Terug

9 december 2021

Blog image

Regel je personeelsplanning online!

Online hebben we steeds meer mogelijkheden. Als ondernemer is het belangrijk om met de tijd mee te gaan. Het is tegenwoordig mogelijk om altijd en overal jouw bedrijfsgegevens in te zien in. Ook je personeelsplanning kun je eenvoudig online regelen met personeelsplanning software. Personeel kan de planning inzien, verlof aanvragen, uren registreren en onderling diensten ruilen. Als ondernemer kun je de verwachte omzet bekijken, roosters maken en contracturen inzien. De mogelijkheden en verschillende tools voor een goede personeelsplanning lijken oneindig. Op welke dingen dien je te letten bij een online personeelsplanning en urenregistratie? Hieronder geven we je enkele tips.


Onderling diensten ruilen zonder zorgen

Het is de nachtmerrie van elke planner; medewerkers die diensten willen ruilen. Online is dit gemakkelijk te regelen via personeelsplanning software. Medewerkers dienen via een app of online omgeving een ruilverzoek in bij collega's die ze zelf uitkiezen. De uitgenodigde medewerkers krijgen direct een bericht met dit ruilverzoek. Zodra een medewerker aangeeft de dienst over te willen nemen, gaat er een bericht naar de leidinggevende. Als die akkoord geeft voor de ruilaanvraag, wordt de dienst direct gewijzigd in het rooster met minimale inspanning.


Deel werknemers in op basis van hun vaardigheden

Binnen elk bedrijf bestaan er werkzaamheden die slechts door een beperkt aantal medewerkers kunnen worden uitgevoerd. Met online software rooster je gemakkelijk beschikbare medewerkers in op basis van hun vaardigheden. Die kan je zelf bij elke werknemer invullen. In de planning is direct zichtbaar welke medewerkers de benodigde competenties hebben. Zo zie je in een oogopslag of iedere werknemer op de juiste plek is ingedeeld. Ook is gelijk duidelijk of de competenties in goede verhoudingen zijn ingedeeld. Erg prettig om dit in één oogopslag inzichtelijk te hebben.


Grip op je budget

Wil je precies weten wat elke medewerker kost? In de strategische personeelsplanning staan de verwachte kosten weergegeven per dag, per medewerker en per team. Daarnaast zijn de verwachte omzetten opgenomen in de planning. In het werkrooster is daardoor te zien wat het verwachte percentage aan loonkosten is. Op basis daarvan pas je gemakkelijk de personeelsplanning aan. Bovendien kan je een maximaal budget in de vorm van tijd of salaris invoeren. Zodra dit budget wordt overschreden, krijg je hier een melding van. Zo worden de loonkosten en personeelskosten in goede verhoudingen ingepland en heb je overal inzicht.Nieuwe call-to-action


Vul snel openstaande diensten in

Openstaande diensten, waar nog geen medewerker aan gekoppeld is, kan je snel online inroosteren. Vanuit een overzichtelijke personeelsplanning bepaalt de planner welke medewerkers uitgenodigd worden voor de dienst. Deze krijgen een e-mail of push notificatie op basis van de ingestelde communicatie voorkeuren. De medewerker die als eerste reageert op de open diensten, wordt automatisch ingeroosterd. Zo maak je optimaal gebruik om met een online planning de beschikking en behoefte van medewerkers voor een bepaalde periode te roosteren.


Gemakkelijk uren registreren 

Software helpt je medewerkers met eenvoudig online uren bijhouden. Werknemers controleren digitaal het vooraf ingevulde urenregistratieformulier. Gewerkte uren worden hiervoor overgenomen uit de online planning. Mocht er in de werktijden iets zijn gewijzigd dan kunnen ze eenvoudig wijzigingen in het rooster opgeven. De leidinggevende hoeft de uren dan alleen nog maar te accorderen. Medewerkers kunnen ook digitaal in- en uitklokken met een sleutelhanger, pinpas, mobiele app of desktop. De pauzes en toeslagen worden automatisch berekend. Daardoor is de controle achteraf een stuk eenvoudiger voor de planner of leidinggevende.


Maak eenvoudig rapportages

In veel online personeelsplanning tools kan je zelf aangeven welke gegevens in de rapportage moeten worden opgenomen. Door middel van grafieken zie je in een oogopslag hoeveel uren er zijn ingepland en hoeveel daarvan daadwerkelijk gewerkte uren zijn. Je kunt de personeelskosten opnemen in het overzicht en daarmee je omzet bekijken. Je bespaart tijd als werkgever omdat veel personeelsplanning tools ook een rapportage voor de boekhouder of salarisadministratie maken.


Bekijk snel en gemakkelijk de beschikbaarheid van werknemers

In een online personeelsplanning tool kunnen medewerkers eenvoudig een verlof aanvraag doen. Bijvoorbeeld voor vakantie, ziekteverzuim of een andere vorm van afwezigheid. De centrale administratie heeft dan een duidelijk overzicht van alle verlofaanvragen en afwezige personeelsleden. Ook hiervan kan eenvoudig een rapportage worden uitgedraaid. In het rooster kan de beschikbaarheid van elke werknemer gemakkelijk worden aangepast. Zo is er een duidelijke personeelsplanning van de beschikbare werknemers voor elke werkdag.

Koppel Shiftbase met andere systemen

Je kan Shiftbase koppelen aan jouw favoriete software of met onze publieke API. Shiftbase is eenvoudig te integreren met bestaande systemen, zoals online kassa, payroll, tijdregistratie, management tooling en loyalty programma's. Een koppeling toont in de praktijk zijn meerwaarde omdat het inzicht geeft in je gehele personeelsadministratie.


Kortom, de innovatie in het digitale tijdperk staat ook op het gebied van planning en urenregistratie niet stil! Het online bijhouden van de planning scheelt een hoop tijd voor de planners en de medewerkers. Maak een account aan en probeer Shiftbase 14 dagen gratis!