Ben ik verplicht een stagevergoeding te betalen?

Nee, een stagevergoeding is niet wettelijk verplicht. Wel is het in veel branches gebruikelijk en moreel gewenst. Sommige cao's schrijven een minimale stagevergoeding voor. Controleer of jouw cao hier iets over zegt.

Mag een stagiair zelfstandig werken zonder begeleiding?

Nee. De wet stelt dat een stage primair een leerervaring moet zijn. Dat betekent dat je als werkgever verplicht bent adequate begeleiding te organiseren. Een stagiair die volledig zelfstandig werkt zonder begeleiding loopt het risico als werknemer te worden aangemerkt.

Telt een stagiair mee voor de wettelijke minimumloonverplichting?

Nee, stagiairs vallen niet onder de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML), mits de stage aantoonbaar onderdeel is van een erkende opleiding.

Wat als een stagiair ziek wordt?

Je bent niet verplicht de stagevergoeding door te betalen bij ziekte, tenzij dit in de stageovereenkomst of cao is afgesproken. Wel moet je de stagiair ziek melden en de re-integratieverplichtingen in acht nemen als de stage bij een erkend leerbedrijf plaatsvindt.

Kan ik een stagiair ontslaan?

Een stageovereenkomst wordt beëindigd conform de afspraken in de overeenkomst zelf. Er is geen wettelijke ontslagprocedure zoals bij een arbeidsovereenkomst. Wel moet je de opzegtermijn respecteren die in de stageovereenkomst is opgenomen.

Mag ik een stagiair inzetten als vervanging voor een vaste medewerker?

Nee. Een stagiair mag niet worden ingezet als vervanging voor een reguliere werknemer. Dat is wettelijk niet toegestaan en kan leiden tot herkwalificatie van de stage als arbeidsovereenkomst.

Stagiair of medewerker in dienst nemen? Verschillen, kosten en keuze

Je hebt capaciteit nodig. Maar is een stagiair of een vaste medewerker de betere keuze voor jouw situatie? Het antwoord hangt af van wat je zoekt: flexibiliteit en frisse energie, of continuïteit en directe inzetbaarheid.

In dit artikel vergelijken we de twee opties op alle relevante vlakken: juridisch, financieel, praktisch en qua planning. Inclusief een beslishulp voor werkgevers en een uitleg van hoe je beide soorten medewerkers goed bijhoudt in je personeelsadministratie.

Wat is het verschil tussen een stageovereenkomst en een arbeidsovereenkomst?

Het fundamentele verschil zit in het doel van de overeenkomst. Een arbeidsovereenkomst is gericht op het leveren van arbeid in ruil voor loon. Een stageovereenkomst is gericht op leren: de stagiair doet werkervaring op als onderdeel van een opleiding.

Dat klinkt als een detail, maar het heeft grote juridische gevolgen. De arbeidsovereenkomst valt volledig onder het arbeidsrecht (Burgerlijk Wetboek Boek 7). De stageovereenkomst valt daar grotendeels buiten: er is geen wettelijke minimumloonverplichting, geen recht op loondoorbetaling bij ziekte en geen ontslagbescherming.

	Stageovereenkomst	Arbeidsovereenkomst
Doel	Leren en ontwikkelen	Arbeid leveren in ruil voor loon
Wettelijke basis	Niet wettelijk verplicht, maar sterk aanbevolen	Verplicht, geregeld in BW Boek 7
Minimumloon	Niet verplicht, wel stagevergoeding gebruikelijk	Verplicht op basis van WML
Loondoorbetaling bij ziekte	Niet verplicht	Verplicht (70-100% gedurende 2 jaar)
Ontslagbescherming	Niet van toepassing	Volledig van toepassing
Pensioenopbouw	Niet verplicht	Verplicht bij deelname aan pensioenfonds
Vakantiedagen	Niet wettelijk verplicht	Minimaal 4x het aantal werkuren per week
Opzegtermijn	Conform stageovereenkomst	Wettelijke opzegtermijn van toepassing

Let op: een stagiair die feitelijk werkt als een gewone medewerker (zelfde taken, zelfde uren, geen begeleiding) kan door de rechter worden aangemerkt als werknemer met alle bijbehorende rechten. De stageverhouding moet aantoonbaar een leerverhouding zijn.

Rechten en verplichtingen: stagiair vs. medewerker

Wat ben je verplicht als werkgever bij een stagiair?

Een schriftelijke stageovereenkomst opstellen met de stagiair en de onderwijsinstelling.
Zorgen dat de stage daadwerkelijk een leerervaring is, gericht op de opleiding van de stagiair.
Een stagevergoeding betalen als dit is afgesproken of als dit gebruikelijk is in de branche.
Veilige werkomstandigheden bieden: de Arbowet is ook op stagiairs van toepassing.
Begeleiding organiseren: een stagiair heeft recht op adequate begeleiding vanuit het bedrijf.

Wat ben je verplicht als werkgever bij een medewerker?

Een arbeidsovereenkomst opstellen met alle wettelijk verplichte elementen.
Minimaal het wettelijk minimumloon betalen.
Loon doorbetalen bij ziekte (minimaal 70%, vaak 100% via cao).
Vakantiedagen opbouwen en uitbetalen of laten opnemen.
Pensioenpremie afdragen als de medewerker valt onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds.
Ontslagregels naleven bij beëindiging van het dienstverband.

Kosten vergelijken: stagiair vs. medewerker

De financiële kant is voor veel werkgevers een doorslaggevende factor. Hier is een realistisch overzicht:

Kostenpost	Stagiair	Medewerker (fulltime, minimumloon)
Brutoloon / vergoeding	400-600 euro/maand (stagevergoeding)	Vanaf 2.069 euro/maand (WML 2025)
Werkgeverslasten	Niet van toepassing	Circa 20-25% bovenop brutoloon
Loondoorbetaling bij ziekte	Niet verplicht	Verplicht, 2 jaar lang
Vakantiegeld	Niet verplicht	8% wettelijk verplicht
Pensioenkosten	Niet van toepassing	Afhankelijk van cao en sector
Begeleiding	Tijdsinvestering leidinggevende	Minimaal bij ervaren medewerker
Totaal indicatief per maand	400-800 euro	2.500-3.500 euro

Een stagiair is aanzienlijk goedkoper, maar brengt ook een investering in begeleiding met zich mee. Een onervaren stagiair die slecht begeleid wordt kost meer dan hij oplevert.

Wanneer kies je voor een stagiair, wanneer voor een medewerker?

Gebruik deze beslishulp om de afweging te maken:

Kies voor een stagiair als:

Je een specifiek project of tijdelijk klus hebt dat past bij een opleiding.
Je bereid bent tijd te investeren in begeleiding en overdracht.
Je op zoek bent naar vers perspectief en nieuw talent wil scouten voor een toekomstige vaste positie.
Je budget beperkt is en de werkzaamheden geschikt zijn voor iemand in opleiding.
Je geen continuïteit nodig hebt op de positie.

Kies voor een medewerker als:

Je structurele capaciteit nodig hebt op een vaste positie.
De werkzaamheden specifieke kennis of ervaring vereisen die een stagiair niet heeft.
Continuïteit en zelfstandigheid cruciaal zijn voor de functie.
Je geen ruimte hebt voor intensieve begeleiding.
De positie klantcontact of verantwoordelijkheid met grote gevolgen met zich meebrengt.

De slimme combinatie: veel werkgevers gebruiken stages bewust als wervingskanaal. Je leert een kandidaat kennen zonder de volledige risico's van een arbeidsovereenkomst. Als de stagiair goed presteert, bied je na de stage een contract aan. Zo verlaag je het risico van een slechte hire aanzienlijk.

Hoe plan en administreer je stagiairs in Shiftbase?

Stagiairs en medewerkers bijhouden in één systeem heeft grote voordelen: je hebt altijd een actueel overzicht van wie er wanneer beschikbaar is, ongeacht contracttype.

Stagiairs aanmaken met contracttype In Shiftbase personeelsadministratie maak je voor elke stagiair een profiel aan met contracttype "stage" en een vaste einddatum. Zo vallen ze automatisch weg uit het rooster wanneer de stage afloopt, zonder dat je daar handmatig iets voor hoeft te doen.

Beschikbaarheid en uren bijhouden Stagiairs hebben vaak afwijkende beschikbaarheid door college- en lesverplichtingen. In Shiftbase geeft de stagiair zelf zijn beschikbaarheid door via de app. Bij het opstellen van het rooster zie je direct op welke dagen en tijden de stagiair inzetbaar is, naast de vaste medewerkers.

Stagevergoeding en uren registreren Via urenregistratie in Shiftbase houd je de gewerkte uren van stagiairs bij, los van de salarisverwerking van vaste medewerkers. Dat geeft je een helder overzicht voor de stagevergoeding en voor eventuele verantwoording naar de onderwijsinstelling.

Filteren op contracttype bij het inplannen Bij het opstellen van het rooster filter je in Shiftbase op contracttype. Zo zie je in één oogopslag welke diensten worden ingevuld door stagiairs en welke door vaste krachten, en kun je de bezetting bewust balanceren.

Praktijktip: stel in Shiftbase een signalering in voor de einddatum van de stageovereenkomst. Zo ontvang je tijdig een notificatie om te beslissen of je de stage verlengt, omzet naar een arbeidsovereenkomst, of afsluit.

Veelgestelde vragen

Nee, een stagevergoeding is niet wettelijk verplicht. Wel is het in veel branches gebruikelijk en moreel gewenst. Sommige cao's schrijven een minimale stagevergoeding voor. Controleer of jouw cao hier iets over zegt.
Nee. De wet stelt dat een stage primair een leerervaring moet zijn. Dat betekent dat je als werkgever verplicht bent adequate begeleiding te organiseren. Een stagiair die volledig zelfstandig werkt zonder begeleiding loopt het risico als werknemer te worden aangemerkt.
Nee, stagiairs vallen niet onder de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML), mits de stage aantoonbaar onderdeel is van een erkende opleiding.
Je bent niet verplicht de stagevergoeding door te betalen bij ziekte, tenzij dit in de stageovereenkomst of cao is afgesproken. Wel moet je de stagiair ziek melden en de re-integratieverplichtingen in acht nemen als de stage bij een erkend leerbedrijf plaatsvindt.
Een stageovereenkomst wordt beëindigd conform de afspraken in de overeenkomst zelf. Er is geen wettelijke ontslagprocedure zoals bij een arbeidsovereenkomst. Wel moet je de opzegtermijn respecteren die in de stageovereenkomst is opgenomen.
Nee. Een stagiair mag niet worden ingezet als vervanging voor een reguliere werknemer. Dat is wettelijk niet toegestaan en kan leiden tot herkwalificatie van de stage als arbeidsovereenkomst.

Conclusie

De keuze tussen een stagiair en een vaste medewerker is geen financiële beslissing alleen. Het gaat om wat je nodig hebt: tijdelijke capaciteit met fris perspectief, of structurele inzet met directe zelfstandigheid. Beide opties hebben een duidelijke plek in een gezonde personeelsmix, als je de regels goed naleeft en de administratie op orde hebt.

Met Shiftbase beheer je stagiairs en medewerkers in hetzelfde systeem: van beschikbaarheid en rooster tot uren en contracteinddatums. Zo heb je altijd een actueel overzicht, ongeacht hoe je team is samengesteld.

Bronnen: Burgerlijk Wetboek Boek 7, Overheid.nl | Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag | Rijksoverheid: stagiairs en arbeidsrecht | SBB: erkende leerbedrijven