Efficiëntie en controle voor moderne bedrijven

Op zoek naar de beste manier om inklokken op werk te regelen? Dit artikel verkent de meest efficiënte inkloksystemen, de voordelen voor jouw bedrijf en hoe de juiste keuze kunt maken voor jouw team en processen.

Belangrijkste Punten

  • Digitale inkloksystemen verhogen efficiëntie en nauwkeurigheid in tijdregistratie en faciliteren automatische koppelingen met personeels- en planningssystemen.

  • Moderne inklokmethoden zoals PIN, druppels en vingerafdrukken bieden een veilige en gebruiksvriendelijke oplossing, echter zijn er privacy- en beveiligingsconsideraties, vooral bij biometrische gegevens.

  • Naleving van de Arbeidstijdenwet is essentieel en verplichte urenregistratie sinds 2019 vereist betrouwbare systemen om boetes en overtredingen te voorkomen.

De voordelen van digitaal inklokken

Digitale inkloksystemen bieden tal van voordelen ten opzichte van traditionele handmatige methoden. Een van de grootste voordelen is de verhoogde efficiëntie. Deze systemen verminderen de behoefte aan handmatige administratie, wat tijd bespaart en de algehele efficiëntie verhoogt. Bovendien zorgt het systeem voor een vereenvoudiging van het proces van urenregistratie voor medewerkers, wat ook bijdraagt aan het verminderen van de tijd die nodig is voor deze taak en voorkomt dat men tijd kwijt is.

Dergelijke systemen bieden ook nauwkeurigere gegevens. Het digitale inkloksysteem heeft bijvoorbeeld een kleinere foutmarge dan handmatige urenregistratie, wat zorgt voor nauwkeurigere gegevens. Dit vermindert de kans op conflicten tussen personeel en werkgever en voorkomt fouten die vaak voorkomen bij handmatige urenregistratie.

Gewerkte uren automatisch registreren

Een van de belangrijkste kenmerken van digitale inkloksystemen is de automatische registratie van gewerkte uren. Zodra een werknemer inklokt, worden deze gegevens onmiddellijk geregistreerd en opgeslagen in het systeem. Deze gegevens worden vervolgens gekoppeld aan persoons- en planningssystemen, wat zorgt voor een nauwkeurig overzicht van de gewerkte uren van elke werknemer.

Dit overzicht kan ook worden gekoppeld aan roosters en personeelsleden, wat bijdraagt aan een efficiëntere salarisadministratie en een betere planning.

Overal toegang tot urenregistratie

Toegang tot urenregistratie vanaf een smartphone

Een ander voordeel van online inkloksystemen is hun universele toegankelijkheid. Of een werknemer nu op kantoor, thuis of op locatie werkt, hij of zij kan gemakkelijk in- en uitklokken via een smartphone, tablet of laptop. Dit betekent dat werk op locatie of thuiswerken de keuze voor een inkloksysteem niet beïnvloedt - een app of fysieke klokken kunnen worden gebruikt, afhankelijk van wat het beste aansluit bij de werkpraktijk.

Snelle en eenvoudige controle van werktijden

Digitale inkloksystemen maken het ook gemakkelijker voor werkgevers om de werktijden van hun werknemers te controleren. Systemen verstrekken een duidelijk overzicht van de gewerkte uren per medewerker en taak. Bovendien kunnen werkgevers met handige dashboards snel en eenvoudig werktijden controleren.

Dit maakt het mogelijk voor werkgevers om te controleren of werknemers de juiste uren werken en of de beloning hierop aansluit.

Moderne inklokmethoden: PIN, druppel en vingerafdruk

Naast de voordelen van digitale inkloksystemen, is het ook belangrijk om de verschillende methoden te begrijpen die door deze systemen worden gebruikt. Deze methoden bieden verschillende mate van veiligheid en gebruiksgemak, maar hebben ook hun eigen uitdagingen en overwegingen.

De drie meest voorkomende methoden zijn PIN, druppel en vingerafdruk.

PIN en druppel: veilig en gebruiksvriendelijk

PIN-gebaseerde tijdregistratie is een populaire keuze vanwege de veiligheid die het biedt. Elke gebruiker heeft een unieke code, wat misbruik bemoeilijkt. Echter, er zijn ook nadelen. Codes kunnen vergeten of gedeeld worden, wat de betrouwbaarheid vermindert.

Druppel-systemen zijn een andere veilige optie en kunnen worden beschouwd als een dergelijk systeem. Ze bieden een contactloze, snelle en hygiënische methode van tijdregistratie, wat vooral voordelig kan zijn in vuile werkomgevingen. Echter, het verlies of de diefstal van druppels kan een risico vormen voor de veiligheid en tot extra kosten leiden.

Vingerafdruk: privacyoverwegingen

Vingerafdrukken bieden een unieke en persoonlijke manier van tijdregistratie. Hiermee kan een werknemer in- en uitklokken met zijn of haar unieke vingerafdruk, wat zorgt voor een hoge mate van beveiliging. Echter, vingerafdruksystemen worden als privacygevoelig beschouwd vanwege bezorgdheid over het vastleggen van biometrische gegevens en de richtlijnen van de autoriteit persoonsgegevens.

Daarnaast brengen ze ook beveiligingsuitdagingen met zich mee, zoals het risico dat biometrische gegevens niet te vervangen zijn bij compromittering.

Het belang van naleving van de Arbeidstijdenwet

Naleving van de Arbeidstijdenwet

Het kiezen en implementeren van een inkloksysteem is niet alleen een kwestie van efficiëntie en gemak. Het is ook van cruciaal belang voor de naleving van de Arbeidstijdenwet. Deze wet regelt het aantal uren dat iemand per dag, per week en per maand mag werken en vereist dat de tijdregistratie deugdelijk is.

Niet-naleving van deze wet kan leiden tot forse boetes, zoals €10.000 voor arbeids- en rusttijdenregistratie en €200 per persoon per dag bij individuele overtredingen.

Verplichte urenregistratie

Sinds 2019 is het in de EU verplicht voor alle bedrijven om de gewerkte tijden van werknemers vast te leggen. Deze regelgeving is bedoeld om de rechten van werknemers te beschermen en eerlijke arbeidsomstandigheden te waarborgen. Dit kwam voort uit een zaak aangespannen door een Spaanse vakbond en werd bekrachtigd door een uitspraak van het Europese Hof van Justitie. Dit betekent dat bedrijven nu verplicht zijn om een betrouwbaar systeem te hebben voor het registreren van de werktijden van hun werknemers.

Voorkom overtredingen en boetes

De naleving van de is niet alleen een wettelijke verplichting, maar het kan ook bedrijven beschermen tegen mogelijke boetes. Een betrouwbaar inkloksysteem is belangrijk om te voldoen aan de eisen rondom werktijden en rusttijden, waarmee overtredingen en boetes voorkomen kunnen worden.

Bij overtredingen kunnen de Inspectie SZW en de Inspectie Verkeer en Waterstaat ingrijpen en boetes uitdelen.

Implementatie van een inkloksysteem: stappen en overwegingen

Het kiezen van een inkloksysteem is slechts de eerste stap. De implementatie van het systeem is een cruciaal onderdeel van het proces. Er zijn verschillende stappen en overwegingen die bedrijven moeten nemen om ervoor te zorgen dat hun inkloksysteem effectief en efficiënt werkt.

Analyseer bedrijfsbehoeften en doelen

Voordat je een inkloksysteem kiest, is het belangrijk om de behoeften en doelen van je bedrijf te analyseren. Dit kan je helpen om een systeem te kiezen dat goed past bij je bedrijf en de behoeften van je werknemers. Het is ook belangrijk om te overwegen hoe het systeem zal integreren met andere bedrijfssystemen.

Kies een passend systeem

Bij het kiezen van een online inkloksysteem is het belangrijk om goed voorbereid te zijn en rekening te houden met de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Het systeem moet in staat zijn om mee te evolueren met veranderende bedrijfsbehoeften.

Het is ook belangrijk dat het systeem werkt en gebruiksvriendelijk is, zodat het gemakkelijk kan worden geadopteerd door zowel werknemers als beheerders.

Train personeel en zorg voor acceptatie

Een van de grootste uitdagingen bij het implementeren van een nieuw inkloksysteem is het trainen van personeel en het zorgen voor acceptatie. Werknemers moeten worden getraind in het gebruik van het systeem en moeten het nut ervan begrijpen. Dit kan helpen om de acceptatie van het systeem te bevorderen en te zorgen voor een efficiënt gebruik.

Bekijk hieronder het succesverhaal van FixFisch die de terminals van Datafox gebruiken voor het inklokken van personeel.

Veel gestelde vragen

  • Inklokken is het registreren van gewerkte uren met behulp van een prikklok of digitaal systeem. Deze methode wordt nog steeds gebruikt om inzicht te krijgen in de begin- en eindtijden van werknemers.

  • Ja, volgens een uitspraak van het Europese Hof uit 2019 is inklokken verplicht voor alle bedrijven in Nederland. Dit is om de werktijden van werknemers goed vast te leggen en wordt gecontroleerd door de Nederlandse arbeidsinspectie.

  • Je werkgever moet je rooster minstens drie weken van tevoren bekendmaken en mag het niet zomaar wijzigen, tenzij er een zwaarwegend bedrijfsbelang is. Als je je werktijden wilt veranderen, moet je minimaal 26 weken in dienst zijn en de aanvraag twee maanden van tevoren doen, behalve bij een onverwachte situatie.

  • Een inkloksysteem kan variëren in prijs, afhankelijk van de specificaties en functies die je nodig hebt.

Samenvatting

Het kiezen en implementeren van een efficiënt inkloksysteem kan een grote bijdrage leveren aan de efficiëntie en productiviteit van een bedrijf. Het kan ook helpen om naleving van de Arbeidstijdenwet te waarborgen en mogelijke boetes te voorkomen. Het is belangrijk om een systeem te kiezen dat past bij de behoeften en doelen van je bedrijf en om ervoor te zorgen dat het systeem correct wordt geïmplementeerd en gebruikt. Met de juiste keuzes en een goede implementatie kan een inkloksysteem een waardevolle investering zijn voor je bedrijf.

Wist je dat je met Shiftbase je rooster kan koppelen aan je urenregistratie en zo direct kan zien wie er te laat heeft ingeklokt of is vergeten uit te klokken?

Beheer makkelijk de <u>gewerkte uren</u> je personeel

Beheer makkelijk de gewerkte uren je personeel

  • Makkelijk in- en uitklokken
  • Automatisch toeslagen berekenen
  • Koppeling met salarisadministratie
Gratis uitproberen Demo aanvragen
Urenregistratie
Carin Vreede

Geschreven door:

Carin Vreede

Met jaren ervaring in het HR-vakgebied heeft Carin veel ervaring met HR-processen. Als content marketeer zet zij deze kennis om in boeiende en informatieve content die bedrijven helpt om hun HR-processen te optimaliseren en hun medewerkers te motiveren en te ontwikkelen.

Disclaimer

Let op: de informatie op onze website is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en niet als bindend advies. De informatie op onze website kan niet worden beschouwd als vervanging voor juridisch en bindend advies voor een specifieke situatie. Ondanks onze research, bieden wij geen garantie voor de nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit van de informatie op onze website. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade of verlies dat voortvloeit uit het gebruik van de informatie op onze website.