Haal het maximale uit de WKR: praktische tips voor werkgevers

Wat is de werkkostenregeling wkr?

De werkkostenregeling, ook wel bekend als WKR, is een fiscale regeling in Nederland die het voor werkgevers mogelijk maakt om onbelaste vergoedingen aan werknemers te verstrekken. Binnen de WKR, kan een werkgever een bepaald percentage van het totale fiscale loon van alle werknemers gebruiken om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen te bieden. Dit deel wordt de 'vrije ruimte' genoemd.

Als de totale waarde van de vergoedingen en verstrekkingen die in een kalenderjaar worden verstrekt, niet hoger is dan de beschikbare vrije ruimte, hoeft de werkgever geen loonbelasting (eindheffing) te betalen over deze bedragen.

De vrije ruimte is echter niet onbeperkt en er zijn bepaalde voorwaarden waaraan vergoedingen en verstrekkingen moeten voldoen om als onbelast te worden beschouwd. Daarnaast zijn er ook 'gerichte vrijstellingen' voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen, wat betekent dat deze niet ten koste gaan van de vrije ruimte en altijd onbelast kunnen worden vergoed. Hierbij kun je denken aan kosten voor openbaar vervoer, tijdelijke verblijfskosten en kosten met een overwegend zakelijk karakter, zoals intermediaire kosten.

Hoe werkt de werkkostenregeling?

ia de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers geven. De werkkostenregeling werkt op basis van een aantal belangrijke componenten en principes:

1. Vrije ruimte: Dit is een percentage van de totale fiscale loonsom van alle werknemers samen. Binnen de vrije ruimte kunnen werkgevers onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers geven. Het percentage van de loonsom dat beschikbaar is als vrije ruimte kan variëren en is aan verandering onderhevig.

2. Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling: Dit zijn specifieke vergoedingen en verstrekkingen die altijd onbelast kunnen worden gegeven, ongeacht of de vrije ruimte al is gebruikt of niet. Voorbeelden hiervan zijn reiskosten, maaltijden tijdens overwerk en kosten voor studie of opleiding.

3. Noodzakelijkheidscriterium: Dit is een criterium dat voor sommige vergoedingen en verstrekkingen geldt, zoals gereedschap, werkkleding, computers en mobiele telefoons. Als de werkgever van mening is dat het noodzakelijk is voor de werknemer om deze zaken te hebben om zijn werk te kunnen doen, kunnen deze onbelast worden vergoed, ongeacht de vrije ruimte.

4. Waardering van vergoedingen en verstrekkingen: De waarde van de verstrekte vergoedingen en verstrekkingen moet worden bepaald. Sommige vergoedingen en verstrekkingen kennen een vaste waardering, zoals maaltijden op de werkplek. Anderen moeten worden gewaardeerd tegen de werkelijke waarde, zoals cadeaubonnen.

Het is essentieel dat werkgevers zorgvuldig omgaan met de administratie van vergoedingen en verstrekkingen om ervoor te zorgen dat ze optimaal gebruik maken van de vrije ruimte en de gerichte vrijstellingen.

Vergoedingen binnen de vrije ruimte

De vrije ruimte is een specifiek deel van de fiscale loonsom van een bedrijf dat de werkgever kan gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het geven van een kerstpakket, een bedrijfsuitje, of een fiets van de zaak. Als de werkgever besluit deze vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte te geven, hoeft hierover geen loonbelasting betaald te worden. Het is belangrijk om te weten dat de vrije ruimte niet oneindig is; het is een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom van de werknemers.

Vrije ruimte verhoogd per 2024

Vanaf 2024 wordt de vrije ruimte in de WKR verruimd van 1,7% naar 1,92% tot een loonsom van €400.000. De overheid heeft besloten om de vrije ruimte tijdelijk te verhogen als een onderdeel van de maatregelen om bedrijven te ondersteunen tijdens economisch moeilijke tijden.

Overschrijden van vrije ruimte

Als de werkgever meer vergoedingen en verstrekkingen geeft dan de beschikbare vrije ruimte, dan wordt dit overschot belast met een eindheffing van 80%. Deze eindheffing moet worden betaald door de werkgever en wordt aangegeven en betaald via de loonbelasting.

De WKR en de financiële administratie en processen

De werkkostenregeling (WKR) heeft een directe impact op de financiële administratie en processen binnen een organisatie. Hieronder enkele belangrijke punten om in overweging te nemen:

1. Administratie van vergoedingen en verstrekkingen: Alle vergoedingen en verstrekkingen die aan werknemers worden gegeven, moeten zorgvuldig worden geadministreerd. Dit houdt in dat duidelijk moet zijn welke vergoedingen en verstrekkingen zijn gegeven, aan wie, en of deze onder de gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten, of de vrije ruimte vallen.

2. Berekening van de vrije ruimte: De financiële administratie moet nauwkeurig berekenen wat de totale fiscale loonsom van de organisatie is, en wat daarvan de beschikbare vrije ruimte is. Dit is belangrijk om te zorgen dat de organisatie niet onverwacht de vrije ruimte overschrijdt en een eindheffing moet betalen.

3. Eindheffing: Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet de financiële administratie zorgen voor de berekening en afdracht van de eindheffing via de loonbelasting.

4. Informeren van personeel: De financiële administratie speelt ook een rol in het informeren van het personeel over de werkkostenregeling en eventuele wijzigingen daarin. Dit houdt in dat werknemers moeten worden geïnformeerd over welke vergoedingen en verstrekkingen onbelast zijn, en welke gevolgen bepaalde vergoedingen kunnen hebben op hun loon en belasting.

Het is belangrijk dat de financiële administratie en processen worden aangepast aan de regels van de werkkostenregeling en dat er regelmatig wordt gecontroleerd of de administratie nog voldoet aan de huidige regelgeving. Regelmatige controle en aanpassing van de financiële administratie en processen is essentieel om te zorgen dat de organisatie voldoet aan de fiscale regelgeving en eventuele eindheffingen voorkomt.

De werkkostenregeling en thuiswerken

De werkkostenregeling (WKR) en thuiswerken zijn nauw met elkaar verbonden, vooral sinds thuiswerken gebruikelijker is geworden. Binnen de WKR kun je als werkgever bepaalde vergoedingen onbelast aan je werknemers geven. Dit geldt ook voor vergoedingen die verband houden met thuiswerken, zoals een vergoeding voor een bureau, stoel, of internetkosten.

Het is belangrijk om te weten dat niet alle thuiswerkvergoedingen onbelast kunnen worden gegeven. Sommige vergoedingen vallen onder de gerichte vrijstellingen van de WKR, terwijl andere vergoedingen binnen de vrije ruimte vallen, of belast moeten worden bij de werknemer.

Reiskosten (bij flexwerken) en de werkkostenregeling

Met de toename van flexwerken en thuiswerken zijn de regels rondom de reiskostenvergoeding ook veranderd. De vaste reiskostenvergoeding valt niet meer onder de gerichte vrijstellingen als een werknemer structureel thuiswerkt. Dit betekent dat je als werkgever de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast kunt vergoeden als een werknemer niet meer naar de werkplek reist.

Als een werknemer af en toe naar de werkplek reist, kun je als werkgever de daadwerkelijke reiskosten onbelast vergoeden. Dit valt onder de gerichte vrijstellingen van de WKR.

Het is belangrijk om als werkgever de reiskostenvergoeding en andere thuiswerkvergoedingen regelmatig te evalueren en aan te passen aan de huidige situatie en regelgeving. Dit zorgt ervoor dat je als werkgever voldoet aan de fiscale regels en voorkomt onnodige belastingheffingen.

Ken de uitzonderingen op de werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) kent een aantal uitzonderingen die belangrijk zijn om te kennen als werkgever. Hier zijn enkele belangrijke uitzonderingen:

Gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn vrijgesteld van belasting en vallen niet onder de vrije ruimte. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden hiervan zijn reiskosten, tijdelijke verblijfskosten, en kosten voor studie en opleiding.

Nihilwaarderingen

Sommige voorzieningen op de werkplek, zoals koffie, thee, en gebruik van de bedrijfsfitnessruimte, hebben een waarde van nihil voor de belastingdienst. Deze voorzieningen worden dus niet als loon gezien en hoeven niet te worden opgenomen in de vrije ruimte of de fiscale loonsom.

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer voorschiet voor zaken die eigendom blijven van de werkgever, bijvoorbeeld een treinkaartje voor een zakelijke reis. Deze kosten worden niet als loon beschouwd en vallen dus buiten de WKR.

Noodzakelijkheidscriterium

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn vrijgesteld van belasting als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat de voorziening noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking.

Eigen bijdrage van de werknemer

Als de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor een voorziening, dan mag je deze aftrekken van de waarde van de voorziening. Alleen het bedrag dat overblijft na aftrek van de eigen bijdrage, telt mee voor de vrije ruimte.

Het is belangrijk om deze uitzonderingen te kennen en toe te passen bij het berekenen van de werkkostenregeling. Dit helpt je om optimaal gebruik te maken van de fiscale ruimte en onnodige belastingheffingen te voorkomen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen