Verlof aanvragen: Regels, weigeren en het proces in 5 stappen

Verlof aanvragen is het formele proces waarbij een werknemer toestemming vraagt om opgebouwde vakantie-uren op te nemen, waarna de werkgever dit beoordeelt op basis van de planning. Voor medewerkers is dit vaak het begin van de voorpret, maar voor leidinggevenden kan het zorgen voor flink wat geregel. Want hoe houd je het overzicht als iedereen tegelijk weg wil en de saldo’s nog ergens in een mapje staan? Hier lees je hoe je dit proces soepel en foutloos laat verlopen.

Waarom dit belangrijk is: Een onduidelijk verlofproces is een van de grootste ergernissen op de werkvloer. Medewerkers willen snel zekerheid, managers willen een kloppende bezetting.

Wat is verlof aanvragen?

Verlof aanvragen is de officiële handeling waarmee een medewerker aangeeft op specifieke data niet te werken, in ruil voor opgebouwde vakantie-uren of tijd-voor-tijd. Hoewel het initiatief bij de werknemer ligt, is de aanvraag pas definitief zodra jij als werkgever of manager akkoord hebt gegeven.

Het lijkt een simpele administratieve handeling, maar het is juridisch gezien een belangrijke afspraak. Je legt vast dat de loondoorbetaling doorloopt terwijl er geen arbeid wordt verricht. Voor een goed lopend bedrijf is dit proces de schakel tussen de wensen van je team en de realiteit van de personeelsplanning. Gaat dit proces rommelig? Dan ontstaan er gaten in het rooster of discussies over hoeveel uur iemand nog over heeft.

💡Tip voor de manager: Wist je dat een verlofaanvraag in Nederland automatisch is goedgekeurd als je niet binnen twee weken schriftelijk bezwaar maakt? Daarom is een snel en duidelijk proces niet alleen handig, maar juridisch noodzakelijk.

Wettelijk en bovenwettelijk verlof: Hoe zit het ook alweer?

Als werkgever of planner moet je niet alleen weten hoeveel uur iemand heeft, maar ook welke uren dat zijn. In Nederland maken we onderscheid tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof. Voor de medewerker voelt een vrije dag als een vrije dag, maar voor jouw administratie is er een groot verschil in houdbaarheid.

Wettelijk verlof

Dit is de basis waar elke werknemer recht op heeft. De rekensom is simpel: vier keer het aantal uren dat iemand per week werkt. Werk je 40 uur? Dan heb je recht op 160 uur (20 dagen) per jaar.

⚠️ Let op: deze uren zijn beperkt houdbaar. Ze vervallen een half jaar na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd (dus vóór 1 juli).

Bovenwettelijk verlof

Dit zijn alle extra uren die bovenop de basis komen, vaak afgesproken in de cao of het arbeidscontract. Deze uren mag een medewerker veel langer meenemen.

De bewaartermijn is vaak vijf jaar na het opbouwjaar.

Het venijn zit hem in de afboeking. Als iemand vrij vraagt, moet je eerst de wettelijke dagen afschrijven (want die verlopen het snelst). Doe je dit verkeerd, dan benadeel je de werknemer of blijven er onterecht oude uren op de balans staan. Dit handmatig bijhouden in een spreadsheet is vragen om fouten, zeker als je werkt met parttimers of wisselende contracturen.

🏷️ Type verlof	⏱️ Aantal uren (basis)	⏳ Houdbaarheid (vervaltermijn)	🔄 Volgorde van afboeken
⚖️ Wettelijk	4× wekelijkse arbeidsduur	6 maanden na kalenderjaar (1 juli)	Als eerste opmaken
➕ Bovenwettelijk	Alles extra (volgens contract/cao)	5 jaar na kalenderjaar	Pas opmaken als wettelijk op is

Het proces in 5 stappen: Van aanvraag tot goedkeuring

In de praktijk gaat een verlofaanvraag vaak via een snel appje of een vraag bij de koffieautomaat. Dat lijkt handig, maar zorgt vaak voor misverstanden achteraf. Een waterdicht proces volgt altijd deze vaste route:

1. De aanvraag indienen

De medewerker dient het verzoek in. Voor de administratie is het belangrijk dat dit schriftelijk of digitaal gebeurt, en niet mondeling. Zo ligt de datum vast en begint de wettelijke beslistermijn te lopen.

2. Saldo controleren

Voordat je 'ja' zegt, pak je de administratie erbij. Heeft de medewerker nog genoeg uren staan? En nog belangrijker: welke uren boeken we af? Eerst de wettelijke uren die bijna verlopen, daarna pas de rest.

3. Bezetting beoordelen

Kijk naar de planning van het team. Zijn er in die week al collega’s vrij? Is het piekseizoen? Als de bedrijfsvoering in gevaar komt, heb je een geldige reden (zwaarwegend bedrijfsbelang) om het verzoek te weigeren of in overleg te verplaatsen.

4. Terugkoppeling geven

Je laat de medewerker weten of het mag. Let op: als werkgever moet je dit binnen twee weken na de aanvraag doen. Reageer je niet op tijd? Dan is de aanvraag volgens de wet automatisch goedgekeurd.

5. Verwerking in de administratie

Bij akkoord pas je direct het rooster aan en werk je het verlofsaldo bij. Dit is de stap die in de hectiek vaak vergeten wordt, waardoor lijsten niet meer kloppen.

Let op: Mondelinge toezeggingen zijn bindend, maar lastig te bewijzen. Voorkom welles-nietes discussies en zorg dat elke aanvraag en goedkeuring ergens zwart-op-wit (of in een systeem) staat.

Waarom verlofregistratie vaak misgaat

Ondanks goede bedoelingen is verlofregistratie bij veel bedrijven de achilleshiel van de administratie. Zolang je met een klein team werkt, is een Excel-sheet of een gedeelde agenda nog wel te overzien. Maar zodra je groeit, verandert dat overzichtelijke lijstje al snel in een bron van fouten en frustratie.

De problemen ontstaan meestal niet door onwil, maar door gebrek aan inzicht. Dit zijn de drie grootste valkuilen waar managers in 2026 nog steeds mee worstelen als ze geen geautomatiseerd systeem gebruiken:

Het onzichtbare ‘stuwmeer’

Medewerkers sparen ongemerkt dagen op. Als je niet real-time ziet dat iemand nog 300 uur heeft staan, kom je aan het einde van het jaar in de problemen. Iedereen moet dan plotseling verplicht vrij nemen, of jij moet die uren uitbetalen. Beide opties kosten geld of productiecapaciteit.
De Excel-valkuil

Een formule is zo gewist. Eén verkeerde cel kopiëren en ineens klopt het saldo van een hele afdeling niet meer. Daarnaast is versiebeheer een drama: werken we nu in Planning_2026_v3 of Planning_2026_definitief?
Communicatieruis

"Hoeveel uur heb ik nog?" Als manager krijg je deze vraag waarschijnlijk wekelijks. Het kost jou tijd om het op te zoeken, en de medewerker moet wachten op antwoord. In een tijd waarin we alles via apps regelen, voelt dit als een onnodige vertraging.

Fabel of Feit?

“Als het druk is, mag ik een verlofaanvraag altijd weigeren.”

Feit

❌ Onjuist. Drukte alleen is geen geldige reden om een verlofaanvraag te weigeren. Alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang mag je een aanvraag afwijzen. Dat betekent dat het bedrijf of de afdeling echt in de problemen komt als de medewerker afwezig is.

Fabel

✅ Klopt, dit is een fabel. Drukte alleen is geen reden om verlof te weigeren. Je mag een aanvraag alleen afwijzen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang. Is dat het geval? Dan moet je dit schriftelijk onderbouwen richting de medewerker.

Verlof aanvragen in 2026: Digitaal en transparant

In een tijd waarin we onze bankzaken en boodschappen via een app regelen, is het vreemd om voor een vrije dag nog met briefjes of mailtjes te werken. Excel heeft zijn dienst bewezen, maar in 2026 verwachten zowel managers als medewerkers snelheid en transparantie.

Daarom pakken we dit met Shiftbase anders aan. Wij halen de ruis uit het proces door alles in één systeem te vangen. Geen losse lijstjes meer, maar één centrale plek waar rooster, urenregistratie en verlof samenkomen.

Zo werkt dat in de praktijk:

Voor de medewerker:
Die checkt in de Shiftbase-app direct het actuele verlofsaldo (zonder dat ze jou hoeven te appen). Ze vragen hun vakantie aan vanaf de bank en zien meteen of het past in het teamrooster.
Voor de manager:
Jij krijgt een melding. Je ziet direct of er overlap is met andere collega's en wat het effect is op het saldo. Met één klik keur je de aanvraag goed.
Het resultaat:
Het rooster wordt automatisch bijgewerkt en de uren zijn direct van het saldo af. Geen rekenwerk, geen discussie achteraf.

🔍 Situatie	🧮 Handmatig / Excel	🚀 Met Shiftbase
👀 Inzicht saldo	Medewerker moet HR mailen of vragen	24/7 inzichtelijk in de app
⚠️ Foutgevoeligheid	Hoog (formules, typefouten)	Nul (automatische berekening)
⏱️ Verwerkingstijd	Uren per maand	Seconden per aanvraag

🏖️ Verlofopbouw & saldo-calculator (uren)

Bereken hoeveel verlofuren een medewerker heeft opgebouwd, wat het saldo nu is en wat je aan het einde van het jaar kunt verwachten.

1) Invoer

Jaarlijks verlofrecht fulltime (uren)

Het verlofrecht bij fulltime (op jaarbasis).

Fulltime uren per week

Standaard 40 uur, pas aan indien nodig.

Contracturen medewerker per week

Voor pro-rata berekening t.o.v. fulltime.

Opbouwmethode

Per maand is een benadering (handig voor snelle check).

Startdatum dienstverband

Bij start later in het jaar wordt het jaarrecht pro-rata.

Peildatum (t/m)

Standaard vandaag (aanpasbaar).

Reeds opgenomen verlof (uren)

Totaal opgenomen verlofuren t/m peildatum.

Carry-over vorig jaar (uren)

Optioneel: meegenomen uren uit vorig jaar.

Vervaldatum carry-over (optioneel)

Als deze datum vóór de peildatum ligt, markeren we carry-over als “verlopen”.

Korte notitie (optioneel)

Wordt meegenomen in de copy-paste tekst.

2) Resultaat

Veelgestelde vragen

Ja, maar niet zomaar. Als werkgever mag je een verzoek alleen afwijzen als er sprake is van een zwaarwegend bedrijfsbelang. Denk aan een piekperiode waarin het bedrijf stilvalt als die specifieke persoon er niet is, of als er door ziekte al te veel collega's missen. Je moet dit wel goed onderbouwen en samen zoeken naar een moment waarop het wél kan.
Vakantie is bedoeld om uit te rusten, niet om ziek te zijn. Als een medewerker ziek wordt tijdens zijn verlof, moet hij zich direct ziekmelden (net als op een werkdag). Vanaf dat moment tellen de dagen als ziektedagen en niet meer als vakantiedagen. De verlofuren worden dus niet afgeboekt. Voor jou als manager is het belangrijk dat dit proces goed wordt vastgelegd om administratieve fouten te voorkomen.
De wet noemt geen harde termijn, maar 'redelijkheid' is de norm. Veel bedrijven leggen dit vast in hun personeelsreglement. Vaak geldt: hoe langer de vakantie, hoe eerder de aanvraag. Voor een zomervakantie is drie maanden vooraf normaal, voor een vrije middag kan een paar dagen vooraf genoeg zijn.
De regel is simpel: iedereen krijgt naar rato evenveel vakantie. Iemand die 20 uur werkt (50% van fulltime), heeft recht op 50% van de verlofuren. In Shiftbase gaat dit gelukkig automatisch, maar in Excel moet je dit elk jaar handmatig herberekenen, zeker als iemand van uren wisselt

Conclusie

Alles valt of staat uiteindelijk met transparantie. Of het nu gaat om het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke uren, of de snelheid waarmee je een aanvraag goedkeurt: medewerkers willen simpelweg weten waar ze aan toe zijn.

Als manager heb je twee keuzes. Je kunt blijven goochelen met briefjes en spreadsheets, met het risico op fouten en discussies. Of je kiest voor een proces dat voor iedereen werkt. Want laten we eerlijk zijn: verlof is bedoeld om op te laden. Dat geldt voor de medewerker die op het strand ligt, maar ook voor jou als jij de planning maakt. Zorg dus dat het proces geen energie kost, maar energie oplevert.