Was bedeutet Stundenaufzeichnung – und warum ist sie so wichtig?

Was ist eine Stundenaufzeichnung überhaupt?

Stundenaufzeichnung – oder auch Arbeitszeiterfassung genannt – ist die dokumentierte Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeitenden. Dabei werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden systematisch festgehalten. Für Unternehmen in Deutschland ist das nicht nur gute Praxis, sondern in vielen Fällen eine gesetzliche Pflicht laut Arbeitszeitgesetz (§ 16 ArbZG).

Shiftbase unterstützt Arbeitgeber bei der digitalen Zeiterfassung – mit einem flexiblen System, das alle Anforderungen an die Stundenaufzeichnung erfüllt und Mitarbeitenden sowie Führungskräften den Arbeitsalltag erleichtert.

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Wer ist zur Stundenaufzeichnung verpflichtet?

Grundsätzlich ja. Seit dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 besteht für Arbeitgeber die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Vollzeitkraft, Teilzeitkraft oder Minijobber handelt.

Für bestimmte Tätigkeiten und Branchen – etwa in der Gastronomie, im Baugewerbe oder bei der Beschäftigung von Praktikant/innen – gelten zudem besondere Dokumentationspflichten laut Mindestlohngesetz (MiLoG).

Welche Inhalte müssen Arbeitgeber genau dokumentieren?

Als Arbeitgeber sollten Sie folgende Informationen spätestens bis zum siebten Tag nach der Arbeitsleistung aufzeichnen:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit

• Dauer der täglichen Arbeitszeit

• Pausenzeiten

• Überstunden (samt Anlass und Dauer)

• Datum der Arbeitsleistung

Tipp: Mit Shiftbase lässt sich die gesamte Arbeitszeiterfassung gesetzeskonform, digital und fälschungssicher dokumentieren – ideal für alle Unternehmen, die sich auf Prüfungen durch das Finanzamt oder die Bundesagentur für Arbeit vorbereiten möchten.

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Stundenaufzeichnung beim Minijob

Auch bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen (Minijobs) besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Viele Arbeitgebende unterschätzen die rechtlichen Anforderungen in dieser Beschäftigungsform – dabei sind sie gesetzlich zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten verpflichtet, genauso wie bei Vollzeit- oder Teilzeitkräften.

Gilt die Stundenaufzeichnung auch bei Minijobs – und was müssen Arbeitgeber beachten?

Ja. Auch bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen besteht eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – unabhängig von der Flexibilität des Arbeitsverhältnisses.

Warum ist die Stundenaufzeichnung bei Minijobs so wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung erfüllt mehrere essenzielle Funktionen:

1. Sicherstellung des Mindestlohns:
Auch Minijob-Beschäftigte haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn (§ 1 MiLoG). Nur eine präzise Stundenaufzeichnung gewährleistet eine korrekte Entlohnung pro geleisteter Arbeitsstunde.

2. Kontrolle der täglichen Höchstarbeitszeit:
Laut Arbeitszeitgesetz darf die tägliche Arbeitszeit in der Regel 8 Stunden nicht überschreiten (§ 3 ArbZG). Die Dokumentation hilft dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten – auch bei flexiblen Einsätzen.

3. Rechtssicherer Nachweis der Arbeitsleistung:
Im Streitfall oder bei einer Prüfung durch Behörden dient die Aufzeichnung als belastbarer Nachweis für geleistete Arbeitsstunden – ein zentraler Schutz für Arbeitgeber.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Arbeitgeber bei Minijobs?

• Arbeitszeiten müssen spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem Tag der Arbeitsleistung dokumentiert werden

• Die Daten müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden

• Es gelten dieselben Anforderungen wie bei regulären Arbeitsverhältnissen (nach § 17 MiLoG und § 16 ArbZG)

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Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht?

Arbeitgebende, die ihrer Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht nachkommen, riskieren erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen. Hier sind die wichtigsten Sanktionen im Überblick:

💸 Bußgelder bis zu 30.000 Euro

Gemäß § 21 Abs. 1 MiLoG können bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht – insbesondere im Rahmen des Mindestlohngesetzes – Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängt werden. Diese greifen z. B. bei:

• fehlender oder verspäteter Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit

• unvollständiger Dokumentation von Überstunden

• bewusster Verschleierung von Arbeitszeiten zur Umgehung des Mindestlohns

⛔ Ausschluss von öffentlichen Aufträgen

Unternehmen, die gegen arbeitsrechtliche Vorschriften wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) oder das MiLoG verstoßen, können von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden. Dies betrifft insbesondere Branchen mit staatlichen Vergaben (z. B. Bau, Pflege, Sicherheit).

⚖️ Beweislast im Streitfall

Ohne ordnungsgemäße Stundenaufzeichnungen geraten Arbeitgebende schnell in eine Beweisnot, etwa bei Streitigkeiten über:

• nicht bezahlte Überstunden

• Arbeitszeitüberschreitungen

• nicht eingehaltene Ruhezeiten

Gerichte urteilen in solchen Fällen oft zugunsten der Arbeitnehmenden, wenn keine stichhaltige Zeiterfassung vorliegt.

🔍 Sanktionen bei Prüfungen

Bei Prüfungen durch die Zollbehörde, das Finanzamt oder die Bundesagentur für Arbeit (z. B. bei Kurzarbeit oder Lohnsubventionen) sind vollständige und korrekte Arbeitszeitnachweise erforderlich. Fehlen diese, drohen Nachzahlungen, Zuschlagsverweigerungen und Rückforderungen.

📅 Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz

Arbeitgebende, die gegen die Regelungen zur maximalen täglichen Arbeitszeit oder Pausenregelungen (§ 3–5 ArbZG) verstoßen, machen sich ebenfalls bußgeldpflichtig. Auch hier sind Bußgelder von mehreren tausend Euro möglich.

Fazit

Die Stundenaufzeichnung bei Minijobs ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine klare gesetzliche Verpflichtung. Sie dient nicht nur dem Schutz der Beschäftigten, sondern auch der rechtlichen Absicherung von Arbeitgebern. Wer Arbeitszeiten transparent, vollständig und gesetzeskonform dokumentiert, vermeidet Bußgelder, erleichtert behördliche Prüfungen und sorgt für klare Verhältnisse im Betrieb.

Mit einem digitalen System wie Shiftbase lässt sich die gesetzliche Pflicht effizient und fehlerfrei umsetzen – unabhängig von Einsatzort, Arbeitszeitmodell oder Unternehmensgröße. Besonders bei flexiblen Beschäftigungsformen wie Minijobs schafft eine digitale Arbeitszeiterfassung Struktur, spart Zeit und erhöht die Rechtssicherheit.

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