Onbetaald verlof is een periode waarin een medewerker tijdelijk niet werkt en geen loon ontvangt, terwijl het dienstverband gewoon doorloopt. Anders dan bij ziekte of zwangerschapsverlof heb je als werkgever hier iets te kiezen: er is meestal geen wettelijk recht op, en je stelt samen de voorwaarden vast. In dit artikel lees je wat onbetaald verlof precies is, wanneer je het mag weigeren, wat het betekent voor je planning, en welke afspraken je vooraf moet vastleggen.
Wat is onbetaald verlof?
Onbetaald verlof is een afspraak waarbij je medewerker voor een bepaalde periode minder of niet werkt en daarover geen loon ontvangt. Het dienstverband blijft gewoon bestaan, alleen de arbeid en de betaling worden tijdelijk stopgezet. Medewerkers vragen het aan voor uiteenlopende redenen: een lange reis, een sabbatical, een studie, mantelzorg of een persoonlijke situatie.
Op de meeste vormen van onbetaald verlof bestaat geen wettelijk recht. De uitzonderingen zijn ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof, die wel wettelijk geregeld zijn. Voor de rest geldt: het is een afspraak tussen jou en je medewerker, die je in overleg maakt. Je kunt het zowel voltijd als deeltijd invullen, bijvoorbeeld een aantal maanden helemaal vrij, of tijdelijk een dag per week minder.
Mag je onbetaald verlof weigeren?
Omdat er voor de meeste vormen geen wettelijk recht bestaat, mag je een aanvraag voor onbetaald verlof in principe weigeren, zolang dat niet in strijd is met je cao of arbeidsvoorwaarden. Dat is een belangrijk verschil met bijvoorbeeld zwangerschapsverlof, dat je niet kunt tegenhouden.
Toch is een verzoek zomaar afwijzen niet verstandig. Je hebt te maken met de norm van goed werkgeverschap (artikel 7:611 BW), en een medewerker die zich niet serieus genomen voelt, raak je misschien kwijt. Behandel een aanvraag dus zorgvuldig, ook als je niet verplicht bent om ja te zeggen. Weeg het belang van je medewerker af tegen het belang van je bedrijf, en leg uit waarom iets wel of niet kan.
Let op: heb je eenmaal ingestemd, dan kun je daar niet zomaar op terugkomen. Maak daarom pas een toezegging als je de gevolgen voor je planning hebt overzien.
Wat betekent onbetaald verlof voor je planning?
Hier zit het grote voordeel van onbetaald verlof ten opzichte van onverwachte uitval: je hebt onderhandelruimte, en je kunt het verlof rond je planning vormgeven. Anders dan bij ziekte bepaal je samen de voorwaarden, en die kun je zo kiezen dat je bedrijf er zo min mogelijk last van heeft.
- Stuur op de timing. Kan het verlof in een rustigere periode vallen in plaats van tijdens je piek? Je mag daarover in overleg, en een medewerker is vaak flexibeler dan je denkt.
- Bepaal samen de duur. Omdat er geen vaste periode vastligt, kun je een lengte afspreken die voor jou werkbaar is en die past bij de vervanging die je kunt regelen.
- Overweeg deeltijd. Neemt je medewerker deeltijd onbetaald verlof op, dan hoef je maar een deel van het werk op te vangen. Dat is vaak makkelijker in te plannen dan een volledige vervanging.
- Plan de vervanging voor een afgebakende periode. Net als bij ander gepland verlof kun je de bezetting voor de hele periode regelen: intern herverdelen, een tijdelijke of oproepkracht, of een combinatie.
- Reken op de terugkeer. Je spreekt een einddatum af, dus je weet wanneer je medewerker terugkomt. Dat maakt de planning voorspelbaarder dan bij ziekte, waar de terugkeer ongewis is.
Kortom: onbetaald verlof hoeft geen probleem voor je planning te zijn, mits je de voorwaarden bewust rond je bezetting kiest en de afspraken op tijd vastlegt.
Waar moet je op letten in de afspraken?
Leg de afspraken over het onbetaald verlof altijd schriftelijk vast en laat ze door beide partijen ondertekenen. Neem daarin in elk geval op:
- De periode en de terugkeerdatum: wanneer het verlof ingaat en wanneer je medewerker weer aan het werk gaat.
- Voltijd of deeltijd: om hoeveel uren het gaat.
- De gevolgen voor de opbouw: tijdens onbetaald verlof bouwt je medewerker geen vakantiedagen op, en meestal ook geen pensioen (tenzij je daarover een afwijkende afspraak maakt met het pensioenfonds).
- De verzekeringen: de dekking van de werknemersverzekeringen blijft de eerste 18 maanden hetzelfde. Duurt het volledige verlof langer, dan kan die dekking vervallen, met gevolgen voor een eventuele uitkering.
- Ziekte tijdens het verlof: wordt je medewerker ziek tijdens volledig onbetaald verlof, dan heeft hij in principe geen recht op loondoorbetaling. In overleg kun je afspreken het verlof dan eerder te beëindigen.
Informeer je medewerker goed over deze financiële gevolgen voordat je de aanvraag goedkeurt. Dat voorkomt verrassingen achteraf, voor jullie allebei.
Onbetaald verlof en je bezetting op één plek
Onbetaald verlof is goed te plannen, maar alleen als je overzicht houdt: wanneer het ingaat, hoelang het duurt, wanneer je medewerker terugkomt en hoe je de bezetting in de tussentijd rond krijgt. Raak je dat overzicht kwijt in losse afspraken en mailtjes, dan wordt een gepland verlof alsnog een verrassing.
In je Shiftbase-account registreer je het verlof en zie je meteen in je rooster waar een gat valt, zodat je de vervanging voor de hele periode kunt regelen.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
