Werkkostenregeling en vrije ruimte: zo werkt het precies

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De basis: vergoedingen, verstrekkingen en loon

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen je aan je personeel mag geven zonder direct loonbelasting te betalen. Alles wat je aan een werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, maakt in principe deel uit van het loon, tenzij het valt onder een gerichte vrijstelling, een nihilwaardering, of past binnen de vrije ruimte.

Je mag dus bepaalde kosten onbelast vergoeden, maar alleen onder strikte voorwaarden. Denk hierbij aan het verstrekken van werkkleding, het betalen van verhuiskosten of het vergoeden van intermediaire kosten met een duidelijk zakelijk karakter.

De werkkostenregeling is bedoeld om meer ruimte te geven én minder administratieve rompslomp te veroorzaken. Toch moet je goed opletten welke kosten onder de WKR vallen en welke direct onder de reguliere loonbelasting vallen.

Voorbeelden WKR

Voorbeelduitgave	Vrije ruimte	Gerichte vrijstelling	Nihil waardering	Korte toelichting (zakelijk karakter)
Kerstpakket	✅	❌	❌	Beloning aan personeel; valt in vrije ruimte zolang het gebruikelijk bedrag niet wordt overschreden.
Reiskosten openbaar vervoer	❌	✅	❌	Vergoeding woon-werkverkeer tot € 0,23/km is onbelast via gerichte vrijstelling.
Bedrijfsfitness-abonnement	✅	❌	❌	Vitaliteits­voorziening zonder directe werknoodzaak; daarom meestal uit vrije ruimte bekostigd.
Mobiele communicatiemiddelen (smartphone)	❌	✅	❌	Onbelast als aantoonbaar nodig voor behoorlijke vervulling van de functie.
Werkkleding met bedrijfslogo	❌	❌	✅	Logo ≥ 70 cm² of anders direct herkenbaar; daardoor nihilwaardering op de werkplek.
Lunch bij overwerk	✅	❌	❌	Maaltijden buiten normale werktijd gelden als consumptie met zakelijk karakter, via vrije ruimte.
Verhuiskosten bij overplaatsing	❌	✅	❌	Tot € 8.174 (2025) onbelast vergoedbaar onder gerichte vrijstelling.
Koffie, thee en water op de werkplek	❌	❌	✅	Voorziening op de werkplek; waardering nihil.
Personeelsfeest op eigen bedrijfslocatie	❌	❌	✅	Feest vindt plaats op de werkplek en valt daardoor onder nihilwaardering.
Laptop (≤ € 800) noodzakelijk voor werk	❌	✅	❌	Als het device nodig is voor de functie, volledig onbelast via gerichte vrijstelling.

 

De vrije ruimte binnen de WKR

Hoe bereken je de vrije ruimte?

De vrije ruimte is het deel van de fiscale loonsom dat je mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. Dit wordt berekend aan de hand van een bepaald percentage van de totale loonsom van je organisatie. Besteed je meer dan deze ruimte toelaat? Dan betaal je over het meerdere een eindheffing van 80%.

Voorbeelden van vergoedingen die onder de vrije ruimte kunnen vallen zijn het verstrekken van een kerstpakket, een vergoeding voor bedrijfsfitness, of maaltijden tijdens overwerk. Ook een cadeau voor een collega die een jubileum viert, kan binnen deze ruimte vallen, mits het bedrag redelijk is en past binnen het gebruikelijk gedrag.

💥Let erop dat de vrije ruimte geldt per geheel kalenderjaar, dus tijdig plannen helpt bij het optimaal besteden van je budget.

Formule vrije ruimte 2025

Vrije ruimte =
1,92% van de eerste €400.000 van de fiscale loonsom
+ 1,18% van het bedrag boven de €400.000

Voorbeeldberekening

Stel: jouw totale fiscale loonsom is €600.000.

• 1,92% van €400.000 = €7.680

• 1,18% van €200.000 = €2.360

👉 Totale vrije ruimte = €10.040

 

Gerichte vrijstellingen: wat mag je onbelast vergoeden?

Deze vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte

Met een gerichte vrijstelling kun je bepaalde kosten onbelast vergoeden zonder dat ze ten laste komen van je vrije ruimte. Dit geeft je meer flexibiliteit bij het ondersteunen van je werknemers, zolang de kosten een zakelijk karakter hebben en voldoen aan de voorwaarden van de belastingdienst.

Voorbeelden zijn vergoedingen voor openbaar vervoer, woon-werkverkeer, verhuiskosten bij overplaatsing, of noodzakelijke mobiele communicatiemiddelen. Ook kosten die vallen onder het noodzakelijkheidscriterium vallen hieronder. Denk aan voorzieningen die je werknemer nodig heeft voor de behoorlijke vervulling van zijn functie, zoals een laptop of werkkleding.

💥Let op: vergoedingen binnen deze vrijstelling moet je aantoonbaar kunnen koppelen aan de functie en het belang van je onderneming.

Intermediaire kosten en nihilwaarderingen

Wat valt er wel én niet onder?

Intermediaire kosten zijn uitgaven die je werknemer voorschiet namens jou als werkgever. Denk aan het kopen van postzegels, of het afrekenen van materialen tijdens een klus. Deze kosten maken géén deel uit van het loon en vallen dus buiten de werkkostenregeling. Zorg wel voor een heldere specificatie in je financiële administratie, zodat je kunt aantonen dat het geen persoonlijke kosten zijn.

Bij sommige voorzieningen geldt een nihilwaardering. Dat betekent dat je ze niet hoeft op te tellen bij het loon, zolang ze op de werkplek worden gebruikt. Voorbeelden zijn een laptop, bureaustoel of koffieautomaat. Ook het verstrekken van werkkleding waarop jouw bedrijfslogo zichtbaar is, valt hieronder.

💥Let erop dat de nihilwaardering geldt zolang je voldoet aan de voorwaarden. Twijfel je? Check dan of de kosten écht een zakelijk karakter hebben.

Reiskosten (bij flexwerken) en de werkkostenregeling

Met de toename van flexwerken en thuiswerken zijn de regels rondom de reiskostenvergoeding ook veranderd. De vaste reiskostenvergoeding valt niet meer onder de gerichte vrijstellingen als een werknemer structureel thuiswerkt. Dit betekent dat je als werkgever de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast kunt vergoeden als een werknemer niet meer naar de werkplek reist.

Als een werknemer af en toe naar de werkplek reist, kun je als werkgever de daadwerkelijke reiskosten onbelast vergoeden. Dit valt onder de gerichte vrijstellingen van de WKR.

Het is belangrijk om als werkgever de reiskostenvergoeding en andere thuiswerkvergoedingen regelmatig te evalueren en aan te passen aan de huidige situatie en regelgeving. Dit zorgt ervoor dat je als werkgever voldoet aan de fiscale regels en voorkomt onnodige belastingheffingen.

Wat als je boven de vrije ruimte komt?

Eindheffing en correcties toepassen

Overschrijd je de vrije ruimte? Dan rekent de belastingdienst een eindheffing van 80 % over het extra bedrag. Dat forse tarief voorkomt dat je onbeperkt bepaalde vergoedingen onbelast uitkeert. De heffing geldt voor het volle overschot; er is geen drempel of bepaald percentage dat je nog kunt aftrekken.

Controleer vóór het jaareinde of de totale loonsom plus verstrekte bedragen onder de grens blijft. Zie je dat de WKR valt buiten je budget? Dan kun je kosten alsnog classificeren onder een gerichte vrijstelling of een nihilwaardering, mits dit volgens de open norm en de fiscale regeling verdedigbaar is.

Moet je toch betalen, zorg dan dat de eindafrekening in je financiële administratie klopt. Vermeld duidelijk welke vergoedingen en verstrekkingen het betreft, waarom ze niet binnen de vrije ruimte pasten en hoe je de eindheffing hebt berekend. Zo kun je aan je werknemers en de fiscus aantonen dat je de regels netjes volgt en geld bewust besteedt.

Praktische tips voor je financiële administratie

Zo houd je overzicht en voorkom verrassingen

Een strakke financiële administratie is de sleutel tot een vlekkeloze toepassing van de werkkostenregeling WKR. Label elke uitgave direct als vergoedingen en verstrekkingen, intermediaire kosten of voorzieningen, zodat je meteen ziet of ze binnen de vrije ruimte vallen of onder een nihilwaardering geldt. Noteer ook het percentage van de fiscale loonsom dat nog beschikbaar is; zo voorkom je dat je later alsnog eindheffing betalen moet.

Maak een duidelijke verklaring bij elke uitgave waarin je motiveert waarom het zakelijk karakter logisch is en hoe het past binnen de open norm van de Belastingdienst. Houd daarbij rekening met gebruikelijk bedrag én redelijkheid: uitgaven voor een ergonomische bureaustoel ogen anders dan luxueuze gadgets voor de werkplek.

Check vóór je aangifte of al je bestedingen correct geboekt zijn. Zie je dat bepaalde kosten vallen buiten de ruimte? Herclassificeer ze waar mogelijk of accepteer het gevolg en reserveer tijdig geld voor de heffing. In de praktijk voorkomt dit onverwachte naheffingen en vergroot het vertrouwen van je personeel in je administratieve processen.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

In de werkkostenregeling WKR gaan dingen vaak mis omdat je denkt dat bepaalde vergoedingen automatisch onder de regeling vallen. Controleer altijd eerst of een uitgave echt binnen de vrijstellingen of de vrije ruimte WKR past; anders kan dat leiden tot onverwacht eindheffing betalen. Een andere fout is ervan uitgaan dat het standaard percentage van de fiscale regeling genoeg ruimte biedt voor elk kerstpakket, diner bij overwerk of abonnement op bedrijfsfitness.

Let ook op de grens voor wat “gebruikelijk” is. Een luxe gadget kan de redelijkheid overschrijden, waardoor de uitgave niet langer onder de WKR valt en je extra belasting verschuldigd bent. Maak per kostenpost duidelijk waarom de uitgave een zakelijk karakter heeft en onderbouw dit met een korte verklaring in je administratie.

Veel werkgevers vergeten verder dat sommige kosten vallen buiten de WKR wanneer ze geen directe link hebben met het werk, zoals privéreizen met openbaar vervoer. Check dit vóór je aangifte; zo voorkom je correcties achteraf en blijft elke euro die je besteedt aan personeel in lijn met de wet. In de praktijk bespaar je zo tijd, geld en discussies met de Belastingdienst.

Checklist: zo voldoe je aan de werkkostenregeling

Direct actieplan voor je administratie

• ✔️Bereken de vrije ruimte: neem je totale fiscale loonsom, vermenigvuldig met het geldende percentage en noteer hoeveel budget er nog beschikbaar is.

• ✔️Label elke uitgave: classificeer vergoedingen en verstrekkingen meteen als onbelaste vergoedingen, gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of onder nihilwaarderingen. Zo zie je direct of de uitgave binnen de regeling (WKR valt) of erbuiten (kosten vallen) terechtkomt.

• ✔️Toets het zakelijk karakter: controleer per betaling het noodzakelijkheidscriterium, de redelijkheid en het gebruikelijk bedrag. Check of het past bij de werkplek en de behoorlijke vervulling van de functie.

• ✔️Documenteer met een verklaring: leg voor elke uitgave een korte verklaring vast in je financiële administratie. Beschrijf wat je aan je werknemers verstrekt, waarom het binnen de regeling past en welk gevolg dit heeft voor de vrije ruimte.

• ✔️Controleer vóór aangifte: als werkgever check je aan het einde van het gehele kalenderjaar of je de ruimte overschreden hebt. Reserveer dan voor de 80 % eindheffing en verwerk dit netjes in je loonbelasting-aangifte bij de Belastingdienst.

Conclusie

Als werkgever bepaal jij hoe je het WKR-budget inzet, maar die vrijheid vraagt om duidelijke keuzes. Door de werkkostenregeling slim toe te passen voorkom je onnodige belasting, extra werk bij de aangifte en onverwachte eindheffing betalen.

Zorg dat je het onderscheid helder hebt tussen vergoedingen en verstrekkingen, gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en kosten die onder een nihilwaardering geldt. Documenteer alles met een korte verklaring in je financiële administratie en check regelmatig of je nog binnen de vrije ruimte WKR valt.

Gebruik de regeling zoals bedoeld: voor kosten die een duidelijk zakelijk karakter hebben en bijdragen aan de behoorlijke vervulling van de functie. Denk aan een kerstpakket, een abonnement op bedrijfsfitness, of een vergoeding voor het openbaar vervoer.

Veel gestelde vragen

• Hoeveel WKR per persoon?

  De WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom, niet per persoon. In 2025 mag je 1,92% van de eerste €400.000 loonsom belastingvrij besteden via de vrije ruimte. Dit bedrag verdeel je naar eigen inzicht over je personeel.

• Hoeveel mag een werkgever belastingvrij schenken aan zijn personeel?

  Je mag onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven zolang ze binnen de vrije ruimte vallen of onder een gerichte vrijstelling. Overschrijd je die grens, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.

• Wat mag niet in WKR?

  Kosten zonder zakelijk karakter, zoals privé-uitgaven of onredelijk hoge geschenken, vallen niet onder de WKR. Ook vergoedingen die niet voldoen aan de voorwaarden van gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen mag je niet onderbrengen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen