Personeelsdossier: Alles over het bijhouden van je medewerkersgegevens

  • Geschreven door: Carin Vreede
  • Bijgewerkt op: 18 september 2023
Een kast met op kleur gesorteerde documenten

In dit artikel gaan we dieper in op wat een personeelsdossier is en wat erin moet staan. We zullen ook bespreken welke informatie er niet in het dossier mag worden opgenomen en wie toegang heeft tot deze gegevens.

Daarnaast geven we enkele tips voor een goed beheer van het personeelsdossier, inclusief hoe je ervoor zorgt dat het dossier voldoet aan de eisen van de AVG-regels en de Wet werk en zekerheid. Ten slotte behandelen we enkele veelgestelde vragen over personeelsdossiers.

Wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is een verzameling documenten en informatie die betrekking hebben op de arbeidsgeschiedenis en persoonlijke gegevens van een werknemer. Het dossier bevat vaak informatie over de functieomschrijving, salarisgeschiedenis, arbeidsvoorwaarden, beoordelingen, training en ontwikkeling, en eventuele disciplinaire maatregelen.

AVG

Volgens de uitvoeringswet algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een werkgever wettelijk verplicht om een personeelsdossier bij te houden voor alle werknemers. Dit dossier dient als een officieel document dat de werkgever helpt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en het management van het personeel te vergemakkelijken.

Wat staat er in het personeelsdossier?

Het personeelsdossier bevat verschillende documenten en informatie over de arbeidsgeschiedenis van een werknemer. Volgens de Wet werk en zekerheid (Wwz) zijn werkgevers wettelijk verplicht om de volgende informatie in het personeelsdossier op te nemen:

Verplichte inhoud personeelsdossier

  • Naam, adres en woonplaats (naw-gegevens) van de werknemer
  • Kopie van een geldig identiteitsbewijs van de werknemer
  • Schriftelijke arbeidsovereenkomst of stageovereenkomst
  • Loonbelastingverklaring
  • KopieĆ«n van relevante diploma's of certificaten
  • Verklaring omtrent gedrag (indien vereist voor de functie)
  • Beoordelings- en functioneringsgesprekken
  • Verzuimgegevens
  • KopieĆ«n van eventuele waarschuwingen, boetes of andere disciplinaire maatregelen
  • Einde arbeidsovereenkomst en reden voor beĆ«indiging

Niet verplicht, wel handig

  • Curriculum Vitae (CV) en sollicitatiebrief
  • Afspraken over de ontwikkeling en loopbaan van de werknemer
  • Resultaten van assessments en testen
  • Afspraken over arbeidsomstandigheden en veiligheid op het werk
  • Afspraken over het gebruik van bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld een leaseauto)

Gevoelige gegevens

Het is belangrijk om te onthouden dat het personeelsdossier alleen informatie mag bevatten die relevant is voor de arbeidsrelatie tussen de werkgever en werknemer.

Medische gegevens en strafrechtelijke gegevens mogen bijvoorbeeld niet in het dossier worden opgenomen, tenzij deze gegevens relevant zijn voor de specifieke functie van de werknemer. Het is aan te bevelen om een apart medisch dossier bij te houden voor eventuele medische informatie.

Up-to-date

Een goed beheerd personeelsdossier kan werkgevers helpen om de prestaties van werknemers bij te houden en te evalueren, de naleving van de wet- en regelgeving te waarborgen en eventuele geschillen op te lossen. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het personeelsdossier up-to-date is en op een veilige manier wordt bewaard.

Wat mag er niet in het personeelsdossier staan

Niet alle informatie mag worden opgenomen in het personeelsdossier van een werknemer. Volgens de AVG mogen werkgevers alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken die relevant zijn voor de arbeidsrelatie tussen de werkgever en werknemer. Medische gegevens en strafrechtelijke gegevens mogen bijvoorbeeld niet in het personeelsdossier worden opgenomen, tenzij deze informatie relevant is voor de functie van de werknemer.

Andere informatie die niet in het personeelsdossier mag worden opgenomen, omvat:

  • Raciaal of etnisch oorsprong
  • Politieke opvattingen
  • Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
  • Lidmaatschap van een vakbond
  • Seksuele geaardheid
  • Genetische informatie

Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat het personeelsdossier geen onjuiste of verouderde informatie bevat. Als werknemers fouten in hun gegevens ontdekken, moeten ze het recht hebben om deze te corrigeren.

Werkgevers moeten ook bewust zijn van de regels rond de bewaring van gegevens in het personeelsdossier. De wettelijke bewaartermijn voor het personeelsdossier is twee jaar na afloop van het dienstverband. Na deze periode moeten de gegevens worden vernietigd of geanonimiseerd.

Het is van vitaal belang voor werkgevers om zich te houden aan de regels voor het opnemen van gegevens in het personeelsdossier om ervoor te zorgen dat de privacy van werknemers wordt beschermd en dat werkgevers voldoen aan de wettelijke vereisten.

Privacy en het personeelsdossier (AVG regels)

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft specifieke regels opgesteld voor het verzamelen en bewaren van persoonsgegevens, inclusief gegevens in het personeelsdossier. Werkgevers moeten zich houden aan deze regels om de privacy van werknemers te beschermen en te voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.

Daarnaast moeten werkgevers ervoor zorgen dat de persoonsgegevens in het personeelsdossier nauwkeurig en actueel zijn en dat werknemers op de hoogte zijn van het doel van het dossier en de informatie die erin staat. Werknemers hebben ook het recht om hun gegevens in het personeelsdossier in te zien en te corrigeren indien deze onjuist zijn.

 

Wie heeft er toegang tot het personeelsdossier?

Niet iedereen heeft toegang tot het personeelsdossier van een werknemer. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de toegang tot het personeelsdossier beperkt is tot geautoriseerde personen, zoals de afdeling personeelszaken of de directe leidinggevende van de werknemer.

Volgens de AVG heeft de werknemer het recht om zijn of haar eigen persoonsgegevens in te zien en te corrigeren. Werkgevers moeten werknemers daarom de mogelijkheid bieden om hun eigen gegevens in het personeelsdossier te controleren en te corrigeren indien deze onjuist zijn.

Het is belangrijk voor werkgevers om ervoor te zorgen dat het personeelsdossier op een veilige manier wordt bewaard en dat onbevoegde personen geen toegang hebben tot deze gegevens. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat het personeelsdossier voldoet aan de eisen van de AVG-regels en dat de gegevens op een veilige manier worden bewaard.

Tips voor een goed personeelsdossier:

Een goed beheerd personeelsdossier is van cruciaal belang voor werkgevers om de prestaties van werknemers bij te houden en te evalueren, en om de naleving van de wet- en regelgeving te waarborgen. Hier zijn enkele tips voor een goed personeelsdossier:

  • Controleer eerst welke gegevens je mag vastleggen
  • Zorg voor voldoende beveiliging
  • Voldoe aan de eisen van de Wet werk en zekerheid
  • Informeer werknemers over het personeelsĀ­dossier
  • Werk het personeelsdossier regelmatig bij
  • Geef de mogelijkheid tot inzage en correctie
  • Verwijder wat je niet meer nodig hebt

Conclusie

Een zorgvuldig onderhouden personeelsdossier is niet alleen een juridische verplichting, maar ook een instrument dat kan bijdragen aan een gezonde arbeidsrelatie en een succesvol personeelsbeheer. Het is essentieel dat werkgevers deze verantwoordelijkheid serieus nemen en zich blijven inzetten voor de bescherming van de privacy van hun werknemers en het naleven van de geldende wet- en regelgeving.

Shiftbase

Personeelsplanning en urenregistratie software!

  • Eenvoudige personeelsplanning
  • Overzichtelijke urenregistratie
  • Makkelijke verlofregistratie
Gratis uitproberen Demo aanvragen
Personeel
Carin Vreede

Geschreven door:

Carin Vreede

Met jaren ervaring in het HR-vakgebied heeft Carin veel ervaring met HR-processen. Als content marketeer zet zij deze kennis om in boeiende en informatieve content die bedrijven helpt om hun HR-processen te optimaliseren en hun medewerkers te motiveren en te ontwikkelen.

Disclaimer

Let op: de informatie op onze website is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en niet als bindend advies. De informatie op onze website kan niet worden beschouwd als vervanging voor juridisch en bindend advies voor een specifieke situatie. Ondanks onze research, bieden wij geen garantie voor de nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit van de informatie op onze website. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade of verlies dat voortvloeit uit het gebruik van de informatie op onze website.