Mag ik als werkgever een vakantieaanvraag weigeren?

Alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang, bijvoorbeeld als er te veel collega's tegelijk vrij willen en je je bedrijf niet draaiende kunt houden. Je moet de afwijzing binnen twee weken schriftelijk en gemotiveerd doorgeven, anders staat de aanvraag automatisch vast.

Wat gebeurt er als ik niet op tijd op een aanvraag reageer?

Reageer je niet binnen twee weken na de aanvraag, dan wordt de vakantie van rechtswege vastgesteld volgens de wens van je medewerker, ook als je een goede reden had om te weigeren. Reageer dus altijd op tijd en op papier.

Mag ik een goedgekeurde vakantie weer intrekken?

Alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang, en dan moet je de schade vergoeden, zoals annuleringskosten, en een alternatieve periode aanbieden. Een goedgekeurde vakantie kun je dus niet zomaar terugdraaien.

Mag ik een verplichte bedrijfssluiting in de zomer instellen?

Alleen als dat is afgesproken in de cao of de arbeidsovereenkomst. Staat het daar niet in, dan kun je een verplichte vakantieperiode niet eenzijdig opleggen.

Iedereen tegelijk op zomervakantie? Zo verdeel je het eerlijk

Een zomervakantie die het hele team tegelijk wil opnemen, is een van de lastigste planningspuzzels van het jaar. Iedereen wil dezelfde weken vrij, midden in de schoolvakantie, terwijl jij je bedrijf niet met een half team draaiende kunt houden. In dit artikel lees je wat je wettelijk mag weigeren, hoe je de schaarse zomerweken eerlijk verdeelt, of je een vaste vakantieperiode mag instellen, en hoe je deze drukte volgend jaar voor bent.

In het kort: Als iedereen tegelijk zomervakantie wil, geldt eerst de wet: je stelt de vakantie in principe vast volgens de wens van je medewerker. Weigeren mag alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang, bijvoorbeeld als je met te weinig mensen overblijft om je bedrijf draaiende te houden. Doe dat schriftelijk en binnen twee weken na de aanvraag, anders staat de vakantie automatisch vast. Verdeel de schaarse zomerweken eerlijk: bepaal vooraf hoeveel mensen er per periode weg kunnen (je kernbezetting), kies een heldere volgorde zoals op volgorde van aanvraag of via rotatie, en communiceer die criteria. Staat het in je cao of contract, dan kun je ook een vaste vakantieperiode of bedrijfssluiting instellen. Voorkom de stress volgend jaar met een aanvraagdeadline en door de bezetting het hele jaar in de gaten te houden.

Mag je een vakantieaanvraag weigeren?

Het uitgangspunt van de wet is dat je de vakantie vaststelt volgens de wens van je medewerker. Je mag een aanvraag dus niet zomaar afwijzen. Weigeren kan alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang: een situatie waarin het inwilligen van de aanvraag tot een ernstige verstoring van je bedrijfsvoering zou leiden.

Dat te veel collega's tegelijk vrij willen is daar een voorbeeld van. Als je met de overgebleven bezetting je bedrijf niet draaiende houdt, ook niet met tijdelijke krachten, dan is dat een geldige reden om een aanvraag af te wijzen.

Belangrijk is hoe en wanneer je dat doet:

Reageer binnen twee weken na de aanvraag, schriftelijk en met een duidelijke motivatie.
Reageer je niet of te laat, dan staat de vakantieaanvraag automatisch vast, ook al had je een goede reden om te weigeren.
Een aanvraag die je al hebt goedgekeurd, kun je alleen bij een zwaarwegend belang intrekken. Je moet dan de schade vergoeden, bijvoorbeeld annuleringskosten, en een alternatieve periode aanbieden.

Doe de communicatie dus op tijd en op papier. In de praktijk is een medewerker bijna altijd bereid om mee te denken, zeker als je uitlegt waarom het niet kan.

Waarom botst het juist in de zomer?

De zomer is de lastigste periode omdat iedereen dezelfde weken wil: de schoolvakanties. Ouders zijn gebonden aan die weken, en collega's zonder kinderen willen vaak juist het mooie weer meepakken. Tel daar de krappe arbeidsmarkt bij op, waardoor je bezetting sowieso al onder druk staat, en je hebt de perfecte storm.

Dat maakt het geen kwestie van wie het eerst vraagt, maar van vooruit plannen en eerlijk verdelen. Wie de aanvragen laat binnenkomen zonder kader, staat in juni voor een onmogelijke puzzel.

Hoe verdeel je de vakantie eerlijk?

De sleutel is dat je vooraf bepaalt hoeveel mensen er tegelijk weg kunnen, en dat je een heldere, uitlegbare manier hebt om de schaarse plekken te verdelen.

Bepaal je kernbezetting. Hoeveel mensen, en met welke vaardigheden, heb je minimaal nodig om per week te kunnen draaien? Dat getal bepaalt hoeveel vakantieaanvragen je per periode kunt inwilligen.
Kies een heldere volgorde. Veel bedrijven werken op volgorde van aanvraag, of met een rotatiesysteem waarbij wie vorig jaar de bouwvak kreeg, dit jaar voorrang aan een ander geeft. Beide zijn eerlijk, zolang je ze consequent toepast.
Communiceer de criteria vooraf. Laat je team weten hoeveel mensen er per periode weg kunnen en hoe je kiest. Dan is een afwijzing geen willekeur, maar een begrijpelijke uitkomst.
Zoek naar schuifruimte. Kan iemand een week eerder of later? Kun je een deel van het werk uitstellen tot na de piek? Vaak zit er meer rek in dan het op het eerste gezicht lijkt.

Mag je een vakantieperiode of bedrijfssluiting instellen?

Ja, maar niet zomaar. Je mag een verplichte vakantieperiode of een bedrijfssluiting alleen instellen als dat is afgesproken in de cao of de arbeidsovereenkomst. Staat het daar niet in, dan kun je het niet eenzijdig opleggen.

Is het wel geregeld, dan heeft het voordelen: iedereen is tegelijk vrij, je hoeft geen half bezet bedrijf draaiende te houden, en de verdeling is voor iedereen gelijk. Het nadeel is dat medewerkers minder vrij te besteden vakantie overhouden. Lees meer over hoe dat werkt bij collectief verlof.

Hoe voorkom je dit volgend jaar?

De zomerpuzzel wordt een stuk kleiner als je hem niet in juni, maar veel eerder aanpakt:

Stel een aanvraagdeadline in. Vraag je team om de zomervakantie bijvoorbeeld voor 1 april aan te vragen. Dan kun je in alle rust verdelen in plaats van op volgorde van binnenkomst te moeten reageren.
Maak de bezetting het hele jaar zichtbaar. Als je in één overzicht ziet wie wanneer verlof heeft en hoeveel mensen er per week overblijven, zie je een tekort aankomen voordat het een probleem is.
Leg je vakantiebeleid vast. Zet je kernbezetting, je aanvraagtermijn en je verdeelregels op papier, zodat het elk jaar hetzelfde en voor iedereen duidelijk is.

Veelgestelde vragen

Alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang, bijvoorbeeld als er te veel collega's tegelijk vrij willen en je je bedrijf niet draaiende kunt houden. Je moet de afwijzing binnen twee weken schriftelijk en gemotiveerd doorgeven, anders staat de aanvraag automatisch vast.
Reageer je niet binnen twee weken na de aanvraag, dan wordt de vakantie van rechtswege vastgesteld volgens de wens van je medewerker, ook als je een goede reden had om te weigeren. Reageer dus altijd op tijd en op papier.
Alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang, en dan moet je de schade vergoeden, zoals annuleringskosten, en een alternatieve periode aanbieden. Een goedgekeurde vakantie kun je dus niet zomaar terugdraaien.
Alleen als dat is afgesproken in de cao of de arbeidsovereenkomst. Staat het daar niet in, dan kun je een verplichte vakantieperiode niet eenzijdig opleggen.
Bepaal vooraf hoeveel mensen er per periode weg kunnen (je kernbezetting), kies een heldere volgorde zoals op volgorde van aanvraag of via rotatie, en communiceer die criteria naar je team. Zo is een afwijzing navolgbaar in plaats van willekeurig.

Houd grip op je bezetting tijdens de zomerpiek

Iedereen tegelijk op vakantie laten gaan kan niet, maar de puzzel wordt een stuk overzichtelijker als je in één blik ziet wie er verlof heeft aangevraagd en hoeveel mensen er per week overblijven. Loop je elke zomer vast op vakantieaanvragen en een bezetting die niet rond komt, dan is dat precies waar Shiftbase voor gemaakt is.

In je Shiftbase-account breng je verlofaanvragen en je rooster samen op één plek, zodat je aanvragen kunt goedkeuren met de bezetting direct in beeld.

Met Shiftbase:

Zie in één overzicht wie er verlof heeft aangevraagd en hoeveel mensen er per week overblijven
Keur aanvragen goed of af zonder dat je met te weinig mensen komt te zitten