Personeelsdossier

Een personeelsdossier is de verzameling gegevens en documenten die je als werkgever per medewerker bijhoudt, van de arbeidsovereenkomst en de kopie van het ID-bewijs tot gespreksverslagen en waarschuwingen. Je bewaart erin wat nodig is om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. Meer hoort er niet in. Sommige stukken moet je jarenlang bewaren, andere mag je er juist niet in opnemen.

De vorm kies je zelf: een map in een afgesloten kast, een map op de server of een digitaal dossier in je HR-software. De regels gaan over de inhoud. Die komen uit de privacywet (AVG) en uit de fiscale bewaarplicht. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) legt ze voor werkgevers uit.

Wat moet er in een personeelsdossier?

Volgens de AP bewaar je in het personeelsdossier de gegevens die je nodig hebt om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. Dat zijn gegevens om beslissingen te onderbouwen, zoals een loonsverhoging of ontslag, gegevens om belasting en premies te kunnen betalen en gegevens die je voor je personeelsbeleid nodig hebt. In de praktijk gaat het om deze stukken:

Laat verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen door de medewerker voor gezien of voor akkoord tekenen. Een verslag dat de medewerker nooit heeft gezien, weegt bij een conflict weinig. Je eigen werkaantekeningen als leidinggevende mogen ook in het dossier, zolang ze over het werk gaan.

Wat mag er niet in een personeelsdossier?

Bijna alles wat over de persoon gaat in plaats van over het werk, hoort er niet in. De AP noemt vier soorten gegevens die je meestal niet opneemt:

• Gezondheidsgegevens. Noteer dat iemand zich op 3 maart ziek heeft gemeld, niet wat hij of zij mankeert. Een uitzondering is informatie die collega's moeten kennen om te kunnen helpen, zoals epilepsie.

• Strafrechtelijke gegevens. Ook de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bewaar je niet, ook geen kopie. Je noteert alleen dat je de VOG hebt gezien en geeft hem daarna terug of verwijdert de digitale versie.

• Gegevens over afkomst of etniciteit. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Een pasfoto voor een toegangspas kan, als je die nodig hebt om te weten wie er binnenkomt.

• Nationaliteit, als die samen met geboorteland of foto iets zegt over iemands afkomst. Neem haar alleen op als je haar echt nodig hebt.

Verder laat je weg wat je niet nodig hebt om de arbeidsovereenkomst uit te voeren, zoals schulden of een kinderwens. Twijfel je bij een gegeven, vraag je dan af welke beslissing je ermee onderbouwt. Is het antwoord geen enkele, dan hoort het er niet in.

Hoe lang bewaar je een personeelsdossier?

De AVG kent geen vaste bewaartermijn. De regel is dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Voor een deel van het personeelsdossier schrijft de fiscale wetgeving wel een termijn voor. Alle termijnen tellen vanaf de dag dat de medewerker uit dienst gaat:

• 7 jaar voor salarisgegevens en arbeidsovereenkomsten met hun wijzigingen. Die heeft de Belastingdienst nodig.

• 5 jaar voor loonbelastingverklaringen, ook de opgaaf voor de studenten- en scholierenregeling. Hetzelfde geldt voor de kopie van het identiteitsbewijs. Bewaar ook de oude verklaringen als een medewerker een nieuwe heeft ingevuld.

• 2 jaar voor de meeste andere stukken: gespreksverslagen, brieven over benoeming, promotie of ontslag, getuigschriften en de verzuimfrequentie.

Heb je een stuk eerder niet meer nodig, dan verwijder je het eerder. Loopt er een arbeidsconflict of een rechtszaak, dan mag je de gegevens die daarover gaan langer bewaren. Voor sollicitanten die je niet aanneemt, is het gebruikelijk om de gegevens uiterlijk 4 weken na de procedure te verwijderen. Met hun toestemming kan dat maximaal 1 jaar worden.

Rekenvoorbeeld: seizoenskrachten in een strandpaviljoen

Een strandpaviljoen neemt voor de zomer 25 seizoenskrachten aan. Hun contract eindigt op 30 september 2026. De gespreksverslagen en de verzuimfrequentie mogen blijven tot 30 september 2028. De kopieën van de ID-bewijzen en de loonbelastingverklaringen, ook die voor de studentenregeling, bewaar je tot 30 september 2031. De contracten en de salarisgegevens gaan pas na 30 september 2033 weg.

Komt een van hen volgend voorjaar terug, houd dan het oude en het nieuwe dienstverband uit elkaar. Zo weet je per stuk wanneer het weg mag. Een dossier dat elk seizoen wordt aangevuld zonder dat er ooit iets uit gaat, bevat na een paar jaar vooral gegevens die je niet meer mag hebben.

Wie mag een personeelsdossier inzien?

Alleen wie de gegevens nodig heeft voor zijn werk, mag in het personeelsdossier kijken. Dat zijn meestal de direct leidinggevende, wie de personeelszaken doet en wie de salarissen verwerkt. Een teamleider van een andere afdeling heeft er niets te zoeken. Leg vast wie toegang heeft en beveilig het dossier: een papieren map achter slot, een digitaal dossier met eigen inlog.

De medewerker zelf mag altijd zijn eigen dossier inzien. Op een verzoek om inzage reageer je binnen een maand. De inzage kost de medewerker niets; alleen voor extra kopieën mag je een redelijke vergoeding vragen. Je vertelt medewerkers ook vooraf welke gegevens je in het dossier vastlegt en waarvoor.

Buiten je bedrijf deel je gegevens alleen met een goede reden. De Belastingdienst krijgt salarisgegevens, een bedrijfsarts een telefoonnummer, een advocaat of rechter de gespreksverslagen als er een conflict is over ontslag. Laat de medewerker weten dat je gegevens hebt gedeeld.

Een personeelsdossier opbouwen

Begin bij de aanname, niet pas als er iets misgaat. Een dossier dat vanaf de eerste dag op dezelfde manier groeit, is bij een controle of een conflict in een paar minuten compleet.

1. Bij de aanname: de getekende arbeidsovereenkomst, de kopie van het ID-bewijs, de loonbelastingverklaring, contactgegevens en een noodcontact.

2. Tijdens het dienstverband: contractwijzigingen, gespreksverslagen die de medewerker voor gezien tekent, afspraken over opleidingen, klachten en waarschuwingen.

3. Bij vertrek: de datum van uitdiensttreding. Zet daarbij per stuk de datum waarop het weg mag.

4. Eén keer per jaar: ruim op wat over zijn termijn is.

Bij dossieropbouw rond disfunctioneren leg je meer vast dan in een gewoon personeelsdossier: elk gesprek, elke afspraak en elke waarschuwing, met datum en met de reactie van de medewerker.

Een digitaal personeelsdossier

Je mag personeelsdossiers digitaliseren. Het papieren origineel mag pas weg als het digitale dossier goed beveiligd is, zeker als medewerkers er online in kunnen kijken. Een digitaal dossier helpt bij het opruimen: per stuk staat vast wanneer het is toegevoegd, zodat je ook ziet wanneer het weg moet.

In Shiftbase staat het digitaal personeelsdossier bij de medewerker zelf: contract, ID-bewijs, certificaten, documenten en notities, naast het rooster. Een nieuwe medewerker vult via een uitnodigingslink zelf zijn gegevens in en uploadt zijn ID. Het contract komt uit je eigen template en wordt digitaal ondertekend. Loopt een contract af, dan krijg je daar op tijd een herinnering van.