Tactische personeelsplanning

Tactische personeelsplanning is de planning van je personeel voor de komende maanden tot ongeveer een jaar. Je zet per periode de uren die nodig zijn naast de uren die je vaste team kan draaien, rekening houdend met vakanties en verzuim. Waar het niet past, besluit je op tijd: extra flexkrachten, contracturen uitbreiden of het verlof anders spreiden.

Het is het middelste niveau van personeelsplanning. Een horecazaak die in maart weet dat de zomer 230 uur per week tekortkomt, kan nog rustig werven. Wie dat in juni ontdekt, belt de hele zomer rond voor invallers.

Tussen strategie en rooster

Boven de tactische planning ligt de strategische personeelsplanning, die jaren vooruitkijkt en bepaalt welke functies en vaardigheden de organisatie straks nodig heeft. Daaronder ligt de operationele planning: het rooster van de komende weken, met namen en tijden. De tactische planning vertaalt het ene naar het andere. Uit "we openen in mei een terras" volgt hier: zoveel extra uren per week, van mei tot en met augustus, zoveel oproepkrachten, werving in april.

Het verschil zit ook in wie het doet. Strategische keuzes liggen bij directie en HR; het rooster maakt de teamleider. De tactische planning ligt in kleine bedrijven bij de eigenaar of bedrijfsleider, in de zorg en bij grotere organisaties vaak bij een tactisch planner of capaciteitsplanner.

Hoeveel uren heb je per periode nodig?

De vraagkant begint bij je eigen cijfers van vorig jaar: gewerkte uren en omzet per week of maand. Daarop leg je wat je nu weet over het komende jaar, zoals een verbouwing, een nieuw terras, een extra koopavond of een groot evenement in de buurt. Hoe je zo’n verwachting opstelt, staat bij forecast planning.

Reken in periodes die bij je bedrijf passen. In de horeca en recreatie zijn dat seizoenen, in de retail vaak maanden met december apart, in een productiebedrijf soms orderpieken. Een gemiddelde over het hele jaar verstopt precies de weken waar het om gaat.

Hoeveel uren kan je vaste team draaien?

De aanbodkant is de som van de contracturen, min wat er niet gewerkt wordt. Vakantie is de grootste post en valt ongelijk: in de zomer en rond de schoolvakanties gaan meer mensen weg dan in februari. Verzuim reken je met je eigen gemiddelde per periode, omdat het per seizoen kan verschillen. Tel ook mee wie er een opleiding volgt, met verlof gaat of een contract heeft dat in de periode afloopt.

Rekenvoorbeeld: een restaurant met terras plant het jaar

Stel: een restaurant heeft 14 vaste medewerkers met samen 360 contracturen per week. Uit vorig jaar en de reserveringen blijkt hoeveel uren er per week nodig zijn. De eigenaar verdeelt het jaar in drie periodes en schat per periode de afwezigheid door vakantie en verzuim.

Het zomertekort is het eerste probleem. Een deel ervan veroorzaakt het restaurant zelf, met de zomervakanties van het vaste team. De eigenaar spreidt die door per week maximaal twee mensen tegelijk vrij te geven en de drukste weken van juli dicht te zetten. De afwezigheid daalt dan naar 45 uur per week en het tekort naar 205 uur.

Die 205 uur vult het restaurant met oproepkrachten. Werkt een oproepkracht gemiddeld 15 uur per week, dan zijn er zo’n veertien nodig. Die werft de eigenaar in maart en april, zodat ze in mei zijn ingewerkt. Drie of vier van hen blijven in het najaar in de weekenden, wat het tekort van 50 uur in die maanden grotendeels dekt.

In de winter is er een klein overschot. Dat is de periode voor opleidingen en voor het verlof dat in de zomer niet kon. Medewerkers met plusuren uit de zomer bouwen die dan af.

Een tekort of overschot opvangen

Een tactische planning eindigt in keuzes over de vaste en de flexibele schil. De vaste schil zijn de medewerkers met een contract voor vaste uren; zij dragen het grootste deel van het jaar. De flexibele schil vangt de pieken op: oproepkrachten, uitzendkrachten, studenten in de vakanties en vaste medewerkers die tijdelijk meer uren willen.

Hoe groot die flexibele schil mag zijn, hangt af van hoe voorspelbaar de pieken zijn. Een structureel tekort dat elk jaar terugkomt, los je beter op met meer vaste uren dan met steeds nieuwe invallers die elk seizoen opnieuw ingewerkt moeten worden. Kijk daarom na elk seizoen of dezelfde diensten steeds openstonden of dezelfde mensen steeds extra werkten.

Bij een overschot kun je verlof in die periode stimuleren, opleidingen plannen, tijdelijke contracten niet verlengen of minuren laten ontstaan die later in het jaar worden ingehaald, als het contract dat toelaat.

Tactische personeelsplanning in Shiftbase

In Shiftbase stel je per dag en per dienst de bezetting in die je nodig hebt, als minimum, maximum of exact aantal, en herhaal je die voor een hele periode. Zo staat de uitkomst van de tactische planning naast het rooster en zie je per week waar diensten ontbreken. Het overzicht van plus- en minuren per team, afdeling of vestiging laat zien wie het seizoen met extra uren opvangt en waar uren ingehaald kunnen worden.

Voor de vakantieplanning zet je de drukste weken dicht met een verlofblokkade. Bij elke aanvraag zie je het saldo van de medewerker en wie er die week al weg is, zodat het verlof binnen de grenzen van je plan blijft.