Open diensten

Een open dienst is een dienst die al in het rooster staat, maar nog op niemands naam. Datum, tijden, afdeling en functie liggen vast. Alleen de medewerker ontbreekt. Je nodigt collega’s uit die de dienst kunnen draaien. Wie accepteert, staat ingeroosterd. Zo vul je een gat zonder het hele team te bellen.

Wat is een open dienst?

Zo’n dienst ontstaat op twee manieren. Je plant hem bewust open bij het rooster maken, omdat je al weet dat er zaterdag een extra kracht nodig is maar nog niet wie. Of een ingevulde dienst valt leeg door een ziekmelding, een opzegging of iemand die toch niet kan. In beide gevallen staat vast wat er gedaan moet worden en wanneer. De vraag is alleen nog wie.

Het verschil met diensten ruilen zit in de eigenaar. Bij een ruil staat de dienst al op iemands naam en draagt die hem over aan een collega. De open dienst heeft nog niemand. Het is ook geen contractvorm: een parttimer met uren over pakt hem net zo goed op als een oproepkracht.

Een open dienst invullen: zaterdag in de keuken

Vrijdagavond om half zeven meldt een kok zich ziek voor de lunchdienst van zaterdag, van 11.00 tot 17.00 uur. De planner zet de dienst open voor de keuken, met één medewerker nodig. Drie collega’s komen in aanmerking.

Joyce valt af. De Arbeidstijdenwet gaat uit van minstens 11 uur onafgebroken rust per 24 uur. Inkorten tot 8 uur mag één keer per week. Dat kan alleen als de aard van het werk of de bedrijfsomstandigheden het vragen (artikel 5:3 ATW). Voor één lunchdienst kies je beter iemand die wel is uitgerust. Shiftbase toetst het rooster aan de Arbeidstijdenwet, dus een te korte rusttijd zie je al voordat je publiceert.

De planner nodigt Sanne en Mehmet uit. Sanne accepteert binnen tien minuten. De 2 uur boven haar contract zijn meeruren. Shiftbase signaleert dat ze boven haar contracturen uitkomt, zodat het bij de loonverwerking geen verrassing is. Had niemand gereageerd, dan was de volgende stap een bredere uitnodiging, of een collega die ook in een team op jouw vestiging zit en de open dienst in de app ziet. Vaste invallers zet je in een flexpool.

Wie het eerst komt, of zelf kiezen

Bij elke open dienst bepaal je hoe hij wordt toegewezen. In Shiftbase hangt dat aan één vinkje: Goedkeuring vereist.

Staat het vinkje uit, dan krijgt de eerste uitgenodigde medewerker die accepteert de dienst. Dat past bij spoed, zoals die zaterdag: je wilt binnen een uur weten dat de keuken bemand is.

Staat het aan, dan vragen medewerkers de dienst aan en wijs jij hem toe. Dat duurt wat langer, maar de keuze blijft bij jou. Zet het aan voor diensten waar meer mensen op willen reageren dan er plekken zijn, zoals extra uren in een rustige maand. Dan gaan de uren naar wie ze het hardst nodig heeft, ook als die niet als eerste reageert.

Voor een evenement of een drukke feestdag zet je het aantal benodigde medewerkers hoger. De open dienst blijft dan staan tot elke plek is toegewezen.

Zo maak je een open dienst in Shiftbase

Open diensten staan in het rooster in een eigen balk boven de teams. Die balk verschijnt zodra je bij de filters Toon open diensten aanzet.

1. Klik in het rooster op het pijltje naast Dienst toevoegen en kies Open dienst toevoegen. Je kunt ook op de dag in de balk met open diensten klikken.

2. Vul de datum, de afdeling, het team, de begin- en eindtijd, de pauze en het aantal benodigde medewerkers in.

3. Kies in het tabblad Medewerkers wie je uitnodigt. Je ziet wie al is ingeroosterd, wie niet beschikbaar of afwezig is en wie de vaardigheid voor de dienst mist.

4. Bepaal of goedkeuring nodig is en verstuur de uitnodiging. De medewerkers krijgen een e-mail en een melding waarmee ze de dienst accepteren of afwijzen.

5. Wijs de dienst toe aan wie hem heeft aangevraagd. Zijn alle plekken gevuld, dan verdwijnt de open dienst uit de balk.

Alleen wie je uitnodigt, ziet de open dienst. Weet je al wie hem gaat draaien, dan wijs je hem direct toe zonder uitnodiging. In de mobiele app staan open diensten in een eigen tab, naast het eigen rooster en dat van het team.

Komt hetzelfde gat elke week terug, zoals een extra kracht op zaterdagochtend, dan zet je de open dienst op herhalen, met of zonder einddatum. Meldt iemand zich ziek, dan bepaal je wat er met de dienst gebeurt: laten staan, weghalen of openzetten als open dienst. Alle stappen met schermafbeeldingen staan in het helpartikel over open diensten.

Open diensten en oproepkrachten

Veel open diensten gaan naar oproepkrachten. Voor hen telt het moment waarop je de dienst uitzet. Maak je de tijden minder dan vier dagen van tevoren bekend, dan hoeft een oproepkracht niet te komen (artikel 7:628a lid 2 BW). Een uitnodiging voor morgen is voor hem dus een vraag. Een cao kan die termijn inkorten, maar niet tot minder dan 24 uur.

Heeft een oproepkracht de dienst geaccepteerd en trek je hem binnen vier dagen voor aanvang weer in, of verschuif je de tijden, dan betaal je de uren zoals ze waren afgesproken (lid 3). Komt de zieke kok zaterdagochtend toch, dan stuur je de invaller dus niet zonder loon naar huis. Elke open dienst die een oproepkracht oppakt, telt bovendien mee in het gemiddelde waarvoor je na twaalf maanden vaste uren moet aanbieden (lid 5).

De volledige regels, met een rekenvoorbeeld van een week, staan bij de oproepkracht. Wat de Wet meer zekerheid flexwerkers verandert aan oproep- en nulurencontracten, lees je in ons stappenplan voor werkgevers.

Open diensten eerlijk verdelen

Gaat de dienst naar wie het eerst reageert, dan belanden de extra uren vaak bij dezelfde twee of drie mensen. Collega’s met minuren of studenten die juist uren zoeken, zien de uitnodiging pas als de dienst al weg is.

Nodig daarom eerst uit wie de uren het meest nodig heeft, of zet goedkeuring aan en kies zelf. Kijk bij die keuze ook naar de kosten. In het toewijsscherm zie je naast wie beschikbaar is ook wat elke kandidaat kost. Een oproepkracht is soms goedkoper dan een parttimer die in de meeruren of in een toeslag terechtkomt.

Blijven steeds dezelfde diensten openstaan, zoals de sluitdienst of de zondagochtend, kijk dan naar het rooster zelf. Verdeelt dat de diensten die het moeilijkst in te vullen zijn eerlijk over het team?

Komen er elke week open diensten bij, dan is de bezetting te krap gepland. Een betere personeelsplanning voorkomt dan meer gaten dan je met snelle uitnodigingen kunt dichten.