Strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning (SPP) is het plan voor de mensen die je organisatie over een paar jaar nodig heeft. Je legt het personeel van nu naast de doelen van straks en ziet dan waar tekorten en overschotten ontstaan, in aantallen en in vaardigheden. Daarna besluit je hoe je die gaten dicht: werven, zelf opleiden, laten doorgroeien of afbouwen.

Het is het langste van de drie niveaus van personeelsplanning. Bij de Rijksoverheid heet het ook meerjarige personeelsplanning (MPP). Wie een vestiging wil openen, een nieuwe dienst start of weet dat de helft van de koks binnen vijf jaar met pensioen gaat, heeft er het meeste aan, want een vakkracht vind of leid je niet in een maand op.

Strategisch, tactisch en operationeel

Strategische personeelsplanning kijkt jaren vooruit en gaat over de vraag welke mensen en vaardigheden er dan moeten zijn. De tactische personeelsplanning vertaalt dat naar de komende maanden: hoeveel uren per periode, wanneer de vakanties vallen, hoeveel flexkrachten je inhuurt. In de operationele personeelsplanning krijgen die uren namen en tijden in het rooster.

De drie niveaus voeden elkaar ook omgekeerd. Een afdeling die maand na maand meer uren draait dan gepland, laat in het rooster zien dat de formatie te krap is. Dat is input voor het strategische plan.

Hoe maak je een strategische personeelsplanning?

Een SPP maak je met HR en de leidinggevenden samen, want zij weten welke functies straks veranderen. De volgorde is bijna overal dezelfde.

1. Leg de doelen vast

Begin bij de koers van de organisatie voor de komende jaren. Groei je, open je vestigingen, verandert het werk door nieuwe technologie, of verwacht je juist krimp? Schrijf per doel op wat het voor het werk betekent. Twee of drie scenario’s (groei, gelijk blijven, krimp) maken het plan robuuster dan één voorspelling.

2. Breng het huidige personeel in kaart

Tel per functiegroep hoeveel mensen er zijn, met hoeveel contracturen, hoe oud ze zijn en hoe lang ze in dienst zijn. Kijk ook naar kwaliteit: wie presteert goed en wie kan doorgroeien. Dit is de nulmeting, de ist-situatie.

3. Voorspel in-, door- en uitstroom

Reken uit hoeveel mensen er per functiegroep de afgelopen jaren vertrokken, doorschoven of binnenkwamen. Tel ook wie er de komende jaren met pensioen gaat. Zo zie je hoeveel mensen er over drie of vijf jaar nog zijn als je niets doet. Het vertrekpercentage per jaar bereken je met de rekenhulp voor personeelsverloop.

4. Bepaal wat er straks nodig is

Vertaal elk doel naar aantallen en vaardigheden per functiegroep: de soll-situatie. Een nieuwe vestiging betekent een bedrijfsleider, koks en bediening; digitalisering kan betekenen dat je minder administratieve uren nodig hebt en meer mensen die met data werken.

5. Zet verwacht en nodig naast elkaar

Het verschil tussen wie er straks nog is en wie er straks nodig is, is de kern van de SPP. Een tekort heet een gat, een overschot een bult. Beide vragen actie. Een bult in de ene functiegroep kan soms een gat in de andere vullen.

6. Kies de acties en volg ze

Per gat kies je tussen zelf opleiden en buiten werven. Opleiden duurt langer en bindt mensen; werven gaat sneller en kost meer, zeker in functies waar de arbeidsmarkt krap is. Leg per actie een eigenaar en een datum vast en kijk minstens één keer per jaar of de aannames nog kloppen.

Voorbeeld: een lunchroomketen die een vierde vestiging opent

Stel: een lunchroomketen heeft drie vestigingen met samen 48 medewerkers en wil over drie jaar een vierde openen. Die nieuwe vestiging krijgt dezelfde bezetting als een gemiddelde huidige: één bedrijfsleider, twee koks en dertien mensen in de bediening en winkel.

Uit de eigen administratie van de afgelopen drie jaar blijkt dat er per jaar 40 procent van de bediening vertrekt, 15 procent van de koks en 10 procent van de bedrijfsleiders. Van de 39 mensen in de bediening is na drie jaar zonder actie nog ongeveer 39 × 0,6 × 0,6 × 0,6 ≈ 8 over. Voor de andere groepen gaat het op dezelfde manier.

De tabel laat zien waar het strategische probleem zit. Vierenveertig mensen in de bediening klinkt als veel, maar om het vertrek op te vangen neemt de keten daar nu ook al zo’n vijftien mensen per jaar aan. De twee bedrijfsleiders en vier koks zijn lastiger: die vind je niet met een vacature van een week. Een verkeerde keuze merk je bovendien in de hele vestiging.

De keten kiest daarom voor drie acties. Twee ervaren medewerkers uit de bediening met potentieel volgen een traject tot leidinggevende, waarmee de werving in de bediening op 46 komt. Twee leerling-koks beginnen in het eerste jaar via de beroepsbegeleidende leerweg (bbl), zodat ze bij de opening al twee jaar in de keuken meedraaien. De andere twee koks worden in het derde jaar geworven.

De grootste hefboom zit in het verloop. Daalt het vertrek in de bediening van 40 naar 30 procent per jaar, dan zijn er over drie jaar 13 mensen in plaats van 8 over en hoeft de keten vijf mensen minder aan te nemen. Daarom kijkt de SPP ook per vestiging naar waar mensen vertrekken en waarom. Tel de koppen tot slot om naar fte: met veel parttimers in de bediening zegt een aantal mensen weinig over de uren die je kunt roosteren.

Modellen voor strategische personeelsplanning

Drie modellen kom je in Nederlandse organisaties het vaakst tegen. Ze beantwoorden elk een ander deel van de vraag.

IDU-model. IDU staat voor instroom, doorstroom en uitstroom. Je analyseert hoeveel mensen er binnenkwamen, intern van functie wisselden en vertrokken. Daarmee reken je de bezetting vooruit. Het rekenvoorbeeld hierboven is een eenvoudige IDU-analyse.

HR3P. Het Human Resources Performance Potentieel Portfolio zet medewerkers in een matrix van huidige prestatie tegen verwacht potentieel. Dat levert vier groepen op: goudhaantjes, diesels, vraagtekens en achterblijvers. Organisaties gebruiken het bij een vlootschouw, om te zien wie kan doorgroeien naar de functies die straks nodig zijn.

3R-model. Het 3R-model van Randstad Nederland, ook wel het bollenmodel, deelt medewerkers in zeven groepen in op de vraag of hun functie nu en in de toekomst nodig is. Key players doen werk dat nu en straks nodig is; prospects zijn functies die je in de toekomst wilt aantrekken. Daartussen zitten groepen als de huidige kern en tijdelijke krachten.

Strategische personeelsplanning in Excel

Om mee te beginnen is een spreadsheet vaak genoeg. Zet per functiegroep één regel met deze kolommen:

• functiegroep en aantal medewerkers nu, ook in fte;

• leeftijdsopbouw of het aantal mensen dat binnen de planperiode met pensioen gaat;

• het vertrekpercentage per jaar uit je eigen cijfers;

• het aantal dat over n jaar nog in dienst is, met de formule =B2*(1-C2)^3 voor drie jaar (B2 is het aantal nu, C2 het vertrekpercentage);

• het aantal dat nodig is per scenario;

• het verschil, de gekozen actie, een eigenaar en een datum.

Houd de scenario’s op aparte tabbladen, zodat je groei en krimp naast elkaar kunt zetten zonder formules te kopiëren.

Strategische personeelsplanning in de zorg en het onderwijs

In de zorg, het onderwijs en bij gemeenten is strategische personeelsplanning een gangbaar instrument. De opleiding van een verpleegkundige of leraar duurt jaren en de formatie hangt aan een budget, dus een tekort moet ruim op tijd zichtbaar zijn. De stappen zijn dezelfde; het verschil zit vooral in de lange opleidingstijd van de functies waarin het krap is.

Waar de cijfers voor een SPP vandaan komen

Voor organisaties met diensten staat een groot deel van de nulmeting in het rooster en de urenregistratie. Contracturen, gewerkte uren, verzuim en personeelskosten per afdeling vertellen waar de formatie nu al wringt. In het rapportagedashboard van Shiftbase zie je per afdeling en periode de personeelskosten als percentage van de omzet, de afwezigheid ten opzichte van de contracturen en het verschil tussen geplande en gewerkte uren. Een vestiging die elk kwartaal ver boven de geplande uren uitkomt, hoort in de SPP als functiegroep met een gat.

Het strategische plan zelf maak je met HR en het management. Wat eruit komt, landt uiteindelijk weer in de roosterplanning: de nieuwe bedrijfsleider, de leerling-koks en de extra uren in de bediening.