Stundenzettel-Vorlage zum Ausdrucken

Diese Stundenzettel-Vorlage ist eine PDF mit drei Seiten. Du druckst sie aus und lässt sie von Hand ausfüllen, oder du füllst sie am PC aus, im Browser, in Adobe Acrobat Reader oder in der Vorschau auf dem Mac. Drin sind:

ein Monats-Stundenzettel mit 31 Zeilen für Wochentag, Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit und Bemerkung, im Kopf Betrieb, Name, Personalnummer, Monat und Sollstunden,
ein Wochen-Stundenzettel mit zwei Wochen pro Seite, jeweils mit Kalenderwoche und Datum,
unter jedem Zettel Felder für Summe, Sollstunden und Saldo und zwei Unterschriftszeilen,
eine Ausfüllhilfe mit einem ausgefüllten Muster, einer Tabelle für Minuten in Dezimalstunden und den gesetzlichen Regeln mit Paragraf.

Vorschau der Stundenzettel-Vorlage als PDF: Monats-Stundenzettel, Wochen-Stundenzettel und Ausfüllhilfe mit Muster

Die Spalten decken ab, was für einen Stundenzettel vorgeschrieben ist: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für jeden Arbeitstag (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Name, Datum und Pause kommen dazu, damit sich jede Zeile bei einer Prüfung einer Person und einem Tag zuordnen lässt.

So füllst du die Stundenzettel-Vorlage aus

Monat oder Woche wählen. Für Aushilfen und wechselnde Schichten ist der Wochenzettel praktischer: Er wird jeden Montag für die Vorwoche abgegeben, und Fehler fallen auf, solange sich noch jemand an die Schicht erinnert.
Den Kopf ausfüllen: Betrieb, Name, Personalnummer, Monat oder Kalenderwoche und die Sollstunden aus dem Arbeitsvertrag.
Jeden Arbeitstag am selben Tag eintragen, Beginn und Ende als Uhrzeit und die Pause in Minuten. Eingetragen wird, was tatsächlich gearbeitet wurde, auch wenn im Dienstplan etwas anderes stand.
Die Arbeitszeit ausrechnen: Ende minus Beginn minus Pause. Urlaub, Krankheit, Feiertage und freie Tage kommen in die Spalte Bemerkung.
Summe und Saldo eintragen, beide Seiten unterschreiben lassen und den Zettel mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Arbeitszeit auf dem Stundenzettel berechnen

Eine Servicekraft arbeitet von 16:30 bis 23:15 Uhr und macht 30 Minuten Pause. Zwischen Beginn und Ende liegen 6 Stunden und 45 Minuten, nach Abzug der Pause bleiben 6 Stunden und 15 Minuten. Für die Lohnabrechnung schreibst du 6,25 Stunden, denn 15 Minuten sind eine Viertelstunde. Wer 6,15 einträgt, verliert pro Tag sechs Minuten.

Die Pause ist hier Pflicht. Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, macht mindestens 30 Minuten Pause, ab neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Steht die Pause auf dem Zettel, sieht jeder, der ihn prüft, dass sie gemacht wurde.

Geht eine Schicht über Mitternacht, rechnest du bis 24 Uhr und von dort weiter. Von 18:00 bis 0:30 Uhr sind es 6,5 Stunden, mit 30 Minuten Pause bleiben 6 Stunden. Die Umrechnung aller Minutenwerte in Dezimalstunden steht auf der dritten Seite der Vorlage.

Stundenzettel in Excel statt auf Papier

Die PDF rechnet nicht, das übernimmt der Mensch mit dem Stift. Wer Summe und Saldo automatisch haben will, nimmt die Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung. Die Tabelle rechnet aus Beginn, Ende und Pause die Arbeitszeit, auch bei Schichten über Mitternacht, und zeigt die Plus- und Minusstunden gegenüber dem Soll.

Wann Stundenzettel auf Papier mühsam werden

Bei drei Aushilfen ist ein Zettel pro Woche schnell eingesammelt. Bei zwanzig Leuten in wechselnden Schichten liest jemand jeden Montag Handschriften, fragt nach fehlenden Pausen und tippt alles für die Lohnabrechnung ab. Ein Monatszettel, der erst am Monatsende ausgefüllt wird, kommt für Minijobs und für Branchen wie Gastronomie, Bau und Gebäudereinigung außerdem für die meisten Tage zu spät: Dort muss jeder Arbeitstag spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags danach aufgezeichnet sein (§ 17 Abs. 1 MiLoG).

In Shiftbase kann dein Team die Arbeitszeiten per App stempeln oder am Kiosk, der im Browser auf einem PC oder Tablet im Betrieb läuft. Die Zeiten stehen ohne Abtippen im Arbeitszeitprotokoll, du bestätigst sie, schließt die Tage ab und gibst die Stunden als Export an die Lohnabrechnung. Wer den Zettel trotzdem in der Hand haben will, druckt pro Person einen Arbeitszeitnachweis mit Saldo und Unterschriftszeile.

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Häufig gestellte Fragen

Die Stundenzettel-Vorlage hat Eingabefelder, die du am PC ausfüllen kannst, etwa im Browser, in Adobe Acrobat Reader oder in der Vorschau auf dem Mac. Danach speicherst oder druckst du die Datei. Die Felder rechnen nicht mit, Arbeitszeit, Summe und Saldo trägst du selbst ein.

Die Stundenzettel-Vorlage selbst ist eine PDF. Als Excel-Datei, die Arbeitszeit, Summe und Plus- oder Minusstunden selbst ausrechnet, gibt es die Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung.

Auf einem Stundenzettel müssen für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit stehen (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Name, Datum und Pausen machen ihn prüfbar. Die Vorlage hat dafür eigene Spalten und dazu Felder für Sollstunden, Saldo und Unterschriften.

Ein handschriftlich geführter Stundenzettel ist zulässig. Für die Aufzeichnung der Arbeitszeit schreibt das Gesetz derzeit keine bestimmte Form vor. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags vollständig und rechtzeitig feststehen.

Die Stundenzettel-Vorlage passt für Minijobber in Betrieben, denn sie enthält Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags, wie es § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt. Jeder Tag muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags danach eingetragen sein. Mit dem Wochenzettel ist diese Frist leichter einzuhalten als mit einem Zettel für den ganzen Monat.

Stundenzettel bewahrst du mindestens zwei Jahre auf (§ 17 Abs. 1 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG). Dienen sie als Grundlage der Lohnabrechnung, gelten längere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen, die Übersicht steht beim Arbeitszeitnachweis.

Der beste Weg, dein Schichtteam zu planen.

Mit einer Vorlage kommst du durch diese Woche. Danach hält Shiftbase Dienstplan, Stunden und Abwesenheit zusammen, Woche für Woche.

Eine Woche Shiftbase-Dienstplan: oben, was in der Woche ansteht, darunter jede Schicht nach Abteilung

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