Hoe maak je een goede personeelsplanning?

Een goede personeelsplanning maken begint met het begrijpen van de personeelsbehoefte en het in kaart brengen van de juiste vaardigheden die nodig zijn voor verschillende functies. Door een gestructureerd plan te volgen, kun je de personeelsbehoefte koppelen aan de lange termijn doelstellingen van je organisatie. Het volgen van drie stappen of een gestructureerde aanpak is essentieel voor succes. Door een slimme planning kun je de juiste medewerkers op het juiste moment inzetten, wat leidt tot tevreden werknemers, een hogere medewerkerstevredenheid en betere productiviteit.

Stap 1: Begin met het in kaart brengen van je personeelsbehoefte

Een goede personeelsplanning start met het afstemmen van de personeelsbehoefte op de specifieke behoefte binnen de organisatie. Welke functies moeten worden vervuld en hoeveel medewerkers heb je hiervoor nodig? Dit hangt vaak af van je bedrijfsdoelen, seizoensgebonden drukte en andere variabelen. Als je deze behoeften helder hebt, kun je de juiste medewerkers met de juiste vaardigheden inzetten op het juiste moment.

Zorg er ook voor dat je rekening houdt met het huidige personeelsbestand, waarbij je specifiek kijkt naar bestaande medewerkers, hun ontwikkeling en inzetbaarheid. Het analyseren van de huidige medewerkers is essentieel om het personeelsbestand aan te passen aan veranderende omstandigheden en de organisatie wendbaar te houden. Daarnaast is het belangrijk om het plannen en integreren van nieuwe werknemers in de personeelsplanning niet te vergeten, zodat zij vanaf het begin goed worden betrokken bij de organisatie. Dit is de basis voor een goede personeelsplanning.

Stap 2: Maak een overzicht van de vaardigheden die je nodig hebt

Om een goede personeelsplanning te maken, is het belangrijk om de juiste vaardigheden van je medewerkers te kennen. Het is essentieel om de juiste vaardigheden beschikbaar te hebben voor een efficiënte personeelsplanning, zodat medewerkers met de juiste skills op het juiste moment en de juiste plek kunnen worden ingezet. Maak een overzicht van de vereiste vaardigheden voor elke functie in je bedrijf. Heb je bijvoorbeeld specifieke technische vaardigheden nodig, of zijn klantenservice- en communicatieve vaardigheden belangrijker?

Houd er rekening mee dat vaardigheden op verschillende niveaus binnen de organisatie nodig zijn, zoals operationeel, tactisch en strategisch. Door deze vaardigheden in kaart te brengen, kun je medewerkers doelgerichter inzetten en hoef je geen onbenutte potentie te laten liggen. Dit overzicht helpt niet alleen bij de personeelsplanning, maar zorgt er ook voor dat je de juiste mensen op de juiste plekken hebt. Shiftbase biedt de mogelijkheid om deze informatie gemakkelijk bij te houden en te koppelen aan de beschikbaarheid medewerkers.

Voorbeeld diagram: Vaardigheden per functie

Drie niveaus van personeelsplanning

Effectieve personeelsplanning bestaat uit drie belangrijke niveaus: strategische, tactische en operationele personeelsplanning. Elk niveau heeft zijn eigen focus en draagt bij aan een goede personeelsplanning die aansluit bij de behoeften van je organisatie én je medewerkers.

1️⃣ Strategische personeelsplanning kijkt naar de lange termijn. Hierbij wordt het personeelsbestand afgestemd op de toekomstige doelen en ambities van de organisatie. Denk aan het tijdig inspelen op groei, krimp of veranderende marktomstandigheden. Strategische personeelsplanning helpt je om de juiste balans te vinden tussen personeelsbehoefte en beschikbaarheid, zodat je altijd over de juiste vaardigheden beschikt wanneer dat nodig is.

2️⃣ Tactische personeelsplanning vertaalt deze langetermijndoelen naar concrete plannen voor de middellange termijn. Dit niveau richt zich op het opstellen van bijvoorbeeld een capaciteitsplan, flexibiliteitsplan of formatieplan. Zo kun je inspelen op verwachte drukte, seizoensinvloeden of veranderingen in het huidige personeelsbestand. Tactische personeelsplanning zorgt ervoor dat je flexibel blijft en snel kunt schakelen als de situatie daarom vraagt.

3️⃣ Operationele personeelsplanning is gericht op de korte termijn en het dagelijks maken van roosters. Hierbij draait het om het efficiënt inplannen van medewerkers, het beheren van de beschikbaarheid en het snel oplossen van gaten in het rooster. Door op operationeel niveau slim te plannen, zorg je voor een efficiënt rooster en een optimale inzet van je personeel.

Goede personeelsplanning zorgt op alle drie de niveaus voor een hogere medewerkerstevredenheid, een betere werk-privébalans en een efficiëntere inzet van het personeelsbestand. Met behulp van geavanceerde personeelsplanning software kun je eenvoudig een overzichtelijke personeelsplanning maken, waarbij je rekening houdt met wet- en regelgeving, de juiste vaardigheden, gewerkte uren en de verwachte drukte.

Stap 3: Kies voor flexibele personeelsplanning

Een flexibele personeelsplanning is van groot belang voor bedrijven die te maken hebben met veranderende omstandigheden, zoals onverwachte drukte of ziekteverzuim. Door flexibele personeelsplanning kun je snel inspelen op deze veranderingen zonder dat je bedrijfsvoering in gevaar komt. Het is belangrijk dat je de juiste mensen kunt inzetten op het juiste moment, zonder vast te zitten aan een rigide schema. Door medewerkers de mogelijkheid te geven om diensten te ruilen, krijgen zij meer controle en flexibiliteit over hun werkrooster, wat bijdraagt aan hun tevredenheid. Tevreden medewerkers zijn vaak het resultaat van een flexibele personeelsplanning die rekening houdt met hun wensen en werk-privébalans.

Flexibele planning helpt bovendien om altijd te zorgen voor voldoende bezetting, ook bij onverwachte situaties. Daarnaast zorgt een flexibele planning ervoor dat de planning voldoet aan de geldende normen en regelgeving. Met tools zoals Shiftbase kun je eenvoudig last-minute aanpassingen maken, de beschikbaarheid medewerkers checken en open diensten snel invullen. Dit zorgt voor een efficiënter rooster en een meer tevreden personeel dat zich gesteund voelt in onverwachte situaties.

 

Stap 4: Maak gebruik van technologie voor een efficiënter proces

In de moderne wereld van personeelsplanning is het bijna onmogelijk om zonder technologie een goede operationele personeelsplanning te maken. Geavanceerde software maakt het mogelijk om eenvoudig roosters te maken en medewerkers efficiënt in te plannen. Met geavanceerde software kun je processen automatiseren, trends analyseren en flexibel plannen. Het gebruik van online personeelsplanning biedt een moderne, digitale oplossing voor het beheren van roosters en personeelsbezetting. Het gebruik van personeelsplanning software zoals Shiftbase maakt het proces veel efficiënter.

Met Shiftbase kun je eenvoudig je personeelsbehoefte afstemmen, medewerkers inplannen op basis van hun beschikbaarheid en de juiste vaardigheden, en roosters maken die flexibel zijn en snel kunnen worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Medewerkers kunnen met behulp van de software direct zien wanneer ze zijn ingepland. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van Shiftbase, kun je je personeelsplanning eenvoudig beheren vanaf een centrale plek, waarbij je in één oogopslag belangrijke roosterinformatie ziet, wat tijd bespaart en zorgt voor minder fouten. Rapportage en realtime inzicht in personeelskosten en gewerkte uren zijn essentieel voor een optimale planning.

Bovendien biedt Shiftbase handige rapportages die je helpen inzicht te krijgen in de effectiviteit van je planning en het optimaliseren van je processen. Workforce management fungeert hierbij als overkoepelend begrip voor personeelsplanning, automatisering en optimalisatie binnen organisaties.

Stap 5: Zorg voor de juiste balans tussen vraag en aanbod

Een strategische personeelsplanning draait om het vinden van de juiste balans tussen de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van medewerkers. Het inzetten van het juiste personeel op het juiste moment is hierbij cruciaal voor een efficiënte organisatie en het verbeteren van zowel klant- als medewerkerstevredenheid. Een goede planning is essentieel om een optimale personeelsbezetting te realiseren en kosten te beheersen. Operationele planning helpt bovendien bij het dagelijks en wekelijks optimaliseren van de personeelsinzet, zodat je snel kunt inspelen op veranderingen en altijd voldoende bezetting hebt.

Als je te veel personeel inplant, verhoog je de kosten zonder dat je daar de juiste waarde voor terugkrijgt. Aan de andere kant, als je te weinig personeel inplant, kan dit leiden tot overbelasting en een lagere medewerkerstevredenheid. Het doel is om een efficiënt rooster te creëren dat zowel de juiste medewerkers als de juiste vaardigheden op het juiste moment inzet. Met tools zoals Shiftbase kun je snel de beschikbaarheid van medewerkers controleren en ervoor zorgen dat je de juiste mensen op de juiste plek hebt, zonder dat je overbezetting of onderbezetting hebt.

Stap 6: Monitor en pas je personeelsplanning aan waar nodig

Een effectieve personeelsplanning is niet statisch, maar vraagt om voortdurende monitoring en aanpassingen. Hiermee krijg je een optimale inzet van medewerkers en een efficiëntere bedrijfsvoering. Onverwachte situaties, zoals ziekteverzuim, extra drukte of onverwachte verlofaanvragen, kunnen altijd optreden. Daarom is het belangrijk om je planning regelmatig te controleren en aan te passen. Roosteren is een continu proces dat vraagt om regelmatige bijsturing.

Met tools zoals Shiftbase kun je eenvoudig je gerealiseerde uren vergelijken met de geplande uren en snel bijsteken wanneer er veranderingen zijn in de beschikbaarheid van medewerkers. Door je planning continu bij te werken, voorkom je onderbezetting of overbezetting en zorg je ervoor dat je altijd voldoende medewerkers hebt, zonder dat je personeel overbelast wordt. Dit zorgt voor een efficiëntere werkomgeving en een hoger niveau van medewerkerstevredenheid.

Conclusie

Nu je de zes stappen hebt doorgenomen om een goede personeelsplanning te maken, is het tijd om te kijken naar de tools die je kunnen helpen dit proces eenvoudiger en efficiënter te maken. Het gebruik van de juiste personeelsplanning draagt bij aan veiligheid, gezondheid en een goede werkbalans op de werkvloer. Shiftbase biedt een gebruiksvriendelijke oplossing voor het beheren van je personeelsplanning, van het in kaart brengen van de personeelsbehoefte tot het monitoren van de gerealiseerde uren.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen