Onboarding checklist voor nieuwe medewerkers

Deze onboarding checklist is een Word-bestand van drie pagina's voor zaken die in diensten werken, zoals een restaurant, een café of een winkel. Per regel vink je af wat geregeld is en zet je erbij wie het doet.

Wat er in de onboarding checklist staat

• een invulblok met startdatum, eerste dienst, contracturen, leidinggevende en vaste collega,

• negen punten voor de tijd vóór de eerste werkdag, van het ID-bewijs en de loonheffingsverklaring tot de eerste diensten in het rooster,

• acht punten voor de eerste dienst, met de voorlichting over de risico's van het werk,

• de eerste twee weken, geteld in diensten in plaats van in dagen,

• drie punten voor de eerste maanden, tot en met het evaluatiegesprek,

• een ingevuld voorbeeld van een nieuwe medewerker in de bediening van een eetcafé.

Zo gebruik je de checklist

1. Vul het invulblok in zodra het contract getekend is. Dan weet je hoeveel dagen je hebt tot de eerste dienst.

2. Pas de lijst aan je zaak aan. Een winkel zonder keuken haalt de snijmachine weg, een restaurant met een bar zet het tappen erbij. De grijze tekst is een voorbeeld en mag weg.

3. Zet een naam in de kolom Wie. Staat er ‘de bedrijfsleider’, dan doet niemand het als die vrij is.

4. Vink af tijdens de diensten en bewaar het ingevulde exemplaar bij de rest van het dossier van de medewerker.

Wat je regelt voordat iemand begint

Twee punten op de lijst zijn geen keuze. Je stelt de identiteit van de nieuwe medewerker vast aan de hand van een origineel identiteitsbewijs en neemt het soort document, het nummer en een kopie op in je loonadministratie (artikel 28 Wet op de loonbelasting 1964). Doe je dat niet, dan houd je loonheffing in tegen het anoniementarief van 52 procent (artikel 26b).

Daarnaast levert de medewerker vóór de eerste werkdag de opgaaf gegevens voor de loonheffingen in, ingevuld en ondertekend. Daarop staat ook of jij de loonheffingskorting toepast. Begint iemand op de dag dat je hem aanneemt, dan komt het formulier binnen voordat het werk begint. Hoe dat formulier werkt, staat bij de loonbelastingverklaring.

In de eerste dienst komt de voorlichting. Volgens artikel 8 van de Arbowet licht je medewerkers doeltreffend in over het werk, de risico's die erbij horen en de maatregelen daartegen. In een keuken gaat dat over messen, hete pannen en een natte vloer, in een winkel over tillen, de rolcontainers en het alleen afsluiten. De checklist heeft er een eigen regel voor, zodat je kunt laten zien wanneer het besproken is.

Inwerken in diensten, niet in dagen

Sanne begint in de bediening van een eetcafé, 24 uur per week op drie avonden. Na een kalenderweek heeft ze drie diensten gedraaid, een collega met een volle week heeft er vijf gehad. Daarom telt de checklist de eerste twee weken in diensten. De eerste dienst loopt Sanne mee met Mark, in dienst 2 tot en met 4 heeft ze eigen tafels terwijl Mark in dezelfde dienst staat, en dienst 4 is haar eerste sluitdienst. Pas daarna komt de vrijdagavond.

Na vijf diensten volgt een gesprek van een kwartier: wat gaat goed en wat mist nog. Bij Sanne bleek dat het tappen nog niet zat, dus draaide ze een middag mee achter de bar. Hoe je de maanden daarna aanpakt en hoe lang inwerken meestal duurt, beschrijft het inwerkprogramma in drie fases.

Waar een checklist in Word ophoudt

Een checklist laat zien wat er moet gebeuren, niet of het gebeurd is. Bij één nieuwe collega houd je dat wel bij. Beginnen er in het voorjaar tien tegelijk, dan zoek je in WhatsApp naar foto's van paspoorten en weet niemand meer wie de loonheffingsverklaring al heeft ingeleverd.

In Shiftbase stuur je je nieuwe medewerker een link. Die vult zelf gegevens, ID en bankrekening in, de loonheffingsverklaring vult zich in en het contract uit je eigen template ondertekent je nieuwe medewerker op de telefoon. Je ziet per starter wat er nog ontbreekt. Alles staat daarna in de personeelsadministratie van Shiftbase. De eerste diensten zet je in het rooster naast de vaste collega. De nieuwe medewerker ziet ze meteen in de app.